Neuheit bei Smartplan: Stundenbasierte Abwesenheit

Ab dem heutigen Tag können wir euch eine stundenbasierte Abwesenheiten anbieten. Eine neue Funktion, die, genau wie die neue Nachrichten-Funktion, für alle unsere Kunden ohne Aufpreis zugänglich ist.

Bis jetzt hattest du bei der Erstellung einer Abwesenheit nur die Möglichkeit, einen oder mehrere Tage auszuwählen, an denen du oder deine Mitarbeitenden abwesend sind. Nicht halbtags oder nur für ein paar Stunden, sondern eben komplette Tage.

Das haben wir jetzt geändert: Von nun an kannst du Abwesenheiten für eine bestimmte Anzahl von Stunden an einem Tag erstellen, anstatt für den gesamten Tag. Dies bietet dir einige neue Möglichkeiten im Umgang mit Smartplan, die wir dir im Folgenden näher aufzeigen möchten.

Flexiblere Organisation und Planung

Wenn Abwesenheiten nur tageweise registriert werden könnnen, spiegelt das nicht die Wirklichkeit wieder, in der du und dein Team sich befinden. Denn was ist denn zum Beispiel, wenn jemand sich nur Donnerstag Nachmittag frei hält, dafür aber am Vormittag eine Schicht übernehmen könnte? Da hätte es bisher so ausgesehen, als könnte die Person am kompletten Donnerstag nicht arbeiten. Denn nach der alten Logik hätte er oder sie den ganzen Tag frei gehabt.

Mit der stundenweisen Abwesenheit kann man daher viel mehr Flexibilität in der Planung erreichen. So wird es plötzlich möglich die Person am Vormittag einzuteilen, ohne das Smartplan einen davor warnt, dass sie eigentlich eine Abwesenheit eingereicht hat.

Um diese Art der Abwesenheit zu erstellen wählt man erst den Tag der Abwesenheit und daraufhin die genauen Stunden, um die es sich handelt.

Sobald die Abwesenheit von einem Administrator genehmigt wurde, wird sie im Planungs-Tool sichtbar. Versuchen wir nun Markus für eine Schicht am Nachmittag einzuplanen, wo er eigentlich frei hat, sieht das Ganze wie folgt aus:

Wenn wir Markus stattdessen für eine Schicht am Vormittag einplanen möchten, klappt das ganz problemlos:

Abgesehen davon, dass die neue Funktion es leichter macht die Planung aufgehen zu lassen, gibt sie dem Smartplan Assistenten auch die Möglichkeit Schichten noch effektiver und fairer zu verteilen. Zumindest sofern du den Dienstplan automatisch besetzen lässt.

Bessere Übersicht über Abwesenheiten im Dienstplan

Solltest du die Sichtbarkeit von Abwesenheiten im Dienstplan aktiviert haben, bekommst du nun einen besseren Überblick darüber, welche Kolleg/-innen im Laufe des Tages zur Verfügung stehen.

Hier kannst du z.B. sehen, dass Markus am Nachmittag Überstunden abbaut. So weißt du, dass er zu diesem Zeitpunkt beispielsweise nicht zu einem Meeting einberufen werden kann. Wir glauben, dass diese Übersicht euch helfen wird miteinander zu kommunizieren und es euch leichter macht, gewisse Aktivitäten für bestimmte Mitarbeitende zu organisieren.

Leichteres Management von Überstunden

Mit der stundenbasierten Abwesenheit bekommst du ganz neue Möglichkeiten und kannst Smartplan auf eine vollkommen neue Art und Weise nutzen. So hast du nun die Möglichkeit eine Abwesenheitsart unter den Namen “Überstundenabbau” zu erstellen. Wenn du Smartplan also bei Angestellten mit definierten Sollstunden benutzt, kannst du das Programm nun gebrauchen, um den Abbau ihrer Überstunden zu registrieren. Für uns ist dies ein ganz neues Terrain und daher freuen wir uns natürlich auf die Rückmeldung und Meinung von euch, unserer Kunden, zu dieser Funktion. Bestimmt habt ihr einiges an Input für uns, wie dieser Teil von Smartplan in Zukunft weiterentwickelt werden kann. Zumindest aber ist der erste Schritt schon einmal getan.

Und noch ganz viel mehr

Es gibt noch viele Facetten der stundenbasierten Abwesenheit, die wir hier gar nicht alle beleuchten möchten. Aber während du Smartplan weiterbenutzt, werden dir sicherlich viele Dinge oder Bereiche auffallen, die durch die neue Funktion erleichtert werden.

Eine letzte Sache möchte ich noch erwähnen: Solltet ihr zu den Kund/-innen gehören, die den Gehaltsexport nutzen und bezahlte Urlaube oder Geld bei krankheitsbedingtem Ausfall anbieten, dann könnt ihr einen besonderen Zuschlag nur für Abwesenheiten unter den Lohneinstellungen erstellen. Hier könnt ihr dann eine bestimmte Abwesenheitsart auswählen, beispielsweise Krankheit, und diesen Zuschlag bei eurem Gehaltsexport nach Excel anzeigen lassen.

Nun darf sich der Wirbel etwas legen

Mit diesem Update beenden wir ein riesiges Stück Arbeit in Verbindung mit dieser neuesten Funktion bei Smartplan. In den nächsten Wochen warten wir darauf, dass sich der erste Wirbel etwas legt. Eventuell tauchen unterwegs ein paar kleinere Mängel auf, die wir noch beheben müssen, und garantiert bekommen wir von einigen von euch auch noch gute Ideen zu hören, welche kleineren Änderungen noch nötig sind.

Das bedeutet allerdings nicht, dass wir nicht noch mehr für euch geplant hätten dieses Jahr - ganz im Gegenteil. Es sind noch einige Neuheiten auf dem Weg. Smartplan hat sich noch nie so rasant weiterentwickelt wie zur Zeit und wir freuen uns darauf, euch in der kommenden Zeit noch besser durch Smartplan unterstützen zu können.