Schluss mit Excel - In 10 Minuten den Dienstplan deiner KiTa erstellen

Das Geschrei ist groß, als sich Ben und Chris darum streiten, wer als Erster auf die Schaukel darf. Ein paar Meter weiter weigert sich Emma ihr Spielzeug mit Ida zu teilen. Und Pauline und Markus? Denen gefällt es viel besser sich künstlerisch an den Wänden auszutoben anstatt auf dem Papier zu malen. Szenen aus dem Alltag einer KiTa.

Okay, okay, dieses Szenario mag vielleicht etwas überzeichnet sein, aber ein Fünkchen Wahrheit hat das Ganze: Der Alltag mit den Kleinsten kann manchmal schon ziemlich chaotisch sein und den Erzieher/-innen einiges abverlangen. Manchmal herrscht einfach ein ganz schönes Gewusel und man braucht seine ganze Energie, um die Truppe beisammen zu halten und jedem Kind gerecht werden zu können.

Eine Mammutaufgabe, derer ihr euch voller Elan tagtäglich annehmt 🙂
Sich aber zwischendurch oder nach Feierabend noch den sich immer wieder verändernden Dienstplan um die Ohren schlagen? Bitte nicht!

Glücklicherweise gibt es in diesen modernen Zeiten schon jemanden, der euer Problem erkannt und Abhilfe geschaffen hat. Online-Dienstplaner können die Dienstplanung eurer KiTa oder Kinderkrippe digitalisieren und automatisieren, sodass sie nur noch einen Bruchteil der ursprünglichen Zeit in Anspruch nimmt. Das ist kein Hexenwerk und man muss dazu auch nicht mal tief in die Tasche greifen.

Wir wollen dir deshalb einmal anhand unseres Programmes Smartplan zeigen, wie du in wenigen Schritten einen Dienstplan online für deine KiTa erstellen kannst. Alles was du dazu brauchst ist einen Computer mit Internetzugang und etwa 10 Minuten deiner Zeit.

Bereit? Los geht’s!

Deine 7 Schritte zum Dienstplan

1 - Konto erstellen

Zuallererst musst du natürlich ein Konto einrichten.

Bei Smartplan ist das erst einmal kostenlos und vollkommen unverbindlich. Du hast dann einen Monat Zeit um herauszufinden, ob dir die Funktionsweise gefällt oder nicht.

Alles was du dafür tun musst ist ein paar generelle Informationen für deinen Account anzugeben:

Anschließend kannst du die verschiedenen Arbeitsbereiche der KiTa bzw. Kinderkrippe festlegen. Diese sind zu einem späteren Zeitpunkt sehr wichtig, da jede Schicht immer einem Arbeitsbereich zugeordnet ist. Aber keine Bange, du kannst die Bereiche zu jedem späteren Zeitpunkt noch anpassen oder ergänzen.

Ansonsten war’s das eigentlich auch schon 🙂

2 - Dienstplan erstellen

Auf der Startseite deines Kontos findest du die “Standorte”.

Hier kannst du darüber entscheiden, ob du einen Dienstplan für die komplette Belegschaft planen oder ob du die Bereiche für eine bessere Übersichtlichkeit aufteilen möchtest, beispielsweise wenn ihr eine Küche mit Angestellten in der Tagesstätte habt oder wenn du die einzelnen Betreuungsgruppen separat aufteilen möchtest.

Um einen Dienstplan zu erstellen, musst du einfach nur auf das Feld ‘Neuen Dienstplan erstellen’ klicken und einen Zeitraum definieren. Et voilà: Da ist er schon!

3 - Mitarbeiterprofile anlegen

Was wäre ein Dienstplan aber ohne die Mitarbeitenden?

