Dienstpläne zeitsparend & übersichtlich gestalten
Smartplan bringt Ruhe ins Chaos. Passe den Personalbedarf flexibel deinen Gegebenheiten an und sei immer bestens über Anfragen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten deines Teams informiert.
3 Arten der Personalplanung
Es liegt ganz bei dir, auf welche Weise du deinen Dienstplan gestalten möchtest. Letztendlich hängt die Wahl der passenden Strategie davon ab, wie viel Kontrolle du über den Planungsprozess behalten möchtest. Wir zeigen dir jetzt drei Dienstplan-Strategien in Smartplan mit jeweils hoher, mittlerer und wenig Kontrolle.
Behalte die volle Kontrolle, indem du die Schichtbesetzung selbst festlegst...
Wenn du die Zuteilung der Angestellten auf die Schichten gerne eigenständig koordinieren möchtest, empfehlen wir diese Methode.
Personalbedarf erstellen
Erstelle Schichten einfach direkt im Dienstplan oder nutze eine Vorlage, sofern sich dein Personalbedarf weitestgehend immer wiederholt. Wenn du zu Beginn erst mal nur freie Schichten erstellst, kannst du bei der späteren Besetzung der Schichten die individuellen Wünsche der Angestellten mitberücksichtigen.
Regeln vorgeben
Darf eine gewisse Anzahl an Stunden pro Woche nicht überschritten werden? Oder sollen zwischen den Schichten mindestens 11 Stunden Pause liegen? Diese und viele andere Dinge kannst du als Regeln im Dienstplan-Tool hinterlegen. Der Smartplan Assistent überprüft dann während der Planung laufend, ob alle aktiven Regeln eingehalten werden.
Wünsche entgegennehmen
Wenn du sicher wissen möchtest, ob die Angestellten gewisse Schichten übernehmen können, kannst du den Dienstplan für Wünsche seitens des Personals öffnen. Die Beschäftigten geben dann an, in welchen Zeiträumen sie Zeit hätten und du kannst dies anschließend in deine Planung mit einfließen lassen.
Schichten besetzen
Du kannst Schichtbesetzungen bereits bei der Erstellung der Schichten festlegen, egal ob im Dienstplan oder in der Vorlage. Wenn du aber mit der Besetzung wartest, bis du weitere Informationen (wie z.B. die Wünsche des Personals) erhalten hast, kann dein Dienstplan noch präziser werden.
...Oder erstelle den Personalbedarf und lasse Smartplan den Dienstplan füllen...
Wenn du keine Lust und Zeit hast, die Schichten deines Dienstplans manuell zu verteilen, kannst du diese Arbeit auch einfach dem Smartplan Assistenten überlassen.
Personalbedarf erstellen
Um dir eine Personalbesetzung vorschlagen zu können, muss der Assistent natürlich erst einmal wissen, wie viele Schichten es zu besetzen gibt. Erstelle daher als Erstes eine Reihe freier Schichten - entweder direkt im Dienstplan oder in der Vorlage, sofern sich dein Personalbedarf öfters wiederholt.
Regeln einrichten
Im Dienstplan-System kannst du Regeln für die Arbeitszeiten deines Personals definieren. Dürfen sie eine gewisse Anzahl an Arbeitstagen oder -stunden pro Woche nicht überschreiten? Der Assistent berücksichtigt diese Regeln beim Besetzen des Dienstplans.
Wünsche entgegennehmen
Wenn du vermeiden möchtest, dass nachträglich viele Änderungen am veröffentlichten Dienstplan gemacht werden müssen, kannst du die Beschäftigten vorab ihre bevorzugten Arbeitszeiten einreichen lassen. Der Assistent wird dafür sorgen, dass Mitarbeitende nur in Zeiträumen eingeteilt werden, in denen sie verfügbar sind.
Besetzungsvorschlag anfordern
Wenn du bereit bist, kannst du den Assistenten mit nur einem Klick darum bitten, deinen Dienstplan zu besetzen. Unter Berücksichtigung der Regeln, Wünsche und Abwesenheiten schlägt der Assistent dir dann die bestmögliche Dienstplanbesetzung vor.
...Oder erstelle freie Schichten und lasse das Personal selbst wählen
Gebe den Dienstplan frei, ohne die Schichten zugeteilt zu haben. Die Angestellten übernehmen diese dann selbständig, nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst".
Personalbedarf erstellen
Erstelle zuerst freie Schichten, die deine Angestellten übernehmen können. Wenn sich dein Personalbedarf oft wiederholt, solltest du die Schichten bevorzugt in der Vorlage erstellen. Anderenfalls fügst du sie einfach direkt im Dienstplan ein.
