Guide: So erstellst du einen Schichtplan

Kapitel 0

Intro

Dies ist eine umfassende Anleitung dazu, wie du einen Schichtplan erstellst. Folgendes kannst du durch diesen Leitfaden lernen:

Der Leitfaden bringt dir all die Konzepte und Begriffe bei, die du kennen musst, um einen Schichtplan zu erstellen. Er zeigt dir, von welchen verschiedenen Methoden du profitieren kannst und ist zusätzlich vollgepackt mit Tipps zur Strukturierung deiner Dienstplanung, um deine Mitarbeiter/-innen optimal einplanen zu können.

Dieser Guide wird durch das Schichtplanungssystem von Smartplan veranschaulicht, aber die Informationen auf dieser Seite sind natürlich auch relevant, wenn du am Ende deine Schichtplanung in Excel (später erfährst du noch, warum du das nicht tun solltest) oder mit einem anderen Programm durchführen solltest.

Du musst die Anleitung nicht von Anfang bis Ende komplett durchlesen. Verwende das folgende Inhaltsverzeichnis, um direkt zu dem Thema zu gelangen, über das du mehr wissen möchtest.

Kapitel 1

Branchen und Bedürfnisse

Dienstpläne werden in den verschiedensten Branchen eingesetzt.

Dabei mag jede Branche ihre ganz eigene Herangehensweise haben. Am Ende stehen sie alle jedoch vor recht ähnlichen Herausforderungen.

In diesem Kapitel wird veranschaulicht, welche Branchen Schichtpläne verwenden und über welche Dinge man sich in Bezug auf die eigene Branche Gedanken machen sollte.

Dienstpläne werden in vielen verschiedenen Bereichen eingesetzt. Zu den Branchen, die wir mit Smartplan unterstützen, gehören unter anderem:

• Restaurants
• Cafés
• Webshops
• Warenlager
• Kindergärten
• Freiwillige Feuerwehr
• Campingplätze
• Hotels
• Gaststätten
• Events und Freizeitaktivitäten
• Sicherheitsdienste
• Taxiunternehmen
• Arztpraxen
• Krankenhäuser
• Bibliotheken
• Logistikunternehmen
• Sportvereine

Die Liste ist lang und das vermittelt dir vielleicht einen kleinen Einblick darin, wie unterschiedlich die Voraussetzungen und Bedürfnisse von Betrieben sein können, die Schichtpläne nutzen. Entscheidend für dich sollte daher sein, einen Ansatz zu finden, der genau zu deinem Unternehmen und deiner Arbeitsweise passt.

In Bezug auf die Dienstplanung solltest du dir unter anderem Gedanken über Folgendes machen:

• Möchtest du einfach nur offene Schichten erstellen, die die Angestellten dann eigenständig übernehmen?
• Möchtest du den Dienstplan selbst erstellen und mit Personal besetzen?
• Möchtest du verstärkt von automatisierten Prozessen Gebrauch machen?
• Wie viele Stunden sollte jede(r) pro Woche oder Monat zugeteilt bekommen?
• Wo ist der Einsatzort bzw. Arbeitsbereich?
• Welche Arbeitsaufgaben und Schichtzeiten können die einzelnen Personen übernehmen?
• Ist euer Personalbedarf von Woche zu Woche gleich oder variiert er?

Ist der Schichtplan erst einmal erstellt, musst du zusätzlich noch zu folgenden Fragen Stellung beziehen:

• Dürfen meine Mitarbeiter/-innen ihre Schichten ohne Genehmigung tauschen?
• Müssen sie sich bei ihrer Ankunft ein- und ausstempeln?
• Sollte ein Administrator die erfassten Zeiten genehmigen müssen?

Es gibt also viele Aufgaben zu bewältigen. In diesem Leitfaden möchten wir dir dabei helfen, so viele dieser Fragen wie möglich zu beantworten. Wir konzentrieren uns hierbei jedoch hauptsächlich auf den ersten und wichtigsten Schritt der Personalplanung: die Schichtplanerstellung.

