Neu bei Smartplan: Das Arbeitszeitkonto

19.10.2021

Kurz vor den Sommerferien haben wir bereits durchsickern lassen, dass wir uns mittendrin in der Arbeit zu einer brandneuen Funktion befinden - und nun können wir euch endlich mit Freuden mitteilen, dass es soweit ist!

Ab heute bietet dir Smartplan eine komplette Übersicht über die Stundenbilanzen deiner Angestellten. Ich würde sagen, lass uns das direkt einmal näher anschauen.

Was beinhaltet das neue Arbeitszeitkonto in Smartplan?

Das Arbeitszeitkonto ermöglicht es dir nachzuverfolgen, ob deine Mitarbeiter/-innen in dem Zeitrahmen arbeiten, der für sie vorgesehen ist - entweder auf einer wöchentlichen oder monatlichen Basis.

Dies eröffnet einem eine ganze Fülle an neuen Möglichkeiten, um seine Angestellten sinnvoll und korrekt in der Dienstplanung zu berücksichtigen.

Mit den neuen Stundenbilanzen kannst du zum Beispiel:

• für alle Mitarbeiter/-innen eine Art Gleitzeitkonto erstellen und verwalten.
• sicherstellen, dass alle Mitarbeiter/-innen, die nach Lohnstunden vergütet werden, letzendlich auch für so viele Stunden eingeteilt werden, wie vertraglich vereinbart ist.
• bei den Festangestellten überprüfen, ob sie nach und nach ihre angesammelten Überstunden auch wieder abbauen.
• analysieren, ob du deine Prioritäten in der Dienstplanung so gesetzt hast, dass du die dir zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal nutzt.

All das und noch mehr kann durch diese neue Funktion realisiert werden. Und das Beste daran? Das Ganze ist mit nur wenigen Klicks eingerichtet und läuft danach wie von selbst. Du kannst die Bilanzen sogar rückwirkend erstellen.

Wie das Ganze genau funktionert?

Erstelle Arbeitszeitkonten auf deinem Smartplan Konto

Wenn du das Smartplan Arbeitszeitkonto das erste Mal verwendest, musst du zu Beginn einige Präferenzen dahingehend festlegen, wie die Stundenbilanzen errechnet werden sollen. Das ist möglich unter “Einstellungen” -> “Smartplan Einstellungen” -> “Arbeitszeitkonto”. Aktiviere hier zunächst einmal die Funktion für euren Account.

Nun kannst du in den generellen Einstellungen für die Mitarbeiter/-innen entscheiden, ob ihre Stundenbilanzen über die geplanten Stunden im Dienstplan oder über ihre tatsächliche geleistete Arbeitszeit berechnet werden soll. Hier hast du die Wahlmöglichkeiten zwischen den Berechnungs-Optionen Geplante Arbeitszeit minus Soll-Wert, Geleistete Stunden minus Soll-Wert oder Geleistete Stunden minus geplante Stunden.

Darüber hinaus kannst du auch festlegen, ob die Angestellten die Möglichkeit haben sollen ihre eigenen Stundenbilanzen einzusehen oder nicht.

Unterhalb der allgemeinen Einstellungen besteht nun auch noch die Möglichkeit die Einstellungen für jede einzelne Person individuell einzurichten. In der linken Spalte findest du alle Namen aufgelistet, die mit dem Smartplan Konto verknüpft sind; hierkannst du nun für jede einzelne Person Folgendes definieren:

• Art der Berechnung
• Sichtbarkeit
• Zeitraum
• Soll-Wert

Berechnung und Sichtbarkeit sind identisch mit den zuvor erwähnten allgemeinen Einstellungen. Diese Einstellung brauchst du nur dann zu verändern, wenn ein bestimmer Mitarbeiter oder eine bestimmte Mitarbeiterin eine andere Konfiguration haben soll als die Standardeinstellungen, die eingangs für das Konto definiert wurden. Änderst du zu einem späteren Zeitpunkt die allgemeinen Einstellungen, so überschreibt dies nicht automatisch die individuellen Einstellungen, die du für einzelne Angestellte vorgenommen hast - in diesem Fall würden immer die zuvor manuell definierten Einstellungen priorisiert werden und gültig bleiben.

