Präzise Zeiterfassung und perfekte Übersicht über alle Arbeitszeiten

Typische Fragen zur Zeiterfassung mit Smartplan

• Kann ich die Zeiterfassung auch ohne die Stempeluhr nutzen?

  Ja, die Stempeluhr braucht nur dann aktiviert werden, wenn du möchtest, dass sich deine Mitarbeiter/-innen bei Schichtbeginn und Schichtende ein- und ausstempeln. Möchtest du stattdessen, dass deine Angestellten ihre Zeiten selbst angeben, wie bei einem klassischen Stundenzettel, ist das ebenfalls möglich.Alle Änderungen sind in Smartplan einsehbar, wo du sie daraufhin bestätigen oder ablehnen kannst. Du kannst somit alles an einem Ort einsehen: ob Registrierungen der Stempeluhr oder Änderungen durch die Mitarbeiter/-innen selbst, bei Smartplan ist alles zentral gespeichert und du erhältst die volle Übersicht.

• Wird mir von euch ein Endgerät für die Stempeluhr zugeschickt?

  Nein, es braucht keine Hardware von unserer Seite, damit du mit der Nutzung der Stempeluhr beginnen kannst. Du öffnest einfach die Stempeluhr im Browser deines iPads, eines anderen Tablets oder einem PC deiner Wahl. Alternativ kannst du die Angestellten auch über die App auf ihrem Handy stempeln lassen.

• Wie kann ich beim Einstempeln über's Handy gewährleisten, dass die Person auch tatsächlich vor Ort ist?

  Wenn du die Stempeluhr für das Handy aktivierst und einrichtest, definierst du dort gleichzeitig einen Standort, von dem die Mitarbeiter/-innen sich ein- und ausstempeln dürfen. Daraufhin wird die GPS-Lokalisierung im Handy der Person verwendet, um abzusichern, dass er oder sie sich auch am richtigen Ort befindet, wenn gerade gestempelt wird.

• Was passiert, wenn jemand seine Schicht vorzeitig beginnt?

  Wie in einer solchen Situation verfahren wird, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Daher kannst du in den Einstellungen der Stempeluhr festlegen, was geschehen soll, wenn jemand die Schicht vorzeitig antritt. Ebenso kannst du definieren, was geschieht, wenn die Angestellten länger auf der Arbeit bleiben als ursprünglich vorgesehen. Das bedeutet, dass du z.B. auswählen kannst, ob die Zeit vor dem eigentlichen Schichtbeginn als bezahlte Arbeitszeit gewertet werden soll oder nicht.

• Kann Smartplan Zuschläge bei außerplanmäßiger Arbeit verwalten?

  Wenn du deine Stundenzeiten in ein Lohnabrechnungssystem übertragen möchtest, kannst du mit Smartplan Plus Zuschläge erstellen, die dann in die Datei übertragen werden, die du in dein Lohnsystem importierst. Auf diese Weise sorgen Smartplan und dein Lohnabrechnungssystem dafür, dass deine Angestellten ihre korrekten Zuschläge erhalten, wenn die geleistete Arbeitszeit sie dafür auch qualifiziert. Du bestimmst selbst, welche Zuschläge ihr nutzt. Du kannst sie flexibel für verschiedene Tage und Zeitpunkte festlegen. Beispielsweise, dass alle Schichten nach 18 Uhr Zuschläge auslösen sollen, oder etwa alle Sonntage.

• Kann man sich einstempeln, auch wenn man keine geplante Schicht hat?

  Ja, das ist möglich. Es kann öfter mal vorkommen, dass du spontan eine/-n Angestellte/-n zur Arbeit gerufen hast, ohne dass dafür eine Schicht an dem Tag vorgesehen war. Sobald er oder sie sich einstempelt, wird automatisch eine Schicht für die Person erstellt, sodass du sicher sein kannst, dass alle Stunden registriert werden, auch wenn sie vorab nicht eingeplant waren.

• Kann man von verschiedenen Standorten aus einstempeln?

  Ja, wenn deine Mitarbeiter/-innen an verschiedenen Orten arbeiten, können sie sich natürlich auch von diesen Standorten aus einstempeln. Du kannst deine Dienstpläne auf Standorte aufteilen, so gehören die Schichten automatisch zu diesen festgelegten Standorten, wenn gestempelt wird. Du kannst ebenfalls verschiedene Standorte als sogenannte Geofences errichten, in dessen Radius die Mitarbeiter/-innen sich mit ihren Handys selbst einstempeln können. Oder du stellst an jedem Standort ein Tablet zur Verfügung und lässt das Personal von dort aus stempeln.

• Was ist mit Pausen, werden die von Smartplan abgezogen?

  Pausen werden bei Smartplan immer von der Arbeitszeit abgezogen. Wenn du daher eine Pause für eine geplante Schicht erstellst, so wird die Länge der Pause abgezogen. Genau das Gleiche gilt für die Zeiterfassung: Wird eine Pause erstellt, wird sie abgezogen. Eine Pause kann entweder erstellt werden, indem ein/-e Mitarbeiter/-in sich in eine Pause einstempelt, nachdem er/sie sich bereits in seine Schicht eingestempelt hat und sich dann auch wieder in die Schicht stempelt, sobald die Pause vorüber ist. Du kannst die Stempeluhr jedoch auch so einstellen, dass Mitarbeiter/-innen nach dem Ausstempeln dazu angehalten werden, anzugeben, wie viele Minuten ihre abgehaltene Pause gedauert hat.

• Wie gehe ich mit Arbeitsstunden bei krankheitsbedingtem Ausfall um?

  Wenn jemand aufgrund von Krankheit nicht bei der Arbeit erscheint, kannst du die Schicht dementsprechend markieren, damit die Stunden nicht mitgezählt werden. Du kannst auch die Stempeluhr so einstellen, dass sie automatisch 0 Stunden registriert, wenn die geplante Person sich nicht in die Schicht eingestempelt hat. Smartplan kann Urlaubszeiten, Krankheit, generelle Abwesenheiten und Überstundenabbau verwalten.

• Was kostet die Zeiterfassung in Smartplan?

  Die Zeiterfassung und das Stundenprotokoll sind grundsätzlich Bestandteil unseres Basisabonnements. Möchtest du dazu auch noch unsere Stempeluhr nutzen, und zusätzlich noch Lohnzuschläge verwalten und die Daten in ein Lohnabrechnungssystem exportieren, benötigst du unser Plus-Paket. Hier kannst du mehr über unsere Preise erfahren.

• Kann ich die Stempeluhr auch ohne einen Smartplan Dienstplan nutzen?

  Ja. Wenn du keine Dienstpläne erstellst und Smartplan nur für die Zeiterfassung nutzen möchtest, kannst du dies tun, indem du einen leeren Dienstplan ohne irgendwelche Schichten darin erstellst. Z.B. kannst du lediglich einen Dienstplan für den jeweiligen Abrechnungszeitraum erstellen. Die Stempeluhr benötigt einen Dienstplan um Zeiten darin zu registrieren, aber es braucht dafür keine bestehenden Schichten. Bei Fragen hierzu, kannst du uns gerne eine Nachricht schicken.