Kapitel 2

Das Wichtigste an einem Schichtplan

Es gibt zwei Dinge, die für jeden Schichtplan gleichermaßen wichtig und grundlegend sind:

1. Er sollte immer auf dem aktuellsten Stand sein
2. Er sollte für dein Personal jederzeit einsehbar sein

In diesem Kapitel sehen wir uns an, warum das so wichtig ist und nicht zuletzt, wie du dies auch bei deinem Schichtplan erreichen kannst.

Wenn dein Schichtplan nicht immer direkt aktualisiert wird, kann er nicht die derzeitige Realität deines Unternehmens widerspiegeln. Somit kannst du nicht mehr auf deinen Dienstplan bauen und verlierst den Überblick und dein Vertrauen darin, dass das Unternehmen optimal läuft.

Ebenso wichtig wie die stetige Aktualisierung des Diensplans ist, dass die Mitarbeiter/-innen immer einen einfachen Zugriff auf den Dienstplan haben. Sie sollten über Änderungen, die sich im Dienstplan ergeben, immer informiert sein. Denn wie kannst du dir sonst sicher sein, dass deine Angestellten tatsächlich auch erscheinen, wenn sie für eine bestimmte Schicht eingeteilt sind?

Durch das Beachten der beiden genannten Punkte erhältst du einen reibungslos funktionierenden Dienstplan, der auch an eure derzeitige Situation angepasst ist. Wenn der Dienstplan diese Punkte nicht einhält, wäre er stattdessen nur eine Momentaufnahme deiner vagen Zukunftsprognosen während der Dienstplanerstellung.

Wenn du einen Dienstplan in Excel oder auf Papier erstellst, muss überall, wo der Dienstplan ausgedruckt, verschickt oder ausgehängt wurde, die gleiche Korrektur vorgenommen werden. Oder die korrigierte Version muss erneut per E-Mail mit dem Betreff: „HINWEIS: Dienstplan überarbeitet“ an alle versandt werden. 

Aus diesem Grund solltest du deinen Schichtplan bevorzugt online erstellen. Bei einem Online-Tool nimmst du die Korrektur einfach zentral vor, sodass die Änderung sofort umgesetzt wird und umgehend auch für dein Personal ersichtlich ist. So machst du es dir und deinen Angestellten sehr viel leichter und kommst gleichzeitig in den Genuss all der anderen Vorteile, die ein Online-Schichtplan so mit sich bringt. Es wird so viel einfacher für dich sein, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, da du Änderungen wie gesagt nur zentral an einer Stelle vornehmen musst.

In Smartplan erhalten die Nutzer/-innen eine Benachrichtigung, wenn Korrekturen vorgenommen wurden, die sie betreffen, damit sie auch sofort wissen, inwiefern sich ihre Arbeit dadurch geändert hat. Wenn du eine neue Schicht anlegst oder eine bestehende Schicht korrigierst oder löscht, wissen die Mitarbeiter/-innen sofort Bescheid.

Durch den Zugriff auf den Schichtplan vom Smartphone aus, können sowohl du als auch die Angestellten jederzeit den Schichtplan öffnen und sehen, mit wem und wann sie arbeiten werden. Dadurch wird das Fehlerrisiko erheblich minimiert und die kannst so einen geordneten Arbeitsplatz schaffen, an dem die Mitarbeiter/-innen pünktlich eintreffen.

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie man so einen Online-Schichtplan erstellen kann:

Kapitel 3

Die Dauer eines Schichtplans

Das Erste, worüber du dir Gedanken machen solltest, wenn du mit deinem Schichtplan beginnen möchtest, ist die Länge des Zeitraums, die du im Voraus planen möchtest.

In manchen Branchen gibt es sogar Tarifregelungen, die klar festlegen, welche Länge ein Schichtplan mindestens haben muss, damit die Mitarbeitenden sich vorab darauf einstellen können, wie viele Schichten sie insgesamt an welchen Tagen bekommen.