Oben rechts in der Ecke kannst du neue Mitarbeiterprofile anlegen. Es werden nur ein paar generelle Informationen benötigt:

Louisa ist zum Beispiel Erzieherin bei den Rotkehlchen, manchmal muss sie aber auch als Springer zwischen den Gruppen arbeiten oder morgens an einer Teambesprechung teilnehmen. Diese Zuordnung ist entscheidend dafür, welche Schichten sie später im Dienstplan übernehmen kann. Aber keine Bange - auch hier gilt: du kannst die Einstellungen später immer noch ändern.

Alle Profile erstellt? Dann geht es nun an’s Eingemachte: der eigentliche Schichtplan wird erstellt.

4 - Schichten erstellen (Vorlage)

Bei Smartplan bieten wir dir eine Vorlagen-Funktion: Anstatt jedes Mal auf’s Neue die Schichten für die Angestellten zu erstellen, brauchst du die Vorlage nur ein einziges Mal ausfüllen. Dann wird sie automatisch für alle Tage in deinem Dienstplan übernommen und du kannst sie obendrein für spätere Dienstpläne abspeichern.

Die Vorlage sollte das typische “Grundgerüst” der Schichten einer Woche abbilden (natürlich kann man aber auch Wochenrhythmen von 2, 3, 4 oder mehr Wochen einstellen 😉), halte sie daher so generell und flexibel wie möglich.

In der KiTa Sonnenschein fängt der Tag immer schon sehr früh an: um halb 5 beginnen die Reinigungskräfte mit ihrer Arbeit. Die Erzieher/-innen fangen meist gegen 7:30 an und bereiten sich auf den großen Ansturm vor, schließlich soll alles bereit sein wenn etwas später die Kinder eintrudeln. Büro-Fee Bine kommt jeden Morgen pünktlich um 8 und bereitet den langersehnten Kaffee für die Kolleg/-innen vor. Die pädagogische Leitung für den Tag kommt ebenfalls meist gegen 8.
Und nicht zu vergessen die zwei Kollegen für die Nachmittagsbetreuung, die im Laufe des Vormittags dazustoßen.

Vom Grundprinzip sehen bei uns alle Tage vom Ablauf her gleich aus. Daher habe ich lediglich den Montag manuell eingepflegt, das Ganze kopiert und für die Tage von Dienstag bis Freitag einfach übernommen.

Das Ergebnis? Ein blitzschnell erstellter Basic-Dienstplan:

Viel mehr braucht es für die Vorlage tatsächlich auch nicht. Dieser “Prototyp” ist nun automatisch in deinen momentanen Dienstplan übertragen worden.

Im Dienstplan selbst kannst du bei Bedarf noch etwas nachjustieren, beispielsweise kannst du einen Termin für ein Teamgespräch hinzufügen oder einzelne Schichten löschen.

Je nachdem, was eben gerade so anfällt.

5 - Optional: Mitarbeiterregeln und -anfragen

Bei deiner bisherigen Dienstplanung hast du vielleicht schnell mal den Überblick verloren, wer wann überhaupt eine Schicht übernehmen kann.

Wir halten dir den Rücken frei! Wir bieten dir bei Smartplan zwei Funktionen an, die dir dabei behilflich sein können, den Überblick zu behalten und dich gleichzeitig bei der Schichtbesetzung unterstützen: Die Mitarbeiterregeln und die persönlichen Anfragen der Mitarbeitenden.

Werfen wir zunächst einmal einen Blick auf das Thema Mitarbeiterregeln: Hierbei handelt es sich um generelle Regeln, die beim Ausfüllen des Dienstplanes berücksichtigt werden sollen. In Zukunft musst du also nicht mehr die besonderen Umstände aller Mitarbeiter/-innen bei der Schichtplanung im Kopf behalten.

Wie das aber genau funktioniert?

Ganz einfach: Wenn du dich in deinem Dienstplan befindest, siehst du direkt neben der Angabe des Zeitraum den Button ‘Regeln für Mitarbeiter aufstellen´ - klick ihn einfach an und schon öffnet sich unser Regel-Fenster. Unter “Allgemeine Regeln” kannst du für alle Mitarbeiter/-innen geltende Regeln definieren, wie beispielsweise die Pausenlänge zwischen zwei Schichten.

