Die wichtigsten Infos auf einen Blick:

• Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 müssen EU-Mitglieder gewährleisten, dass Arbeitgeber/-innen ein “objektives, verlässliches und leicht zugängliches” System zur Arbeitszeiterfassung in ihrem Unternehmen implementieren.
• Deutschland hat es bisher versäumt, dieses Urteil angemessen in das eigene Arbeitsrecht zu übertragen. Aufgrund eines kürzlichen Grundsatzurteil durch dasBundesarbeitsgericht (BAG) könnte sich dies nun aber ändern.
• Auch wenn noch nicht klar ist, welche Schlüsse die Bundesregierung am Ende aus der Entscheidung des BAG ziehen wird, sollten sich Arbeitgeber/-innen lieber zu früh als zu spät auf die Suche nach einem geeigneten Zeiterfassungssystem machen. Nicht zuletzt da eine systematische Zeiterfassung für beide Seiten einige Vorteile bietet.
• Als Smartplan Kund/-in braucht man sich über die weitere Entwicklung keine Sorgen machen, denn man erfüllt mit hoher Wahrscheinlichkeit schon jetzt alle möglichen Konstellationen einer kommenden Zeiterfassungspflicht in Deutschland.

Arbeitsrechtliche Vorgaben der EU

Die EU hat schon 2003 eine Arbeitszeitrichtlinie für seine Mitgliedsstaaten erlassen. Diese enthält unter Anderem Mindeststandards in Bezug auf die maximale wöchentliche Arbeitszeit, Pausenzeiten, Ruhezeiten zwischen den Arbeitseinsätzen oder den bezahlten Jahresurlaub. Ziel ist es dabei, ein einheitliches Vorgehen in der EU zu gewährleisten und Arbeitnehmerrechte zu schützen.

Ohne eine verlässliche Dokumentation der Arbeits- und Pausenzeiten boten sich Arbeitgeber/-innen jedoch viele Grauzonen und somit Möglichkeiten, diese Richtlinien zu umgehen. So wurde unbezahlte Mehrarbeit beispielsweise gezielt nicht registriert. Aufgrund mangelnder Nachweise standen klagende Arbeitnehmer/-innen so vor einer schwierigen Aufgabe.

Um dieser Entwicklung entgegenzuwirken, entschied der Europäische Gerichtshof 2009 in einem Rechtsstreit zugunsten der spanischen Gewerkschaft “Comisiones Obreras”. Diese hatte gegen die Deutsche Bank geklagt und um eine Prüfung darüber gebeten, ob die Einrichtung eines Systems zur Erfassung der geleisteten täglichen Arbeitszeit verpflichtend sein sollte. Denn nur so könnten die Vorgaben der EU in Bezug auf die Arbeitszeiten auch zuverlässig nachvollzogen werden.

Durch das Urteil des EuGH wurde somit entschieden, dass Arbeitgeber/-innen innerhalb der EU ein nachvollziehbares System zur Dokumentation der Arbeitszeiten (hierunter auch der Überstunden) einrichten müssen. Dieses System sollte “objektiv, verlässlich und leicht zugänglich” sein. Weitere Angaben dazu, was genau solch ein System enthalten müsse, wurden nicht gemacht. Es liegt also an den einzelnen Mitgliedstaaten zu entscheiden, wie genau das EuGH-Urteil im eigenen Land umgesetzt wird.

Rechtliche Situation in Deutschland

Die meisten EU-Staaten haben die Entscheidung des EuGH bereits in ihre Gesetzgebung integriert bzw. hatten schon vor 2019 eine explizite Zeiterfassungspflicht in ihrem Arbeitsrecht verankert. Einige wenige Länder aber, darunter auch Deutschland, haben es bis heute versäumt, das EuGH-Urteil angemessen umzusetzen.

Kein Wunder, denn in der Arbeitswelt geht der Trend immer weiter Richtung Home-Office und flexibler Arbeitszeitmodelle. Gerade die Vertrauensarbeitszeit erfreut sich in Deutschland höchster Beliebtheit. Laut Koalitionsvertrag möchte die Bundesregierung diese Praxis nach Möglichkeit auch erhalten: “Im Dialog mit den Sozialpartnern prüfen wir, welchen Anpassungsbedarf wir angesichts der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs zum Arbeitszeitrecht sehen. Dabei müssen flexible Arbeitszeitmodelle (z.B. Vertrauensarbeitszeit) weiterhin möglich sein.“

Bisher galt in Deutschland lediglich die Pflicht zur Erfassung von Überstunden (sprich alles, was 8 Stunden Arbeit übersteigt) sowie von außergewöhnlichen Arbeitszeiten (an Sonn- und Feiertagen). Vor etwa einer Woche überraschte nun aber das Bundesarbeitsgericht mit seiner Entscheidung zu einer generellen Zeiterfassungspflicht aller Arbeitszeiten - und kam der Bundesregierung so zuvor. Das Gericht berief sich dabei auf den Rechtsspruch des EuGH von 2019. Die Pflicht soll ab sofort für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen gelten.

Was bedeutet das Urteil für Arbeitgeber/-innen?

