Das beinhaltet Smartplan Plus

11.11.2020

Bei Smartplan Plus handelt es sich um ein Zusatzangebot zu unserem Basis-Paket. Das Basis-Paket beinhaltet prinzipiell alles was du benötigst, um deinen Dienstplan online zu stellen: Benutzerfreundliche Dienstplanung, einfache Schichttäusche, eine interne Kommunikationsplattform und die komplette Dokumentation aller Stunden. Smartplan Plus ist für all jene Kunden gedacht, die sich eine präzisere Zeiterfassung, schnellere Lohnabrechnungen und mehr Unterstützung beim Planungsprozess wünschen.

Du kannst mehr über diese zusätzlichen Funktionen erfahren, indem du die folgenden Seiten über die einzelnen Funktionen anklickst oder einfach unten weiterliest:

• Lese mehr zu unserer Stempeluhr.
• Erfahre, wie du mit dem Smartplan Assistent deinen Dienstplan automatisch erstellen kannst.
• Lese hier, wie du eine genaue Zeiterfassung und Export in ein Lohnabrechnungssystem erhältst.

Stempeluhr

Mit einem Zugang zu unserer Stempeluhr können sich Mitarbeiter/-innen mit nur wenigen Klicks in ihre Schichten ein- und wieder ausstempeln. Mit der Stempeluhr sind die Zeiten von Papier, Bleistift und Stundenzetteln vorbei. Da alles elektronisch abläuft, muss der oder die Verantwortliche für die Abrechnung nun keine ewig langen Listen mit Stundeneinträgen durchforsten und die Angestellten können ganz darauf vertrauen, dass ihre Stunden immer korrekt erfasst werden.

Ein Beispiel zur Nutzung der Stempeluhr:

Markus ist zu seiner geplanten Schicht erschienen. An seinem Arbeitsplatz steht ein Tablet zur Verfügung, vom dem aus er sich mit seiner persönlichen vierstelligen PIN einloggen kann.

Ist Markus’ Schicht beendet, macht er genau das Gleiche wie zu dem Zeitpunkt, als er sich eingestempelt hatte - einfach seine vierstellige PIN eingeben.

Das war’s. Kinderleicht, oder?

Benutze die Stempeluhr über die Smartplan App

Die Stempeluhr kann ebenfalls über die Smartphones der Mitarbeiter/-innen genutzt werden und funktioniert dabei eigentlich genauso wie auf einem Tablet oder iPad.

Möchte ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin seine/ihre Schicht beginnen, braucht die Person nur die App zu öffnen und einzustempeln. Die Person kann sich ebenfalls wieder über die App auf dem Handy ausstempeln, wenn die Schicht vorüber ist.

In den Einstellungen können Administratoren festlegen, von welchen Gebieten sich die Angestellten ein- und ausstempeln dürfen. So ist es z.B. möglich, die Adresse des Betriebs auszuwählen, sodass Mitarbeiter/-innen nur stempeln können, sofern sie sich am Arbeitsplatz befinden. Smartplan überprüft via GPS, ob sich das Handy, mit dem auf die Stempeluhr zugegriffen wird, innerhalb des in den Einstellungen definierten Bereichs befindet oder nicht.

✅ Tipp: Sollte dein Unternehmen mehrere Einsatzorte beispielsweise in Form von verschiedenen Geschäftsstellen besitzen kannst du ohne Probleme mehrere Standorte hinzufügen, von denen sich die Mitarbeitenden ein- und ausstempeln können.

Smartplan Assistent

Hast du dir jemals einen persönlichen Assistenten oder Assistentin gewünscht? Nun wird dein Wunsch zur Wirklichkeit. Der Smartplan Assistent überwacht deine Dienstplanung, damit du nicht alles selbst im Kopf behalten musst. Er kann dir sogar eine mögliche Schichtbesetzung vorschlagen, wenn du das möchtest.

Die Schichtbesetzung kann basieren auf:

1. Wünschen der Angestellten
2. Genehmigten Abwesenheiten
3. Von dir festgelegten Regeln

Ein Beispiel zum Erstellen von Regeln:

All das und noch viel mehr kann das System für dich überprüfen - schau mal hier ↓

Du bestimmst selbst, wie die Stundenregeln bei deiner Dienstplanung aussehen sollen und für welche Mitarbeiter/-innen diese gültig sind.

✅ Tipp: Die Stundenzahlen auf der rechten Seite kannst du anpassen, indem du einfach auf die Zahl klickst, die du bearbeiten möchtest.

Allgemeine und individuelle Regeln

Du kannst allgemeine Regeln festlegen, die für alle Angestellten gelten, oder aber individuelle Regeln, die nur für einzelne Mitarbeiter/-innen gültig sind. Es könnte z.B. sein, dass Markus nur auf Teilzeit arbeitet und daher eine Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche nicht überschreiten darf. Oder es könnte sein, dass Markus nie an Montagen arbeitet, da er den ganzen Tag über Vorlesungen an der Uni hat. Du kannst die Regeln genau so anpassen, dass unser Assistent Markus nie mehr als 15 Stunden die Woche überträgt und noch dazu keine Schichten an Montagen. Sollte gegen einer dieser Regeln verstoßen werden, weist der Assistent dich darauf hin, damit du den Fehler beheben kannst.

Übertragung in ein Lohnsystem

Smartplan Plus sammelt alle Lohnstunden an einem Ort. Mit nur wenigen Klicks kannst du die Stunden der Mitarbeiter/-innen in eine Excel-Lohndatei übertragen und dadurch die Gehaltsabrechnungen der Firma über Daten von Smartplan abwickeln.

Hierunter siehst du eine Übersicht über die von uns unterstützten Lohnabrechnungssysteme. Bisher bieten wir leider nur den Gehaltsexport über Excel an.

✅ Tipp: Benötigst du einen Export in ein bestimmtes Lohnabrechnungssystem, können wir es möglicherweise für dich einrichten. Klicke dafür einfach auf “Ein Lohnabrechnungssystem fehlt”.

Einrichtung von Lohnzuschlägen

Du kannst selbst definieren, welche Zuschlägevon deinem Unternehmen angeboten werden. Du bearbeitest sie in den Smartplan Einstellungen. Es könnte zum Beispiel relevant für euch sein, Zuschläge am Wochenende, Sonntags, spätabends oder an Feiertagen zu erstellen.

Wie auf dem Bild zu sehen, bestimmst nur du, an welchen Tagen und in welchen Zeiträumen diese Lohnzuschläge gelten sollen. Sollten die Angestellten in diesem Zeitraum Schichten haben, erhalten sie einen Lohnzuschlag, der automatisch in Smartplan registriert und bei der Gehaltsabrechnung weitergeleitet wird.

Es ist auch möglich auszuwählen, ob die Zuschläge für alle Mitarbeiter/-innen gelten sollen oder nur für einige Wenige. Du könntest beispielsweise einen Lohnzuschlag mit dem Titel “Ü18 Gehalt” erstellen, sodass nur volljährige Mitarbeiter/-innen diesen Zuschlag erhalten.

All das und noch mehr kannst du selbstständig verwalten, indem du auf “Lohnzuschlag hinzufügen” klickst.

Möchtest du mehr über Smartplan Plus erfahren? Dann schreibe uns doch eine Nachricht. Wir informieren dich liebend gerne über dieses Paket, da wir stolz auf den Mehrwert sind, den es unseren Kunden bietet und uns sicher sind, dass es auch deine Dienstplanung wesentlich leichter und angenehmer machen kann.