Schluss mit Excel - So kannst du den Dienstplan deiner Arztpraxis online erstellen

Alle paar Wochen raufen sich Arbeitnehmer und Personalleiter in ganz Deutschland die Haare: ein neuer Dienstplan muss her. Oftmals wird diese lästige Puzzlearbeit tagelang vor sich her geschoben, zu groß ist der Graus vor dem Datenchaos auf händisch erstellten Schemata oder Excel-Tabellen.

Die Schwierigkeit einen neuen Dienstplan zu erstellen ergibt sich vor Allem aus dem Aufeinandertreffen von den doch sehr unterschiedlichen Anforderungen der Mitarbeiter auf der einen und dem Arbeitsplatz auf der anderen Seite.

Da ist die alleinerziehende Mutter, die immer freitags ihr Kind aus der KiTa abholen und deshalb früher gehen muss. Da ist der Mini-Jobber, der maximal 8 Stunden die Woche arbeiten darf und der Vollzeit-Mitarbeiter, der seinen Berg an Überstunden abstottern muss. Nicht zu vergessen die studentische Hilfskraft mit ihrem unsäglich komplizierten Stundenplan. Die Liste ließe sich unendlich fortführen.

Auf der anderen Seite schafft der Arbeitsplatz Begrenzungen und Kriterien für das Erstellen des Dienstplanes. Besonders Arztpraxen und Kliniken sehen sich hier vor einer gewaltigen Aufgabe: Sprechzeiten in der Praxis, Erreichbarkeit via Telefon und Internet, Bürotätigkeiten, Hausbesuche, Besprechungen, Seminare, Bereitschaftsdienste - all das sind ganz alltägliche Arbeitsbereiche eines Mediziners. Noch dazu kommen die verschiedensten Arbeitsbereiche der Angestellten, die zum Beispiel vom Labor, über das Sekretariat bis hin zur medizinischen Assistenz (MFA) reichen.

Mach dir doch kurz mal Gedanken darüber, wie viel kostbare Zeit das Erstellen von Excel-Tabellen für die Dienstplanung Monat für Monat beansprucht. Wie oft noch schnell handschriftliche Änderungen im bereits ausgedruckten Dienstplan gemacht werden müssen.

Gibt es heutzutage nicht eine viel effizientere Lösung?

Eine Lösung, die mehr Übersichtlichkeit bietet und die besonderen Gegebenheiten einer Arztpraxis oder Klinik mit berücksichtigt?

Die gute Nachricht: Die gibt es. Sie nennt sich “Online-Dienstplanung”.

Schluss mit den nie enden wollenden Korrekturen per Hand. Schluss mit der unübersichtlichen Zettelwirtschaft.

Ein Online-Dienstplanungsprogramm möchte euch das Erstellen eurer Dienstpläne so einfach, so schnell und so übersichtlich wie möglich machen. Wir verlassen uns in so vielen Lebensbereichen bereits auf die Technologie – wieso nicht auch bei etwas so Nervenaufreibendem wie der Dienstplanung?

Entscheidest du dich für die moderne Form der Dienstplanung, kannst du Änderungen am Schichtplan in Zukunft ganz einfach online eintragen und allen Beteiligten direkt zugänglich machen - sei es zu Hause am Computer oder unterwegs über die App auf dem Smartphone.

5 Dinge, die deine Dienstplanung mit Excel nicht kann

Um dir zu zeigen, dass unsere Begeisterung über die Online-Dienstplanung nicht nur leeres Gerede ist, demonstrieren wir dir in den nachfolgenden 5 Punkten, wie eine Online-Software wie beispielsweise Smartplan deinen Alltag auf einen Schlag direkt vereinfachen kann.

1. Blitzschnell Dienstpläne erstellen

Ein digitaler Dienstplaner verfügt über verschiedene Funktionen, mit denen du Schichten, die sich in gewissen Abständen wiederholen, nicht immer wieder aufs Neue erstellen musst. Einen Dienstplan kannst du somit in nur wenigen Minuten erstellen. Ganz im Gegensatz also zu einem Excel-Dienstplan, der sich deine Bedürfnisse nicht merken kann, und bei dem du immer wieder auf’s Neue deine Schichten erstellen musst. Monat für Monat, immer wieder von vorn.

Schau dir stattdessen hier zum Beispiel mal unsere Vorlage bei Smartplan an:

Sagen wir, die Gemeinschaftspraxis Reuth/Hamm/Klinger hat jeweils Vormittagssprechstunde mit zwei Ärzten Mo-Fr und eine Nachmittagssprechstunde mit einem Arzt am Mo, Mi und Fr. Mit Smartplan kannst du bestimmte Schichten oder ganze Tage kopieren und per Drag and Drop an der gewünschten Stelle einfügen.

Die Vorlage wird direkt in deinen Dienstplan übertragen und ständig aktualisiert. Je nach Länge deiner Vorlage, wiederholen sich deine Schichtabläufe nach 1, 2 oder mehr Wochen.