Ich werde in diesem Leitfaden nicht weiter auf diese besonderen Regelungen eingehen, sondern nur ein paar Worte dazu verlieren, welche Gedanken du dir grundsätzlich zur Länge des Schichtplans machen könntest.

Ich würde empfehlen, jeweils immer 1, 2 oder 3 Monate am Stück zu planen. Natürlich könntest du auch noch länger im Voraus planen. Wenn du allerdings einen Schichtplan erstellst, der 6 Monate oder noch weiter in der Zukunft liegt, bist du wahrscheinlich gerade eher am Raten als tatsächlich am Planen.

Wer weiß schon, wie der Alltag in 6 Monaten wirklich aussieht?

Versuche stattdessen, deinen Schichtplan immer maximal für die nächsten 1 oder 2 Monate Monate zu planen. 

Ein Beispiel: Es ist Ende Juli. Du planst nun einen Dienstplan für den Monat August. Diesen Schichtplan kannst du schon einmal für deine Mitarbeiter/-innen freigeben, damit sie sehen können, wie ihre Arbeitszeiten liegen und dann wenn nötig bereits Schichten untereinander tauschen können.

Wenn sich der erste Wirbel gelegt hat, kannst du im August bereits mit den Vorbereitungen für den darauffolgenden September-Dienstplan beginnen. Wenn du normalerweise vorab immer schon individuelle Wunschzeiten für den kommenden Dienstplan einsammelst, kannst du die Zeit im August nun nutzen, um die Personalbesetzung für den nächsten Dienstplan bereits vorzeitig grob festzulegen. Und je eher du den kommenden Dienstplan freigibst, desto weniger Änderungen wird es wahrscheinlich im September daran geben.

Auf diese Weise wissen deine Angestellten ganz klar, wie sie in den nächsten Wochen arbeiten und können dir ganz entspannt ihre bevorzugten Arbeitszeiten für die darauffolgende Schichtplan-Periode mitteilen.

Sobald du einen Schichtplan freigibst, trifft der Plan auf die Realität. Und die Realität hat eine Tendenz dazu, nie ganz dem zu folgen, was ursprünglich geplant war. Wenn sich dein Schichtplan also über einen zu langen Zeitraum erstreckt, besteht ein erhöhtes Risiko, dass du dich mit zu vielen Anfragen von Mitarbeiter/-innen herumschlagen musst. Plötzlich wollen alle ihre Schichten loswerden, da kurzfristig wichtige Termine aufgekommen sind, von denen sie zur Zeit der Dienstplanveröffentlichung noch nicht wissen konnten.

Das Gegenteil ist jedoch auch nicht wünschenswert. Ein Schichtplan von einer Woche kann dem ursprünglichen Sinn eines Schichtplans entgegenwirken: nämlich, Chaos zu vermeiden und eine gewisse Struktur und Vorhersehbarkeit in deine Schichtbesetzung zu bringen.

Wenn du jeweils immer nur eine Woche planst, kann es sich so anfühlen, als würdest du gar nichts anderes mehr tun als Schichtpläne zu erstellen. Und so soll es natürlich nicht sein.

Hast du erst einmal die Länge deines Schichtplans erfolgreich definiert, kannst du dir nun Gedanken über deinen Personalbedarf machen.

Kapitel 4

Lege den Personalbedarf fest

Bevor du dir überhaupt darüber Gedanken machst, wen du wann für die Arbeit einteilst, solltest du dir zunächst einen Überblick über euren Personalbedarf verschaffen. Dein Personalbedarf setzt sich aus folgenden Elementen zusammen:

• Zeitspanne
• Erforderliche Kompetenzen
• Die Anzahl an Personen, die du während des gewünschten Zeitraums benötigst

Hast du das Thema mit dem Schichtplanzeitraum erst einmal erledigt, musst du nun herausfinden, zu welchen Tageszeiten und Zeiträumen du Angestellte auf der Arbeit benötigst. Teile den Tag entsprechend nach deinem Bedarf an Arbeitskräften zu den unterschiedlichen Zeiten und verschiedenen Arbeitsbereichen ein.

