Lohnt sich eine digitale Personalplanung im Einzelhandel?
6 Faktoren, die du bei deiner Entscheidung berücksichtigen solltest
In Branchen wie der Gastronomie kann der Alltag ziemlich unberechenbar sein. Hier gibt es oft stark variierende Arbeitszeiten, viele Teilzeitkräfte sowie verschiedene Aufgabenbereiche mit schwankendem Personalbedarf. Da liegt die Nutzung eines modernen Dienstplanungs-Tools mehr oder weniger auf der Hand.
Stellen wir uns jetzt aber eine kleine Modeboutique mit 6-7 Angestellten vor. Während der Öffnungszeiten von 10-18 Uhr übernehmen täglich zwei Verkäufer/-innen alle laufenden Aufgaben des Tagesgeschäfts. Der Einsatz einer weiteren kostenpflichtigen Software nur für die Dienstplanung scheint in diesem zweiten Fall nicht ganz so offensichtlich. Warum also nicht weiterhin die Dienstpläne über Excel oder auf Papier erstellen und so den einen oder anderen Euro sparen?
In diesem Artikel beleuchten wir 6 Faktoren, die maßgeblich bestimmen, ob eine Digitalisierung der Dienstplanung in deinem Betrieb empfehlenswert wäre.
“Mir war es wichtig, dass die Mitarbeiter eine App haben, bei der sie ihre Überstunden & Minusstunden jederzeit selbst sehen können und nicht immer hoffen müssen, das von mir im Laden eine Excel-Tabelle ausgefüllt liegt, wo dann hoffentlich auch kein Fehler drin ist. So kannst du dann alles aus der Ferne regeln und das war halt der entscheidende Punkt, wenn du nicht in jedem Laden vor Ort bist.”
1. Wie setzt sich dein Personal zusammen?
Wenn du hauptsächlich Festangestellte in Vollzeit beschäftigst, gestaltet sich die Personalplanung dementsprechend einfach. Denn dann sind weniger Personen in der Planung zu berücksichtigen und die Übersichtlichkeit bleibt erhalten.
Anders sieht es jedoch aus, wenn du hauptsächlich geringfügig
Beschäftigte, Teilzeitkräfte oder Saisonkräfte angestellt hast. Das erhöht die Komplexität deiner Personalplanung enorm:
Du benötigst so weitaus mehr Angestellte, um die gleichen Stunden abzudecken und musst daher auch die individuellen Lebenssituationen von viel mehr Personen bei der Planung berücksichtigen. Unserer Erfahrung nach steigt die Komplexität ab 5-10 Angestellten stark an.
Außerdem entsteht durch viele Teilzeitkräfte ein Überangebot an Personal. Auf jede Schicht, die besetzt werden muss, kommen dann oft zwei oder mehr verfügbare Angestellte. Dadurch wird deiner Dienstplanung eine neue Komponente hinzugefügt: Wie gewährleiste ich eine faire Verteilung auf die Schichten?
Wenn du merkst, dass es immer schwieriger wird, den Anforderungen deines Personals gerecht zu werden, kann sich eine Software für die Dienstplanung definitiv lohnen.
2. Schwanken Arbeitszeiten und Personalbedarf?
Die Ladenöffnungszeiten werden oft durch Mietverträge oder Richtlinien von Stadt und Land bestimmt. So manch kleiner Laden öffnet also immer zur gleichen Zeit und setzt dann vielleicht auch nur eine/-n Verkäufer/-in ein. Die Verwendung eines Dienstplanungs-Tools wäre in diesem Fall eher überflüssig.
In manchen Regionen dürfen die Öffnungszeiten aber auch flexibler gestaltet werden, zum Beispiel wenn sie stark vom Tourismus, den Jahreszeiten oder bestimmten Veranstaltungen abhängen.
Bei verlängerten Öffnungszeiten wird hier dann eventuell ein 2-Schichten-Modell erforderlich oder es wird bei großem Andrang kurzfristig zusätzliches Personal eingesetzt.
Ein perfektes Beispiel dafür ist unser Kunde Timo, der mehrere Bären-Treff-Filialen an der Ostsee betreibt. Während der Sommersaison weitet er die Arbeitszeiten und Schichtmenge stark aus, um so Reserven für den eher ruhigen Winter zu sammeln.
Solltest du dich in dieser Situation wiederfinden, wäre eine Digitalisierung deiner Personalplanung auf jeden Fall ratsam.