Jetzt ist es an der Regierung, schnellstmöglich einen Gesetzesentwurf zu entwickeln, der dem Urteil des BAG gerecht wird. Denn das “Ob” einer Zeiterfassungspflicht ist bereits geklärt, das “Wie” ist aber weiterhin offen:

• Ein wichtiger Aspekt der Zeiterfassung wird logischerweise eine gewisse Fälschungssicherheit sein. Von händisch bekritzelten Stundenzetteln können wir uns also mit hoher Wahrscheinlichkeit verabschieden.
• Ein anderer Aspekt ist Transparenz: Die Arbeitszeiten sollten sowohl für Arbeitgeber/-innen als auch Arbeitnehmer/-innen leicht zugänglich sein und Änderungen sollten auch im Nachhinein noch schlüssig nachvollziehbar sein.
• Viele haben Angst vor einem extremen bürokratischen Mehraufwand durch die Dokumentationspflicht. Es wird befürchtet, dass die Vorteile des Vertrauensarbeitszeitmodells dadurch zunichte gemacht werden. Fakt ist aber, dass es bereits viele Software-Firmen auf dem Markt gibt, dessen Systeme leicht zu implementieren und zu bedienen sind. Oft stehen auch Apps zur Verfügung, über die man mit minimalem Zeit- und Arbeitsaufwand seineArbeitszeiten angeben kann.

Man sollte ebenfalls nicht vergessen, dass eine Zeiterfassung dem oder der Arbeitgeber/-in durchaus auch Vorteile bietet. So kann man über die Arbeitszeiten z.B. nachvollziehen, wie lange jemand für eine Aufgabe benötigt hat. Solche Daten sind essenziell für brauchbare Produktivitäts- und Effizienzauswertungen. Systematische (digitale) Aufzeichnungen der Arbeits- und Pausenzeiten können zudem ohne viel Aufwand an das Lohnbüro weitergeleitet werden und verhelfen so zu präziseren Gehaltsabrechnungen. Nicht zuletzt stellen die Zeiterfassungsdaten eine klare und neutrale Rechtsgrundlage für beide Parteien dar. Missverständnisse kann es dann keine mehr geben.

Falls man bisher kein Zeiterfassungssystem im eigenen Betrieb eingerichtet hat, braucht man durch die neuerlichen Ereignisse nicht in Panik verfallen. Solange keine klaren Details geklärt und gesetzlich verankert sind, besteht auch kein wirkliches Risiko, sich durch ein fehlendes System strafbar zu machen. Trotzdem sollte man die derzeitige Übergangsphase unbedingt nutzen, um sich nach einem geeigneten System zur Zeiterfassung umzusehen.

Zeiterfassung über Smartplan

Smartplan-Kunden sind schon jetzt konform mit dem Urteil des BAG. Auch wenn die kommende Umsetzung des Urteils in ein faktisches Gesetz sehr strikt ausfallen sollte, wird Smartplan die Anforderungen mit hoher Wahrscheinlichkeit mit seiner derzeitigen Funktionalität erfüllen können. Wir verfolgen die Entwicklung sehr genau und werden unser Zeiterfassungssystem, wenn nötig, daran anpassen.

4 Gründe, warum eine Zeiterfassung über Smartplan ratsam ist:

• Anders als auf Papier, sind die Daten der Zeiterfassung durch tägliche Backups auf unseren Servern vor äußeren Einflüssen geschützt. Änderungen werden in Echtzeit im gesamten System umgesetzt.
• Aus Gründen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit werden alle Änderungen an Arbeitszeiten ebenfalls dokumentiert. Im Stundenprotokoll kann man also für jeden einzelnen Eintrag zusätzlich einsehen, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Die Dokumentation über Änderungen kann von niemandem verändert oder gelöscht werden, was vor Missbrauch schützt.
• Über ein eigenes, passwortgeschütztes Profil sowie die Eingabe einer PIN vor der Zeiterfassung wird gewährleistet, dass nur die Person selbst ihre Arbeitszeit registrieren kann. Dritte können die Zeiterfassung also nicht verfälschen.
• Daten zu Arbeitszeiten werden alle zentral an einem Ort gesammelt und übersichtlich aufbereitet. So sind sie für beide Parteien ohne viel Aufwand jederzeit abrufbar. Sie können ebenfalls in eine Excel-Datei exportiert und so, wenn nötig, mit anderen geteilt werden.

Smartplan verfügt über zwei Systeme der Zeiterfassung. Das eine ist die reguläre Dokumentation der Schichtzeiten im Dienstplan. Die tatsächliche Arbeitszeit kann dann später im System nachgetragen werden, sowohl durch die Admins als auch durch die Arbeitnehmer/-innen selbst. Im Stundenprotokoll können dann zu jeder Zeit die Soll- sowie Ist-Stunden nachgeschlagen werden.

Die zweite Möglichkeit anhand unserer digitalen Stempeluhr arbeitet weitaus präziser. Über ein stationäres Gerät (bspw. einen PC) am Einsatzort oder über die App auf dem eigenen Handy, können Arbeitnehmer/-innen sich minutengenau in ihre Schichten und Pausen ein- und ausstempeln. Auch hier besteht wieder die Möglichkeit für beide Seiten, registrierte Zeiten bei Bedarf anzupassen.

Bei weiteren Fragen zu unserem Zeiterfassungssystem steht unser Support-Team gerne zur Verfügung. Schicke einfach eine Mail an support@meinsmartplan.de.