In Smartplan haben wir dies so geregelt, dass alle Schichten eine bestimmte Jobposition haben. Diese Jobposition sagt einerseits etwas über die Art der Schicht und andererseits über die Qualifikationen aus, die für die Übernahme dieser Schicht erforderlich sind.

Diese Jobpositionen können auf verschiedene Arten verwendet werden. Zum Beispiel:

• Service
• Bartender
• Bibliothekar

Aber sie können auch mehr darüber aussagen, aus welcher Arbeit die Schicht besteht:

• Anstatt “Service” könnte man auch “Runner” schreiben.
• Anstelle eines “Bartenders” könnte man “Bar - Rezeption” schreiben.
• Anstelle von “Bibliothekar” könnte man „Ausleihe“ schreiben.

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, solche Rollen so zu definieren, dass sie den Mitarbeiter/-innen bestmöglich mitteilen, woraus die Arbeit der Schicht besteht.

Du kannst die Jobpositionen der Schichten auch dafür verwenden, um den Schichtplan auf verschiedene Standorte oder Abteilungen aufzuteilen. Darauf werde ich später noch näher eingehen. Wenn du z.B. 5 Geschäfte hast und einige Mitarbeiter können in mehreren der Geschäfte arbeiten, während andere wiederum nur in einem einzigen Geschäft arbeiten können, dann wäre es möglich die Jobpositionen auch wie folgt zu verwenden:

• “Kasse - Prenzlauer Berg”
• “Kasse - Mitte”
• “Kasse - Kreuzberg”
• „Kasse - Neukölln“
• „Kasse - Tempelhof“

Das Clevere dabei ist, dass deine Angestellten gleichzeitig mehreren unterschiedlichen Jobtypen zugeordnet werden können. So wurde Jens möglicherweise “Kasse - Mitte” und “Kasse - Kreuzberg” zugeordnet. Das bedeutet, dass er nur freie Schichten übernehmen oder Schichten tauschen kann, die diese Jobpositionen haben. Genauso wirst du als Dienstplanende/-r auch gewarnt werden, wenn du ihm Schichten zuweist, für die er nicht die passende “Qualifikation” hat.

Der Dienstplan unseres Kundensupport-Teams besteht z.B. aus folgenden Schichten:

9-13 Uhr und 13-17 Uhr, jeweils Montag bis Freitag.

Wie du siehst, benötigen wir von 9-13 Uhr einen Supporter im dänischen als auch einen im deutschen Support. Zusätzlich haben wir einen weiteren Supporter im dänischen Support von 13-17 Uhr. Daher haben wir den Tag in zwei Schichtzeiträume aufgeteilt. Von 9-13 Uhr brauchen wir zwei Mitarbeiter/-innen und von 13-17 eine/-n Mitarbeiter/-in.

Unsere Jobtypen sind nur als „Support“ und „Deutscher Support“ betitelt. Unsere Angestellten wissen bereits genau, was ihre Aufgaben sind, wenn sie ihre Schichten antreten.

Nun da du also deinen Personalbedarf definiert hast, kannst du darüber nachdenken, welche Art der Planung du durchführen möchtest. Vielleicht hast du dir in der Hinsicht bereits eine bestimmte Herangehensweise erarbeitet, aber ich möchte dir nachfolgend trotzdem gerne die Vorteile der verschiedenen Ansätze beschreiben. Du kannst deine Dienstplanbesetzung auf drei verschiedene Arten angehen:

Kapitel 5

Drei verschiedene Arten zu planen

In diesem Kapitel möchte ich dir die folgenden drei Vorgehensweisen erklären, mit denen du deinen Schichtplan erstellen kannst:

1. Lege den Personalbedarf fest und gebe unbesetzte Schichten frei
2. Lege den Personalbedarf und die Besetzung selbst fest
3. Automatische Schichtbesetzung basierend auf Wünschen und Regeln

Personalbedarf festlegen und unbesetzte Schichten freigeben

Dieser Ansatz kann verwendet werden, wenn du das Prinzip “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst” nutzen möchtest. Diese Methode ist dann interessant, wenn du nicht die volle Kontrolle darüber benötigst (und auch nicht möchtest), wer wann genau arbeitet.