Daneben gibt es die Option zur Aufstellung von personenspezifischen Regeln, die von den allgemeinen Regeln abweichen können und priorisiert werden. Klick dafür einfach auf einen Namen aus der Liste.

Schauen wir uns dafür einmal das Beispiel unseres Azubis Tobias an:

Tobias befindet sich noch mitten in der Ausbildung und muss donnerstags und freitags immer in die Berufsschule. Bei der Abrechnung seiner Arbeitszeiten werden ihm dafür immer volle Arbeitstage angerechnet.

Daher haben wir für ihn die Regel definiert, dass er an diesen Tagen keine Schichten zugeordnet bekommen soll. Dies führt auch dazu, dass er im Vergleich zu den anderen Erzieher/-innen weniger Stunden pro Tag und pro Woche zugeteilt bekommen darf.

Ganz einfach, oder?

Wenn es aber darum geht herauszufinden, wann und wie die Kolleg/-innen der KiTa bzw. Kinderkrippe in der nächsten Zeit arbeiten können, kannst du sie darum bitten ihre Wünsche und Anfragen direkt bei Smartplan einzureichen.

Neben der Funktion der Mitarbeiterregeln kannst du unter “Anfragen bearbeiten” den Dienstplan für Wünsche freigeben und die KiTa-Mitarbeiter/-innen können dann genau angeben, an welchen Tagen und in welchen Zeiträumen sie prinzipiell bereit sind, eine Schicht zu übernehmen.

Wie schon gesagt, diese beiden Funktionen sind optional. Sind ihre Daten jedoch erst einmal im System gespeichert, kann der Smartplan Assistent dir sehr viel besser bei der Besetzung der Schichten helfen.

6 - Schichten besetzen

Der intelligente Smartplan Assistent kann dir auf zweierlei Weise helfen, den leeren Dienstplan deiner KiTa mit Leben zu füllen: durch Hinweise während deiner manuellen Besetzung oder sogar vollautomatisch.

Wenn du eine Schicht manuell besetzen möchtest, wird dir aufgelistet, wer diese Schicht übernehmen kann. Dies basiert auf den Informationen, die Smartplan von dir und den Angestellten erhalten hat, sprich: Ihr zugeordneter Arbeitsbereich, ihre angegebenen Wünschen nach Freizeit und Urlaub, den Mitarbeiterregelungen und ob sie im Schichzeitraum schon für eine andere Schicht eingeteilt wurden. So passieren bei der Besetzung keine Missgeschicke mehr.

Zusätzlich kann man sogar angezeigt bekommen, welche Schichten für jede einzelne Person in Frage kommen könnten:

So sieht es aus, wenn man manuell die Besetzung von Sarah M., der pädagogischen Leiterin der KiTa Sonnenschein, festlegen möchte. Alle Schichten, dessen Qualifikation sie theoretisch erfüllt (“Pädagogische Leitung” und “Springer”), sind hier klar hervorgehoben. Die rot hinterlegten Zeiträume zeigen an, wann Sarah aus persönlichen Gründen darum gebeten hat, nicht eingetragen zu werden, während der Pfingstmontag für sie ein Urlaubstag ist (gelb hinterlegt).

So kann man den Dienstplan optimal besetzen und einen guten Kompromiss zwischen den Bedürfnissen der KiTa bzw. Kinderkrippe, aber auch der der Mitarbeitenden finden.

Der Smartplan Assistent überprüft laufend die Einhaltung der Regeln. Auf der rechten Seite des Planungstool hast du daher immer eine Auflistung der “Verstöße”, zum Beispiel wenn du Tobias in einer Woche für 32 Stunden eingeteilt hast, dieser aber als Auszubildender laut Mitarbeiterregeln nur 24 Stunden/Woche arbeiten darf.

