Simple und benutzerfreundliche Zeiterfassung mit der Smartplan Stempeluhr

Papier und Kugelschreiber, unübersichtliche Stundenzettel und teure Hardware sind jetzt passé. Greife über Tablet, die App oder den Computer auf deine digitale Stempeluhr zu. Deine Zeiterfassung wird zentral gespeichert, sodass die Daten direkt für die nächste Lohnabrechnung bereit stehen.

Einfache Einrichtung, einfacher Zugang

Es braucht keine besonderen IT-Kenntnisse oder Ausstattung, um mit der Smartplan Stempeluhr durchzustarten. Auf die Stempeluhr kann von allen Endgeräten zugegriffen werden, es braucht dazu lediglich eine Internetverbindung. Nutze ein Tablet, den PC oder unsere App.

Vermeide Fehler in der Zeiterfassung

Schaust du dir manchmal die handgeschriebenen Zeitangaben deiner Mitarbeiter/-innen an und brauchst ewig, um sie zu entschlüsseln? Oder gibt es das Problem, dass die Stunden der Mitarbeiter nicht korrekt registriert werden? Mit der Smartplan Stempeluhr können alle ihre Arbeitszeiten und Pausen ganz schnell und einfach registrieren.

Lohnabrechnung in wenigen Klicks

Die Stempeluhr ist direkt in deinem Smartplan Konto integriert. Erhalte mit nur wenigen Klicks einen Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter/-innen. Wenn die Lohnabrechnung ansteht, kannst du eine Lohndatei exportieren und diese in dein Lohnsystem übertragen. Das spart Zeit und minimiert Fehler.

Öffne die Stempeluhr auf einem beliebigen Endgerät mit Internetverbindung. Hier z.B. ein iPad:

1. Person wählt ihren Namen aus

Wird die Stempeluhr über ein Tablet genutzt, kannst du dir sicher sein, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin während des Stempelvorgangs vor Ort ist. In der oberen Hälfte des Bildschirms befindet sich eine Liste der Angestellten, die an diesem Tag eine Schicht haben. Das vereinfacht es, den eigenen Namen zu finden. Hat jemand keine geplante Schicht, so kann er oder sie sich dennoch einstempeln. Das ist hilfreich, wenn man z.B. generell keine festen Schichten im Voraus plant oder wenn die Person unvorhergesehenerweise zur Arbeit gerufen wurde.

2. Gibt die persönliche PIN ein

Jede/-r Mitarbeiter/-in hat einen persönlichen 4-stelligen Zugangscode zur Stempeluhr. So wird gewährleistet, dass die Person auch vor Ort ist, während sie sich einstempelt. Vergisst jemand mal seine PIN, kann man diese jederzeit erneut via SMS oder E-Mail zugeschickt bekommen oder im eigenen Profil einsehen.

3. Wählt die gewünschte Schicht aus

Sobald der oder die Angestellte die eigene PIN angegeben hat, werden die für die Person geplanten Schichten angezeigt. Mit einem Klick auf die heutige Schicht kann sich der/die Angestellte einstempeln und die Zeiterfassung beginnt. Man benötigt nicht zwangsläufig eine Schicht im Dienstplan, um sich einstempeln zu können.

Die Stempeluhr kann per App auch direkt vom Handy aufgerufen werden:

Simples Einstempeln

Beginnt ein/-e Mitarbeiter/-in die Arbeit, kann er oder sie sich schnell und unkompliziert über das eigene Profil in der App einstempeln. Befindet man sichmit dem Handy am richtigen Standort, wird das Einstempeln möglich. Ist das Handy nicht in der Nähe des vorab festgelegten Standortes, kann auch nicht eingestempelt werden.

Beim Ausstempeln ist an alles gedacht

Beim Ausstempeln ist es leicht möglich, der Zeiterfassung noch einen kurzen Kommentar beizufügen. So kann der/die Angestellte erklären, warum er früher geht oder Überstunden gemacht hat. Wenn gewünscht, kannst du die Mitarbeiter/-innen hier auch ihre Pausenzeiten angeben lassen. Du kannst das Ganze jedoch auch so einstellen, dass sie sich schon während der Schicht in die Pause ein- und ausstempeln.

Du bestimmst, wo sich deine Angestellten aufhalten müssen, um Stempeln zu können

Sollen deine Mitarbeiter/-innen die Stempeluhr auch in der Smartplan App nutzen können, kannst du vorab verschiedene Standorte definieren, von denen das Einstempeln möglich sein soll.

Standort wird durch GPS bestimmt

Du legst zuerst die Adresse fest, an der man sich zum Einstempeln befinden muss. Wähle einen Radius, der bestimmt, wie nah die Person diesem Standort sein muss, um sich einstempeln zu können. Möchte sich jemand also ein- oder ausstempeln, müssen sich die GPS-Koordinaten des Handys innerhalb des definierten Radius befinden.

Lege mehrere Standorte fest

Hast du mehrere Arbeitsstandorte, kannst du sie einfach parallel als verfügbare Standorte zum Stempeln festlegen.

Sehe die Koordinaten der Stempeldaten

Benutzt ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin die Stempeluhr in der App, wird dabei die Position registriert, damit du immer sehen kannst, wo genau sie sich zum Zeitpunkt des Stempelns befanden.

Passe die Stempeluhr den Gegebenheiten deines Betriebs an

Kein Unternehmen ist wie das andere und deshalb muss auch deine Stempeluhr flexibel sein. Du bestimmst, ob die Angestellten sich zur Pause ein- und ausstempeln oder ob sie ihre Pausenzeiten einfach beim Ausstempeln angeben. Was passiert, wenn jemand früher als erwartet die Schicht beginnt - wird dies bereits als Arbeitszeit gewertet oder doch erst ab regulären Schichtbeginn? Vielleicht sollen auch gewisse Zeiten automatisch bestätigt werden. Mit nur wenigen Klicks definierst du ganz nach Belieben die Regeln deiner Stempeluhr Zeiterfassung.

Pausen gehören dazu

Du entscheidest, ob ein/-e Mitarbeiter/-in sich während der Schicht zur Pause aus- und einstempelt oder die Pause am Schichtende nachträglich einträgt.

Überblick über die Aktivitäten des Tages

Die Stempeluhr zeigt eine aktuelle Liste über die Aktivitäten des Tages an. Als Administrator kannst du die Stempeluhr sogar vom Büro aus öffnen und die Geschehnisse direkt mitverfolgen.

Ohne Schicht einstempeln

Wird jemand ohne Schicht im Dienstplan zur Arbeit gerufen? Mit ein paar extra Klicks kann sich auch diese/-r Mitarbeiter/-in problemlos einstempeln.

Wieso hat Lena gestern so spät angefangen?

Wenn sich eine Person ausstempelt, kann er oder sie eine Nachricht anfügen. So bekommst du eine Erklärung für eine evtl. Verspätung beim Überprüfen und Bestätigen der registrierten Zeiten.

Smartplan ist bereit für die Lohnabrechnung. Und du?

Erhalte alle wichtigen Daten in Sekunden. Direkter Zugang zu allen Daten der Stempeluhr in Kombination mit deinen Dienstplandaten. Exportiere sie nach Excel oder in das Dateiformat deines Lohnabrechnungssystems.

Antworten auf typische Fragen zur Zeiterfassung

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