Es funktioniert folgendermaßen: Erst definierst du, welche Arten von Schichten du jeweils in welcher Menge und in welchem Zeitraum benötigst. Danach gibst du auch schon den Schichtplan frei und die Mitarbeiter/-innen können anfangen, die Schichten selbst zu übernehmen.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass du einen Großteil der Planungsarbeit (nämlich die Besetzung) auf dein Personal verlagerst. Einige Branchen verwenden diese Methode mehr als andere. Z.B. ist dies eine weit verbreitete Methode unter Freiwilligenorganisationen.

Wenn du zum Beispiel sehr viele Freiwillige in einem Verein hast, die jeweils nur wenige Schichten übernehmen können, dann könntest du sie einfach bitten, die Schichten, an denen sie arbeiten können, selbst zu übernehmen. Dies kann weitaus effektiver sein, als einige Schichten wahllos mit Freiwilligen zu besetzen, die daran womöglich gar kein Interesse haben.

Diese Methode ist auch in Branchen nützlich, in denen gewisse Schichten (bzw. Schichtzeiten) sehr gefragt sind. So musst du also nicht die schwierige Entscheidung treffen, welche Person die Schicht bekommen soll, sondern kannst es einfach dem “Wer zuerst kommt, mahlt zuerst”-Prinzip überlassen. Auf diese Weise benachteiligst du niemanden und umgehst die Konflikte, die damit einhergehen können, wenn du jemandem bestimmte Schichten zuteilst und anderen nicht.

Dies kann z.B. für Veranstaltungsorte oder Stände bei Konzerten oder Fußballspielen interessant sein.

Personalbedarf und Besetzung komplett selbst festlegen

Wenn du diesen Ansatz verwendest, übernimmst du die volle Kontrolle über die Personalplanung. Du definierst zuerst den Personalbedarf und weist deinen Angestellten dann die Schichten zu, die du für sie vorgesehen hast. Das vergleichen wir auch gerne mal mit einem Puzzlespiel (ein Spiel, dass wir dir gerne erleichtern würden).

Bei der Zuteilung von Schichten, gibt es eine Vielzahl von Informationen, die du parallel im Kopf behalten musst. Durch die Verwendung eines Online-Schichtplanungstools kannst du einige dieser Punkte, die es zu berücksichtigen gilt, von deinen Überlegungen ausnehmen:

• Abwesenheit, Verfügbarkeit und Urlaubswünsche
• Qualifikationen, um verschiedene Arten von Schichten wahrnehmen zu können
• In Smartplan kannst du sogar Regeln wie die wöchentlichen Arbeitsstunden, maximale Anzahl an Wochenendschichten o.Ä. einrichten. Mehr dazu im nächsten Punkt.

Durch die Erstellung deines Dienstplans in einem Online-Tool, machst du dir die Arbeit um ein Vielfaches leichter, da das Tool dir einige der trivialen Aufgaben, die mit der Schichtbesetzung einhergehen, abnimmt.

Sobald du mit der Verteilung des Personals auf die Schichten fertig bist, gibst du den Schichtplan frei, damit er für deine Mitarbeiter/-innen sichtbar wird. Dieser Teil ähnelt also dem der Dienstplanung über Excel. Die gesamte Planung bleibt dem Team solange verborgen, bis du dich dazu entschließt, den Dienstplan an deine Mitarbeiter/-innen zu schicken.

Der Unterschied zwischen Excel und der Online-Schichtplanung besteht an dieser Stelle darin, dass deine Angestellten beim Klicken auf den Button zur Dienstplan-Freigabe direkt eine Benachrichtigung auf ihr Handy erhalten, auf dem sie die Schichten dann auch sofort einsehen können.