Und das i-Tüpfelchen kommt erst noch: In den meisten Arztpraxen wiederholt sich der Schichtbedarf oder ähnelt sich zumindest von Woche zu Woche oder gar von Monat zu Monat. Daher kann man die Vorlage abspeichern und einfach im nächsten Schichtplan wieder einfügen.

Fazit: Ein einmaliger Aufwand von weniger als einer halben Stunde und bei späteren Dienstplänen nur noch minimale Justierungen von wenigen Minuten. Das Ergebnis ist eine extreme Zeitersparnis beim Erstellen deines Dienstplanes.

2. Du brauchst dir die Bedürfnisse deiner Mitarbeiter nicht mehr selber merken

Jeder kennt es: die Anforderungen seitens der Mitarbeiter sind zahlreich und vielfältig und man kann dabei leicht den Überblick verlieren. All das brauchst du dir nun aber nicht mehr selber zu merken, sondern kannst dies ruhigen Gewissens dem Online-Dienstplaner anvertrauen.

Unter unserer Regelfunktion bei Smartplan findest du zum Beispiel eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten, sowohl für die gesamte Belegschaft im Allgemeinen als auch für einzelne Mitarbeiter. Einmal eingepflegt, merkt sich Smartplan diese Regeln und überprüft ihre Einhaltung während man den zukünftigen Dienstplan der Praxis erstellt.

Auch die (un)gewünschten Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter brauchst du nicht mehr jedes Mal selber via E-Mail oder mittels einer internen Mitteilung abzufragen. Eröffne einfach den Dienstplan für Mitarbeiterwünsche und lasse deine Angestellten selber eintragen, wann sie verhindert sind:

Smartplan speichert die eingereichten Wünsche deiner Mitarbeiter und hilft dir so bei deiner Schichtbesetzung:

Zu guter Letzt registriert Smartplan auch noch Ausfälle bedingt durch Krankheit oder Urlaub und lässt dich wissen, wenn du dabei bist, einen abwesenden Kollegen einzuteilen:

Diese Funktionen, die Administration von Mitarbeiterregeln, Mitarbeiterwünschen und Abwesenheiten, unterstützen dich bei der Besetzung deines Dienstplanes und trägt dazu bei, dass niemand mehr aus Unachtsamkeit durch das Raster fällt. Doch ein gutes Dienstplanungs-Programm nimmt dir selbst diese Arbeit noch ab.

Fazit: Anstatt die Lebensverhältnisse aller deiner Angestellten im Detail im Kopf haben zu müssen, kannst du dies nun auf einen “digitalen Mittelsmann” abwälzen. Weniger Kopfzerbrechen für dich und mehr Zeit, dich um die wesentlichen Dinge zu kümmern.

3. Gleichzeitig Zeit sparen und Fehler vermeiden - lass deinen Computer das Dienstplan-Sudoku übernehmen

Alle Schichten sind erstellt, alle Parameter und Regeln sind justiert und abgespeichert? Dann bist du nur noch einen Klick und wenige Sekunden von der Besetzung deines Dienstplanes entfernt.

Nicht alle Dienstplanungs-Programme, aber zumindest Smartplan besitzt eine automatische Dienstplanung. Mit dem Smartplan Assistenten kannst du dich entspannt zurücklehnen, während ein kompliziertes Geflecht von Algorithmen automatisch den Dienstplan für deine Arztpraxis erstellt.

Dabei sucht der Assistent unter Berücksichtigung von spezifischen Regeln, Qualifikation, Krankschreibung, Urlaub und Wünschen nach freien Tagen den bestmöglichen Kompromiss zwischen allen Beteiligten und schlägt dir als Ergebnis eine Schichtbelegung vor. Natürlich kannst du bei Bedarf immer noch nachjustieren.

Fazit: Auch bei der Besetzung deines Dienstplans schafft dir die digitale Dienstplanungssoftware eine enorme Zeitersparnis.

4. Übersicht und schnelles Navigieren

Die Dienstpläne von Arztpraxen und besonders Kliniken werden aufgrund der Fülle an verschiedenen Mitarbeitern und Arbeitsgebieten sehr schnell sehr unübersichtlich. Wer übernimmt welche Sprechstunde? Ist der Empfang ausreichend besetzt?

Online-Dienstplaner haben typischerweise eine bessere Übersichtlichkeit durch die Nutzung verschiedener Filter. Dir wird dabei jenes Themenfeld optisch hervorgehoben, dass dich gerade beschäftigt und das du näher betrachten möchtest. In den folgenden Beispielen zeigen wir dir eine Übersicht über Schichten der Rezeption und über noch freie Schichten, bei denen eine Besetzungen fehlt.

Übersicht über alle Schichten an der Rezeption

Übersicht über unbesetzte Schichten einer Woche

Möchtest du einen schnellen Einblick in die Schichtverteilung oder Arbeitsstunden eines bestimmten Mitarbeiters erhalten? Auch das ist kein Problem. Im Protokoll sind alle geplanten und tatsächlich geleisteten Arbeitszeiten deiner Angestellten gespeichert.