3. Verwaltest du mehrere Standorte?
Solltest du mehrere Filialen einer Einzelhandelskette bzw. verschiedene eigene Unternehmen betreuen, kann es schwierig sein, die Planung für diese klar voneinander zu trennen und gleichzeitig den allgemeinen Überblick zu behalten - besonders dann, wenn die Mitarbeitenden flexibel
zwischen den Standorten eingesetzt werden können.
Hier kann es sich lohnen, die Planung für die verschiedenen Geschäfte zentral über ein Online-Tool abzuwickeln - sogar bei eher kleinen Teams. Bei Smartplan kann man beispielsweise mehrere Standorte anlegen und für jeden dieser Standorte eigene Dienstpläne erstellen. Auch wenn man Dienstpläne unabhängig voneinander erstellt, überprüft das System dabei
automatisch, ob es Überschneidungen in den Dienstplänen der Mitarbeitenden
gibt und warnt dich, wenn du versuchst, eine Person doppelt einzuteilen.
Ein Dienstplan-Tool kann dir also helfen, alle deine Standorte übersichtlich zu verwalten und Fehler in der Planung zu vermeiden.
4. Gibt es Bereiche mit speziellen Anforderungen?
Im traditionellen Fachgeschäft arbeitet das Personal meist sehr selbstständig und übernimmt das komplette Tagesgeschäft: Von der Prüfung der Wareneingänge, über den Verkauf bis hin zu Reinigung des Ladens.
Mittlerweile geht der Trend aber zunehmend zu einer Aufteilung der Arbeitsbereiche, um die Effizienz zu erhöhen. So könnte in einem großen Modegeschäft eine Person in der Beratung, eine andere an der Kasse und wiederum eine dritte bei den Umkleiden eingesetzt sein. Selbst wenn jemand flexibel einsetzbar wäre, würde die Person bei jeder Schicht trotzdem nur einen bestimmten Teilbereich übernehmen.
Diese Art der qualitativen Dienstplanung ist jedoch weitaus aufwendiger als die bloße quantitative Dienstplanung, bei der nur die benötigte Anzahl an Mitarbeitenden für einen bestimmten Zeitraums zu ermitteln ist.
Wenn eure tägliche Arbeit ebenfalls nach gewissen Bereichen oder Kenntnissen der Angestellten gegliedert wird, dann kann ein digitales Dienstplan-Tool durchaus Sinn machen. Denn alle diese Systeme verfügen meist über eine Art Qualifikationsmanagement. Bei Smartplan erstellt man zum Beispiel sogenannte „Jobpositionen“, die dann den Schichten und den einzelnen Beschäftigten fest zugewiesen werden. Nur wenn die Jobposition der Schicht mit der der Person übereinstimmt, kann der/die Angestellte die Schicht auch übernehmen. So ist immer gewährleistet, dass die richtige Person für eine Arbeitsaufgabe eingeteilt wird.
5. Überfordert dich der administrativen Aufwand?
Kommst du bei der Planung oft durcheinander oder unterlaufen dir Fehler, die dann zu Unruhe und Unmut beim Personal führen? Wächst dir der Papierkram (händisch korrigierte Dienstpläne, Stundenzettel, AUs) langsam über den Kopf?
Die meisten Ladenbesitzer/-innen übernehmen neben der Dienstplanung und Büroarbeit meist noch eine ganze Reihe anderer Aufgaben und arbeiten oft auch im Verkauf mit. Wenn die administrative Arbeit dir also einfach nicht liegt und viel von deiner wertvollen Zeit in Anspruch nimmt, kann es sich lohnen, ein wenig Geld in die Hand zu nehmen und in eine Online-Dienstplanung zu investieren.
Diese Software-Firmen haben sich darauf spezialisiert, dir das Leben leichter zu machen. Das tun sie auf dreierlei Weise:
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Dokumentation
- Alle Vorgänge und Aktivitäten rund um die Dienstplanung und Arbeitszeiten deiner Angestellten werden sicher und zentral gespeichert. Die Daten sind so jederzeit abrufbar und können ohne großen Zeitaufwand an dein Lohnsteuerbüro weitergeleitet werden. Daten müssen also nicht mehr mühsam zusammengetragen werden.
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Einbeziehen des Personals
- Dienstplan-Systeme basieren oft auf Interaktion und Zusammenarbeit mit den Angestellten. In Smartplan können Mitarbeitende z.B. Schichten eigenständig tauschen, ihre bevorzugten Arbeitszeiten für den nächsten Dienstplan angeben, Urlaub einreichen und ihre Anwesenheitszeiten angeben.