Du kannst die Besetzung aber auch dem Assistenten ganz überlassen. Bei der vollautomatischen Dienstplanung beachtet der Assistent die Regeln und Anfragen, die bereits im System gespeichert sind und versucht abgesehen davon, das Personal möglichst fair zu verteilen.

Nur ein, zwei Klicks, mehr braucht es dafür nicht:

7 - Nachjustieren

Wir wissen natürlich, dass der nun erstellte Dienstplan nur unter der Voraussetzung funktioniert, das alles immer rund läuft und im Voraus absehbar ist. Die Realität des KiTa-Alltags sieht da jedoch oftmals ganz anders aus.

Daher hast du als Verantwortliche*r für den Dienstplan natürlich das letzte Wort und kannst dich über alle Hinweise und Vorschläge von unserem Assistenten hinwegsetzen, wenn es nötig ist. Vor der Veröffentlichung des Schichtplans für die restlichen Mitarbeiter/-innen der KiTa oder Kinderkrippe kannst du daher die nötigen Änderungen direkt in deinem Dienstplan vornehmen.

Doch auch nach der Veröffentlichung brauchst du dir keine Sorgen machen: Du kannst jederzeit Schichten erstellen oder löschen, Besetzungen und Arbeitszeiten ändern.

Der Online-Dienstplaner passt sich euren Bedürfnissen an - nicht umgekehrt. 🙂

Wie Smartplan dir auch nach des Erstellen des Dienstplans hilft

Wir versuchen nicht nur die Dienstplanung so einfach wie möglich für dich zu gestalten, wir helfen dir auch den Arbeitsalltag und die interne Kommunikation der KiTa und Kinderkrippe zu strukturieren.

Alle Mitarbeiter/-innen sind Mitglieder des selben Smartplan-Accounts, auf den sie über den Browser oder unsere App zugreifen können. Dort können freie Schichten übernommen, mit anderen Kollegen Schichten getauscht, Nachrichten hinterlassen, Urlaub beantragt werden und vieles mehr. Mit der neuen digitalen Stempeluhr können die Arbeitszeiten ebenfalls minutengenau erfasst werden.

Du entscheidest natürlich, wie viele Rechte und Möglichkeiten die normalen Nutzer/-innen haben oder ob sie zuerst die Zustimmung eines Admins benötigen.

Sollte es Änderungen im Dienstplan geben, hast du die Möglichkeit, einige bestimmte oder alle Mitarbeitenden auszuwählen und ihnen eine Nachricht zu schicken. Über viele Änderungen werden sie aber so oder so schon automatisch benachrichtigt, entweder über Push-Benachrichtigung oder über E-Mail.

Wie das Ganze aussehen könnte? Etwa so:

Auch bei der monatlichen Gehaltsabrechnung kann dir Smartplan behilflich sein.

Du hast die Möglichkeit, Lohnsätze und Zuschläge festzulegen und kannst am Ende des Monats einen Excel- und Gehaltsexport machen, um volle Übersicht über alle Stunden des Personals zu erhalten.

Neugierig geworden?

Wir sind uns sicher, dass ein Online-Dienstplaner den Arbeitsalltag eurer KiTa oder Kinderkrippe revolutionieren wird.

Die Handhabung ist so intuitiv und übersichtlich, dass die traditionelle Planung per Hand oder Excel nicht mal ansatzweise an den Online-Dienstplaner herankommt. Hat man erst einmal die ersten Voreinstellungen getroffen und sich in die Funktionen hereingefuchst, fällt der monatliche Zeitaufwand auf ein Minimum.

Das bedeutet freigewordene Zeit, für die du dir bestimmt 100 bessere Verwendungen vorstellen kannst, als sie mit einer aufwendigen händischen Dienstplanung zu verbringen.

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