Papier und Kugelschreiber, unübersichtliche Stundenzettel und teure Hardware sind jetzt passé. Greife über Tablet, die App oder den Computer auf deine Stempeluhr zu. Deine Zeiterfassung wird zentral gespeichert, sodass die Daten direkt für die nächste Lohnabrechnung bereit stehen.
Es braucht keine besonderen IT-Kenntnisse oder Ausstattung, um mit der Smartplan Stempeluhr durchzustarten. Auf die Stempeluhr kann von allen Endgeräten zugegriffen werden, es braucht lediglich eine Internetverbindung. Nutze ein Tablet, den PC oder unsere App.
Guckst du dir auch die handgeschriebenen Zeitangaben deiner Mitarbeiter an und brauchst ewig, um sie zu entschlüsseln? Oder gibt es das Problem, dass die Stunden der Mitarbeiter nicht korrekt registriert werden? Mit der Smartplan Stempeluhr können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen ganz schnell und einfach registrieren.
Die Stempeluhr ist direkt in deinem Smartplan-Konto integriert. Erhalte mit nur wenigen Klicks einen Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Wenn die Lohnabrechnung ansteht, kannst du einen Datei herunterladen und diese in dein Lohnsystem übertragen. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Wird die Stempeluhr über ein Tablet genutzt, kannst du dir sicher sein, dass der Mitarbeiter vor Ort ist, wenn er sich einstempelt. In der oberen Hälfte des Bildschirms befindet sich eine Liste der Mitarbeiter, die an diesem Tag eine Schicht haben. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Namen zu finden. Hat ein Mitarbeiter keine geplante Schicht, kann er sich dennoch einstempeln. Das ist hilfreich, wenn man z.B. gar keinen festen Schichten im Voraus plant oder wenn der Mitarbeiter unvorhergesehen zur Arbeit gerufen wird.
Jeder Mitarbeiter hat seinen persönlichen 4-stelligen Zugangscode zur Stempeluhr. So wird gewährleistet, dass der Mitarbeiter auch vor Ort ist, wenn er sich einstempelt. Vergisst ein Mitarbeiter seine PIN, kann er ihn jederzeit erneut via SMS oder E-Mail zugeschickt bekommen.
Wenn der Mitarbeiter seine PIN angegeben hat, werden die geplanten Schichten angezeigt. Mit einem einzigen Klick auf die Schicht kann sich der Mitarbeiter einstempeln und die Zeiterfassung beginnt. Man braucht keine Schicht im Dienstplan, um sich einstempeln zu können.
Beginnt ein Mitarbeiter seine Arbeit, kann er sich schnell und unkompliziert über sein Profil in der App einstempeln. Befindet sich das Handy am richtigen Standort, wird das Einstempeln möglich. Ist das Handy nicht in der Nähe des vorab festgelegten Standortes, kann auch nicht eingestempelt werden.
Beim Ausstempeln ist es ganz leicht möglich, der Zeiterfassung noch einen kurzen Kommentar beizufügen. So kann der Angestellte erklären, warum er früher geht oder Überstunden gemacht hat. Wenn gewünscht, kannst du die Mitarbeiter hier auch ihre Pausenzeiten angeben lassen. Du kannst das Ganze jedoch auch so einstellen, dass sie sich schon während der Schicht in die Pause ein- und ausstempeln.
Sollen deine Mitarbeiter die Stempeluhr auch in der Smartplan App nutzen können, kannst du verschiedene Standorte definieren, von denen das Einstempeln möglich sein soll.
Du legst die Adresse fest, an der man sich zum Einstempeln befinden muss. Wähle einen Radius, der bestimmt, wie nah der Mitarbeiter diesem Standort sein muss, um sich einstempeln zu können. Möchte sich ein Mitarbeiter also ein- oder ausstempeln, müssen sich die GPS-Koordinaten des Handys innerhalb des definierten Radius befinden.
Hast du mehrere Arbeitsstandorte, kannst du sie einfach parallel als verfügbare Standorte zum Stempeln festlegen.
Benutzt ein Mitarbeiter die Stempeluhr in der App, wird dabei ihre Position registriert, damit du immer sehen kannst, wo genau sie sich zum Zeitpunkt des Stempelns befanden.
Ein Unternehmen ist nicht wie das andere und deshalb muss auch deine Stempeluhr flexibel sein. Du bestimmst, ob die Mitarbeiter sich zur Pause ein- und ausstempeln oder ob sie ihre Pausenzeiten einfach beim Ausstempeln angeben. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter früher als erwartet die Schicht beginnt - wird das bereits als Arbeitszeit gewertet oder erst ab dem regulären Schichtbeginn? Vielleicht sollen einige Zeiten automatisch bestätigt werden. Mit nur wenigen Klicks definierst du die Regeln deiner Stempeluhr, die mit einem Klick auf "Speichern" automatisch wirksam werden.
Du entscheidest, ob der Mitarbeiter sich während der Schicht zur Pause aus- und einstempelt oder die Pause am Schichtende nachträglich einträgt.
Die Stempeluhr zeigt eine aktuelle Liste über die Aktivitäten des Tages an. Als Administrator kannst du die Stempeluhr sogar vom Büro aus öffnen und die Geschehnisse direkt mitverfolgen.
Wird ein Mitarbeiter ohne Schicht im Dienstplan zur Arbeit gerufen? Mit ein paar extra Klicks kann sich auch dieser Mitarbeiter problemlos einstempeln.
Wenn sich der Mitarbeiter ausstempelt, kann er eine Nachricht anfügen. So bekommst du eine Erklärung für eine evtl. Verspätung beim Überprüfen und Bestätigen der registrierten Zeiten.
Erhalte alle wichtigen Daten in Sekunden. Direkter Zugang zu allen Daten der Stempeluhr in Kombination mit deinen Dienstplandaten. Exportiere sie nach Excel oder in das Dateiformat deines Gehaltsabrechnungssystems.
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