Außerdem müssen eventuelle Schichtwechsel nicht von dir als Dienstplanende/-r verwaltet werden, indem du euren Excel-Dienstplan öffnest und dort die Korrekturen vornimmst. Stattdessen registriert das Schichtplanungstool solche Änderungen automatisch.

Automatische Schichtplanbesetzung

Du kannst dich auch dafür entscheiden, den Dienstplan automatisch für dich besetzen zu lassen. Wenn ich persönlich einen Schichtplan in Smartplan erstelle, verwende ich diese Methode. Es ist die Methode, die mir nicht nur am meisten Zeit spart, sondern mir obendrein auch den bestmöglichen Vorschlag für eine Dienstplanbesetzung liefert.

Auch wenn es nur sehr wenige Schichtplanungssysteme gibt, die diese Funktion unterstützen, habe ich mich dazu entschlossen, diese Methode mit in die Liste der Vorgehensweisen zur Dienstplanung aufzunehmen. Dabei hat mich natürlich auch die Tatsache beeinflusst, dass wir bei Smartplan dieses Feature anbieten.

Für die automatische Schichtplanung durch den digitalen Smartplan Assistenten müssen im System zuerst einige Informationen hinterlegt und Parameter eingestellt werden. Je mehr Vorgaben du vorab einpflegst, desto besser wird das Ergebnis der automatischen Dienstplanbesetzung sein. Definiere zunächst deinen Personalbedarf, verwalte dann, welche Regeln vom System eingehalten werden sollen und zum Schluss kannst du deinen Schichtplan außerdem noch für individuelle Wünsche von Mitarbeiter/-innen öffnen. Ist alles soweit eingestellt, übernimmt Smartplan die Personalbesetzung für dich.

Individuelle Wünsche bedeutet in diesem Zusammenhang, dass deine Angestellten in Smartplan die Zeiten angeben können, an denen sie lieber nicht arbeiten möchten (bzw. können). Sofern du festgelegt hast, wie viele Arbeitskräfte du zu welchen Zeiten sowie für welche Arten von Schichten benötigst (Personalbedarf), können die Angestellten selbst im System markieren und hinterlegen, wann sie nicht arbeiten möchten.

Folgende Regeln können allgemein oder individuell für jede/-n Mitarbeiter/-in definiert werden:

• Maximale Anzahl an Arbeitsstunden pro Woche
• Mindestanzahl an Arbeitsstunden pro Woche
• Maximale Anzahl an aufeinanderfolgenden Arbeitstagen
• Maximale Anzahl an Arbeitsstunden pro Tag
• Maximale Anzahl an aufeinanderfolgenden Wochenenden mit Arbeit
• Mindeststundenanzahl an Ruhezeit zwischen den Schichten
• Bestimmte Tage/Uhrzeiten, an denen nicht gearbeitet werden darf

Durch Anwendung dieser Methode, brauchst du zukünftig all die oben genannten Regeln nicht mehr im Hinterkopf zu behalten, wenn du den Dienstplan besetzt. Stattdessen kannst du Smartplan diktieren, was eingehalten werden soll, und kannst dann einen Vorschlag für einen fertigen Schichtplan erhalten.

Das Clevere dabei ist, dass du die automatische Planung “übertrumpfen” kannst. Wenn es also einige Schichten gibt, die du selbst besetzen möchtest, kannst du dies natürlich tun und die automatische Planung wird diese besetzten Schichten dann bei der Unterbreitung ihres Vorschlags berücksichtigen.

Das kann z.B. relevant sein, wenn du sowohl Vollzeitbeschäftigte hast, die immer zu festen Zeiten arbeiten, als auch Teilzeitbeschäftigte oder geringfügig Beschäftigte, die möglichst fair auf unterschiedliche Schichten verteilt werden müssen.