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Automatisierung
- Nicht alle Anbieter verfügen über automatisierte Dienstplan-Prozesse, aber wenn sie es tun, kann dir das viel manuelle Arbeit ersparen. So kannst du in Smartplan zum Beispiel Regelungen für die Planung festlegen, dessen Einhaltung dann laufend überprüft wird. Das System kann dir sogar eine mögliche Verteilung der Mitarbeiter/-innen auf die Schichten vorschlagen.
6. Gibt es oft Unstimmigkeiten zu den geplanten & geleisteten Arbeitszeiten?
Wenn an euren Dienstplänen oft nachträgliche Änderungen vorgenommen werden müssen, kann es schwierig sein, alle zeitnah darauf aufmerksam zu machen. Wenn es also oft zu Verwechslungen kommt, weil Mitarbeitende eine Änderung nicht mitbekommen haben, kann das auf Dauer zu großer Unzufriedenheit führen. Das gleiche gilt für Uneinigkeiten in Bezug auf die geleisteten Stunden und somit den Lohn.
Hier geht es also um die Frage der Transparenz. Mit einem Diensplan-System kannst du klare Verhältnisse schaffen. Alle Angestellten können so gleichermaßen auf das Konto zugreifen und ihre geplanten Schichten oder ihre geleisteten Arbeitsstunden einsehen - oft auch bequem per App.
Auch Änderungen am Dienstplan sind ohne Zeitverzögerung für alle einsehbar. Smartplan verschickt zusätzlich noch Benachrichtigungen zu den Aktivitäten im Konto.
Sollten doch einmal Diskussionen entstehen, kann man diese schnell beilegen. Denn im System ist ganz klar vermerkt, worauf die Zahlen zurückzuführen sind und wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Das sorgt für Sicherheit und Transparenz bei allen Beteiligten.
“Wir wussten bereits bevor wir zu Smartplan gegangen sind, dass wir von einem 1-Schicht-Modell auf ein 2-Schicht-Modell umsteigen wollten. Mit im Durchschnitt 10 Mitarbeitern war klar, dass das nicht ohne vernünftige Planung gehen würde. Die digitale Lösung war für uns genau der richtige Schritt und hat uns die interne Umstrukturierung möglich gemacht. Ich denke, dass ab einer Größe von +5 Mitarbeitern eine solche Lösung durchaus Sinn macht. Alleine im Sinne der Transparenz.”
Fazit
Die Nutzung einer Dienstplan-Software im Einzelhandel ist nicht immer ganz so offensichtlich wie in anderen Branchen. Die Gegebenheiten von Einzelhandelsgeschäften können sich stark unterscheiden und gerade kleine, "traditionelle" Läden brauchen nicht unbedingt in eine solche Software zu investieren.
Wie wir gesehen haben, hängt die Entscheidung für oder gegen eine Online-Dienstplanung maßgeblich von zwei Faktoren ab.
Das eine ist Komplexität: Wächst der Betrieb und somit auch das Personal und die Arbeitsaufgaben, leidet die Übersichtlichkeit darunter und es unterlaufen einem schneller Fehler. Außerdem kostet eine aufwendige Planung viel Zeit. Man sollte also nicht ausschließlich auf die Minimierung der Kosten fokussiert sein. Ab einem gewissen Punkt übersteigen der Nutzen und die zurückgewonnene Zeit durch ein Online-Tool bei Weitem den finanziellen Aufwand.
Der zweite Punkt, Transparenz, ist weniger eine Frage der Notwendigkeit, sondern der Arbeitsethik. Wer viel Wert darauf legt, seine Mitarbeiter/-innen einzubeziehen und ihre Zufriedenheit zu steigern, sollte ebenfalls zu einem digitalen Planungssystem greifen. Ausserdem ist in Deutschland in den letzten Jahren beim Gesetzgeber ein zunehmender Wandel in Bezug auf Digitalisierung zu spüren. Daher ist auf lange Sicht zu erwarten, dass eine fälschungssichere Dokumentation interner Vorgänge über digitale Systeme immer mehr zur Norm werden wird.
Wir hoffen, dass dir dieser Artikel einige Denkanstöße geben konnte und du dadurch besser abschätzen kannst, ob eine digitale Personalplanung für euch Sinn macht. Wenn du unser Dienstplan-System unverbindlich für einen Monat testen möchtest, melde dich gerne direkt hierunter an.