In der Spalte Soll-Wert gibst du den konkreten Stundensatz an, der für den einzelnen Mitarbeitenden vertraglich festgesetzt wurde. Für das Erstellen eines neuen Soll-Wertes, wähle bitte zunächst ein Startdatum für die Berechnung. Daraufhin definierst du die Stundenzahl, die als Richtwert dienen soll und schlussendlich musst du noch entscheiden, ob dieser Richtwert jeweils für eine Woche oder einen Monat gilt.

Ein Soll-Wert muss eingestellt werden, ungeachtet der Methode, wie die Stundenbilanz deiner Angestellten berechnet wird. Es gilt also: Selbst wenn du die Variante Geleistete Stunden minus geplante Stunden gewählt hast, musst du immer noch einen Soll-Wert definieren; dieser Wert wird dann jedoch nicht in die weitere Berechnung mit einbezogen.

Wenn sich die Soll-Werte deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen irgendwann ändern sollten, kannst du hier ebenfalls neue Soll-Werte definieren. Klicke dafür einfach auf “Neuen Soll-Wert hinzufügen”. Nötig könnte dieser Schritt beispielsweise sein, wenn sich der Vertrag einer Person ändert und diese nun entweder mehr oder weniger Stunden als zuvor arbeiten soll.

Mit einen Klick auf “Speichern” kannst du die von dir vorgenommene Einstellungen natürlich speichern, sodass du jeden Soll-Wert nur einmalig für die jeweilige Person einzustellen brauchst. Es sei denn natürlich, du nimmst gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt eine Anpassung am Soll-Wert vor, in dem Fall musst du die Ändeurng einfach nur erneut abspeichern.

Berechnung der Stundenbilanzen der Mitarbeiter/-innen

Wenn es um die Übersicht der Stundenbilanz der Mitarbeiter/-innen geht können wir dir versprechen, dass sich zu der Ansicht zuvor nicht viel geändert hat. Im Stundenprotokollder  “Zeiterfassung” kannst du zu jeder Zeit mitverfolgen, wie die Stundenbilanzen für einen bestimmten Zeitraum aussehen.

Klickst du in der Spalte “Bilanz”auf den jeweiligen Gesamtwert, wird sichtbar wie die jeweilige Stundenbilanz des Angestellten errechnet wurde. Die Bilanz eines Zeitraumes wird automatisch in den darauffolgenden Zeitraum übertragen.

Auf dem folgenden Bild kannst du sehen, dass im Monat Oktober ein Stundenausgleich in Form von Überstundenabbau stattgefunden hat: Das heißt: Wenn dein/-e Mitarbeiter/-in zum Beispiel Überstunden angesammelt hat, kannst du einen Ausgleich zu seinem oder ihrem Arbeitszeitkonto hinzufügen, die dann gegengerechnet wird. Ein Ausgleich kann sowohl einen negativen als auch positiven Wert enthalten und außerdem benennst du selbst die Art des Ausgleichs. Es muss sich also nicht immer um Überstundenabbau handeln. Du kannst den Ausgleich perfekt an deine Bedürfnisse anpassen.

FAQs

Es gibt ein paar Fragen, dessen Anworten sicherlich wichtig für dich sind wenn es darum geht, wie unser Arbeitszeitkonto funktioniert. Daher möchten wir einige von ihnen hier nun einmal durchgehen.

“Ich habe eingestellt, dass der Soll-Wert meines Angestellten immer für jeweils einen Monat gelten soll. Was passiert nun, wenn ich die Stunden für 1,5 Monate nachschlage?”

Wenn du ausgewählt hast, dass die Stundenbilanz des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin monatlich berechnet werden soll, werden alle Monate, die in deiner Suche inkludiert sind, in der Berechnung der Stundenbilanz mitbedacht.