Sobald du einen Vorschlag für einen Schichtplan erhalten hast, kannst du diesen selbstverständlich noch korrigieren oder deine Regeln etwas anpassen. Danach kannst du unter Berücksichtigung dieser Anpassungen natürlich noch mal einen neuen Vorschlag zur Dienstplanbesetzung anfordern. So vermeidest du einen Großteil der stressigen Planungsarbeit.

Einen Schichtplan ohne Berücksichtigung der gegebenen Umstände zu erstellen wirkt anfangs natürlich wie die leichteste Methode. Aber sobald dieser Dienstplan dann veröffentlicht wird und auf die Wirklichkeit trifft, wird man feststellen müssen, dass doch nicht immer alles so läuft wie geplant. Dann müssen wieder viel Zeit und Energie für Änderungen aufgebracht werden. Das führt zu Unmut und Unruhe in der Belegschaft.

Damit kommen wir also zu deiner wichtigsten Aufgabe während der Schichtplanerstellung: Eine Schichtbelegung zu finden, die den tatsächlichen Abläufen in der späteren Realität ähnelt. Wenn der Dienstplan auch in der Realität funktionieren soll, sollte er diese also bereits in der Planungsphase so gut wie möglich widerspiegeln. Nach Freigabe deines Schichtplans sollte es so wenig Bedarf an Änderungen geben, wie nur möglich.

Indem du vorab die individuellen Wünsche deiner Mitarbeiter an die Schichtbesetzung entgegennimmst und berücksichtigst (ob nun automatisiert oder nicht), kommst du dem Ziel eines gut funktionierenden Schichtplans schon mal ein Stückchen näher. Du steigerst damit nämlich die Chance, dass sie am Ende auch tatsächlich während der ihnen zugewiesenen Schichten arbeiten können. Es werden somit weniger Schichten getauscht, deine Mitarbeiter/-innen sind zufriedener und es herrscht insgesamt mehr Ruhe im Schichtplan und damit auch am Arbeitsplatz.

Nichtsdestotrotz wirst du um Schichttäusche nie herumkommen. Das ist ganz natürlich, wenn das Geplante auf die Realität trifft und der Schichtplan “lebendig” wird. Durch die Verwaltung deines Dienstplans in einem Online-System wird es dir jedoch leichter fallen, deinen Dienstplan realitätsnah zu gestalten und ihn umgehend an veränderte äußere Umstände anzupassen. Ein weiterer Grund, warum du Excel besser vermeiden solltest.

Jetzt haben wir uns 3 verschiedene Möglichkeiten zur Personalbesetzung angesehen und somit solltest du dir schon genug Wissen angeeignet haben, um mit deiner eigenen Schichtplanung durchzustarten. Aber wenn wir über Schichtplanung sprechen, kommen wir um das Thema “Vorlagen” nicht herum.

Kapitel 6

Vorlagen

Bei einer Dienstplan-Vorlage denkst du wahrscheinlich zuerst an eine vorgefertigte Excel-Struktur als Download, in die du dann deine Dienstplanung einträgst. 

In einem Online-Dienstplanungssystem kann eine Vorlage aber noch weit mehr Arbeit von dir übernehmen. Hier kannst du Vorlagen verwenden, um:

• rollierende Schichtmuster von 1,2,3,4,5, oder mehr Wochen abzubilden.
• deinen Personalbedarf für den nächsten Schichtplan zu speichern.
• eigene Vorlagen für verschiedene Jahreszeiten oder Saisons zu speichern.

Im Folgenden zeige ich dir, wie das geht.

Es ist klar, dass man nach Wegen sucht, sich die Arbeit zu erleichtern, wenn man sich mit der aufwendigen Erstellung eines Schichtplans konfrontiert sieht. Wenn du vorhast, deine Personalplanung in Excel vorzunehmen, würdest du wahrscheinlich zuerst nach einer Vorlage für einen Schichtplan googeln. Diese Vorlage würde dir dann schon einmal die grobe Struktur eines Dienstplans in einer Excel-Datei bereitstellen, sodass du nur die Planung an sich und nicht erst die Grundstruktur des Dienstplans erstellen brauchst.