Das sind nur einige Ausschnitte daraus, wie die Navigation bei Smartplan funktionert. Nachdem du eine gewisse Zeit darin investiert hast, die Bedienung deines digitalen Diensplaners kennenzulernen, wirst du feststellen, dass du Sachverhalte zu deinen Mitarbeitern mühelos in Sekundenschnelle nachschlagen kannst. So erscheinen selbst komplizierteste Dienstpläne plötzlich ganz klar und gut strukturiert.

Fazit: Vereinfachte Navigation lässt dich zu jeder Zeit einen guten Überblick über den Schichtplan und deine Mitarbeiter behalten. Dies schafft einem wiederum mehr Zeit für wesentliche Dinge und einen kontrollierten, geregelten Ablauf in der Praxis.

5. Mehr Mobilität für dich und deine Mitarbeiter

Doch der Online-Dienstplaner hilft dir nicht nur über den Browser kinderleicht einen neuen Dienstplan zu erstellen und in diesem zu Navigieren. Im letzten Punkt dieser Liste möchten wir dir daher noch die Smartplan App vorstellen. Diese bietet dir, zusätzlich zu allen zuvor genannten Punkten, ein noch mobileres Werkzeug zur Administration und Kommunikation.

In der App bekommen die Mitarbeiter eine Auflistung ihrer bevorstehenden Schichten und ihrer bereits geleisteten Schichten bzw. Stunden angezeigt. Mitarbeiter können dort eine Vielzahl von Aktionen durchführen, zum Beispiel kann die Laborkraft ihre Anwesenheitszeit korrigieren, wenn sie aufrgrund des hohen Andrangs Überstunden machen musste. Auch kann man dort Schichten untereinander tauschen, Urlaub einreichen und eine Krankschreibung melden. Je nach Einstellungen, können all diese Aktivitäten von den Administratoren (typischerweise den leitenden Ärzten der Praxis) mehr oder weniger streng überwacht und reguliert werden.

Außerdem interagiert auch die App mit dem Mitarbeiter durch Push-Nachrichten über relevante Änderungen und Aktivitäten im Dienstplan. Synchronisierung mit dem handyeigenen Kalender und Benachrichtigungen zu bevorstehenden Schichten sorgen dafür, dass alle am Dienstplan beteiligten Personen bestens informiert sind.

Fazit: Erleichterte Bedienung im Alltag durch das direkte Abrufen des Schichtplans auf dem Handy - wo und wann du willst.

Traust du dich trotzdem nicht so ganz, zum Online-Dienstplaner überzuwechseln?

Wenn man all die vorherigen Vorteile und Funktionen zum ersten Mal liest, mag einem dies ein wenig abstrakt erscheinen. Das Beste ist daher, selbst einmal mit einem digitalen Dienstplaner die Kräfte zu messen und zu schauen, ob dieser deinen Planungsprozess nachweislich verbessert und effektiver gestaltet. Für uns besteht daran überhaupt gar kein Zweifel. Viele der Arztpraxen, die Smartplan nutzen, sind begeistert von den Vorteilen, die die Online-Dienstplanung im Gegensatz zum Erstellen der Schichtpläne mit Excel oder per Hand bietet. Wir sind uns sicher, dass auch du und die Mitglieder deiner Arztpraxis großen Nutzen aus einer moderneren Dienstplanung ziehen würdet und ihr anschließend nie mehr zur traditionellen Dienstplanung zurückkehren möchtet. Am Ende führt jedoch kein Weg daran vorbei, es einmal selber auszuprobieren und sich selbst davon zu überzeugen.

Im WWW findest du eine Menge verschiedener Online-Dienstplaner, jeweils mit verschiedenen Schwerpunkten. Welcher letztendlich der Beste ist, entscheiden dabei ganz alleine du und die Bedürfnisse der Praxis.

Sollte Smartplan dich interessieren, kannst du hier noch mehr über die verschiedenen Funktionen und Konditionen von Smartplan nachlesen.

Probiere Smartplan doch einfach mal gratis für einen Monat aus, ohne versteckte Kosten oder automatische Vertragsverlängerung. Lass dich überraschen, wie viel Spaß es tatsächlich machen kann, einen Dienstplan für die Praxis zu erstellen.

Warum passt Smartplan so gut zu meinem Unternehmen?

Einfacher Wechsel ohne Frust

Es ist zu umständlich von Excel oder deinem jetzigen System weg zu kommen. Keine Sorge – mit Smartplan bist du in wenigen Minuten bereit.

Eine Software auf die du dich verlassen kannst

Du brauchst einen Online-Dienstplan, der funktioniert? Smartplan ist die Lösung!

Preise spielen eine Rolle

Niedrige Preise und keine Verpflichtungen sind wichtig für dich und du brauchst keine unnötigen Funktionen.