Das bedeutet zum Beispiel: Wenn du die Stunden im Zeitraum 16. August bis 30. September nachgeschlagen hast, werden sowohl der ganze August als auch der ganze September in die Stundenbilanz miteinbezogen. Gleiches Prinzip greift, wenn du beispielsweise die Stunden vom 16. August bist zum 15. Oktober nachschlägst. Hier werden dann die kompletten Monate August, September und Oktober in die Berechnung miteinbezogen.

Daher gilt: Unabhängig davon wie lang der Zeitraum deiner Suche ist, die Stundenbilanz wird alle Monate in ihrer vollen Länge enthalten und ausweisen.

“Ich habe eingestellt, dass der Soll-Wert meines Angestellten immer für jeweils eine Woche gelten soll. Was passiert nun, wenn ich die Stunden für 1,5 Wochen nachschlage?”

In diesem Fall würden wir die Frage wie zuvor beantworten. Alle Wochen, die Teil der Suche im Stundenprotokoll sind, werden in ihrer vollen Länge in die Berechnung der Stundenbilanzen inkludiert.

Das bedeutet zum Beispiel, wenn du eine Suche startest, die Donnerstag in KW 34 beginnt und am Sonntag in KW 35 endet, werden die Wochen 34 und 35 komplett bei der Berechnung der Stundenbilanz berücksichtigt.

“Die Einstellung für einen meiner Angestellten lautet “Geleistete Arbeitszeit minus Sollwert”. Was passiert, wenn ich jetzt im Stundenprotokoll einen Zeitraum ansehe, der noch in der Zukunft liegt?”

Wenn du eingestellt hast, dass die Stundenbilanz eines Angestellten auf der “geleisteten Arbeitszeit” basieren soll, dann basiert sie auf den tatsächliche gearbeiteten und von Smartplan registrierten Arbeitsstunden. Geleistete Schichten kann ein Angestellter natürlich nur in zurückliegenden Zeiträumen haben. Wenn du daher eine Suche startest, in die “noch nicht geleistete Arbeitsstunden” eingehen, sind es stattdessen die geplanten Stunden, die in die Berchnung der Bilanz für diese Schichten einfließen.

Das bedeutet: Wenn du zum Beispiel am 31. Oktober die Stunden im Zeitraum 1. Oktober - 30. November nachschlägst, werden für den Monat Oktober die geleisteten Stunden als Basis der Berechnung genommen, während es im November die geplanten Stunden sind, auf der die Berechnung basiert.

“Kann ich die jetzigen Stundenbilanzen meines Personals zu Smartplan hinzufügen?”

Ja. Wenn du bereits Bilanzen über die Stunden geführt hast und nun mit dem Arbeitszeitkonto von Smartplan weiterarbeiten möchtest, kannst du den momentanen Stand einfach als Ausgleich zu den Arbeitszeitkonten deiner Mitarbeiter/-innen auf Smartplan hinzufügen. Auf diese Weise musst du nicht ganz von vorn beginnen.

Hinzufügen kannst du die bisherigen Stundenbilanzen direkt in der Kategorie “Zeiterfassung”.

“Können wir das Smartplan Arbeitszeitkonto für Schichten benutzen, die bereits vergangen sind?”

Ja. Die Stundenbilanzen basieren auf dem Startdatum, dass du bei der Erstellung des ersten Soll-Wertes angibst. Wenn du also möchtest, dass Smartplan die Stundenbilanzen ab Beginn dieses Jahres ausrechnen soll, füge der Person einfach einen Soll-Wert hinzu, der ab dem 1. Januar 2021 beginnt.

Die neue Funktion ist für alle unsere Kunden zugänglich und es ist daher nicht notwendig, Smartplan Plus dafür hinzuzubuchen. Wenn du Fragen zu dieser Neuerung hast, zögere nicht uns zu kontaktieren. Du kannst uns entweder direkt im Chat schreiben oder eine E-Mail an support@meinsmartplan.de schicken.