Wenn du dagegen ein Online-Schichtplanungssystem verwendest, ist eben jene Struktur bereits in das System integriert. Daher ist im diesem Fall die Vorlage eher dazu da, dich bei deiner Dienstplanung zu unterstützen, da du hier deine ganz persönlichen Schicht- und Belegungsmuster hinterlegen kannst.

Hier kannst du Vorlagen anlegen, damit du gewisse Arbeitsvorgänge nicht immer wiederholen musst. Hast du erst einmal herausgefunden, wie der Personalbedarf normalerweise in eurem Unternehmen ausfällt, kannst du deine benötigten Schichtmuster als Vorlage anlegen und für den späteren Gebrauch abspeichern. So sparst du dir diese vermeidbare Wiederholungsarbeit an jedem neuen Dienstplan.

Mit den Vorlagen ist es (zumindest in Smartplan) auch einfacher, Rollpläne von 1, 2, 3 oder mehr Wochen zu erstellen. Hast du also ein festes Muster in deinen Schichten, das sich immer wiederholt, z.B. alle 6 Wochen, dann kannst du diese 6 Wochen als Vorlage einrichten. Das heißt: Du kannst einen Rollplan erstellen, der sich selbst immer wieder während des Zeitraums wiederholt, den du für den Schichtplan festgelegt hast.

Kapitel 7

Standorte

Manchmal kann es notwendig sein, Schichtpläne für mehrere Standorte zu planen.

Das können unterschiedliche Geschäftsbereiche oder auch physische Standorte sein.

Darauf gehen wir in diesem Kapitel ein.

Wenn du einen Schichtplan erstellst, musst du auch überlegen, wie du ihn aufteilen möchtest. Viele geben sich mit einem einzigen kompletten Schichtplan zufrieden, d.h. sie erstellen lediglich einen Schichtplan für die aktuelle Periode und einen bevorstehenden Schichtplan, um den jetzigen nach Ablauf zu ersetzen.

Aber andere müssen wiederum ihren Dienstplan in Standorte aufteilen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Standorte können Vieles sein. Es können physische Orte sein, wie z.B. zwei verschiedene Läden. Es können aber auch zwei unterschiedliche Geschäftsbereiche an ein und denselben physischen Standorten sein.

Stelle dir einen Webshop vor, bei dem sich sowohl das Lager als auch der Kundenservice im selben Gebäude befindet. Dort würden in der Regel zwei verschiedene Schichtpläne parallel nebeneinander laufen. Einer für das Lager und einer für den Kundenservice.

Oft wird so eine Aufteilung vorgenommen, wenn du Personal an unterschiedlichen Standorten benötigst oder wenn die Arbeitsbereiche und damit der Personalbedarf sehr unterschiedlich sind. Es kann den Schichtplan unübersichtlicher machen, wenn man in ein und demselben Schichtplan Bereiche mit sehr unterschiedlichem Personalbedarf und Personen, die während der Arbeit gar keinen Kontakt zueinander haben, zusammenfasst.

Manchmal wird stattdessen aber eher eine standortübergreifende Transparenz benötigt. Dann kann es durchaus auch sinnvoller sein, diese in einem einzigen Schichtplan zusammenzufassen. In diesen Fällen kann es die Schichtplanung sogar erleichtern, da man so eher den Gesamtüberblick über alle Schichten und Vorgänge der einzelnen Tage behält.

Bei Smartplan-Dienstplänen kann es in solchen Situationen von Vorteil sein, die Standorte über die Jobpositionen zu definieren, um die Standorte innerhalb eines Dienstplanes auf diese Art auseinanderhalten zu können. In unserem vorherigen Beispiel würden wir also einen Standort “Lager” und den anderen “Kundenservice” nennen. Indem der Standort dann über die Jobposition einsehbar ist, hast du alle Schichten und den kompletten Personalbedarf in einem Schichtplan vereint.