Dienstplan freigeben
Sobald du den Dienstplan veröffentlichst, wird er sichtbar für deine Angestellten, und sie können daraufhin mit der Übernahme der Schichten beginnen. Sie können nur die Schichten übernehmen, dessen Jobposition sie auch besitzen.
Administratorbestätigung
Dürfen Mitarbeitende Schichten direkt übernehmen? Oder möchtest du gerne ein wenig Kontrolle darüber haben, wer welche Schichten bekommt? Wenn du eine Administratorbestätigung voraussetzt, müssen Mitarbeitende die Übernahme einer Schicht zuerst anfragen, und du kannst dies dann anschließend genehmigen oder ablehnen.
“Bei unserer Dienstplanerstellung muss einiges berücksichtigt werden: Z. B. Mitarbeiter, die nur einmal pro Monat eingesetzt werden können oder Anfänger, die nur mit einem erfahrenen Mitarbeiter eingeplant werden dürfen. Hinzu kommen Urlaube und Wunscharbeitstermine. Dies alles unter einen Hut zu bekommen, war eine echte Qual und hat viel Zeit gekostet.
Bis jetzt: Seit wir Smartplan nutzen ist ein neuer Dienstplan eine Sache von Minuten.”
So leicht erstellst du deinen Dienstplan in Smartplan
1. Zeitraum wählen und Vorlage einfügen
In Smartplan haben alle Dienstpläne ein konkretes Start- und Enddatum. Das bedeutet, dass du zu Beginn eines jeden neuen Dienstplans zuerst einen Zeitraum definieren musst. Die meisten Kund/-innen planen immer für je 1-2 Monate, aber die Entscheidung liegt ganz bei dir.
Wenn sich der Personalbedarf bei mehreren Dienstplänen ähnelt, bietet es sich an, den Dienstplan über das Vorlagen-Tool zu erstellen. Die Schichten müssen nur einmalig in der Vorlage angelegt werden. Danach kannst du die Vorlage beliebig oft bei anderen Dienstplänen einfügen.
2. Nach Qualifikation planen
Für jede einzelne Schicht im Dienstplan muss eine Jobposition angegeben werden. Die Jobposition gibt an, um welche grundlegende Arbeitsaufgabe es sich handelt und welche Qualifikation der oder die Angestellte mitbringen muss, um die Schicht übernehmen zu können. So kannst du dir sicher sein, dass die Person auch wirklich im Stande ist, die Aufgaben korrekt auszuführen.
3. Bei Wiederholungen Schichten kopieren
Wenn du an mehreren Stellen im Dienstplan einen ähnlichen oder gleichen Personalbedarf hast, kannst du Zeit sparen und deinen Dienstplan mit Hilfe der Kopier-Funktion ausfüllen. Im Dienstplan-Tool können sowohl Zeiträume, Tage, Wochen und sogar einzelne Personen kopiert werden. Das Erstellen eines Dienstplans wird so zu einer Sache von Minuten.
4. Während der Planung alles im Blick
Mit unserem Dienstplan-System hast du jederzeit im Blick, wie viele Stunden du bereits für den Dienstplan und die einzelnen Angestellten eingeplant hast. Du kannst auswählen, ob du die Stunden des gesamten Personals oder nur einer einzelnen Person einsehen möchtest. Außerdem kannst du auf eine beliebige Woche klicken, um eine detailliertere Einsicht in die Stundenverteilung zu bekommen.
Alle Funktionen des Dienstplan-Tools im Überblick
Unser Dienstplanungssystem vereint alle Funktionen, die du zur Erstellung deines Online-Dienstplans benötigst. Du allein bestimmst, ob du dabei all unsere Funktionen oder nur einige augewählte Funktionen nutzt.
Zeitraum frei wählen
Alle Smartplan Dienstpläne werden mit einer konkreten Dauer erstellt. Du kannst selbst entscheiden, über welchen Zeitraum dein Dienstplan sich erstreckt.
Vorlagen einfügen
Wenn sich dein Personalbedarf wiederholt, erstelle eine Vorlage. Bei deinem nächsten Dienstplan kannst du die Vorlage wieder einfügen.
Neue Nutzer erstellen
Erstelle neue Nutzerprofile für die Angestellten direkt über das Dienstplan-Tool und füge sie anschließend sofort im Dienstplan ein.
Schnelles Kopieren
In Smartplan kannst du Zeitblöcke, Tage, Wochen und Personen kopieren. So sparst du dir beim Füllen des Dienstplans viele Klicks.
Volle Stundenübersicht
Im Dienstplan-Tool hast du die Stunden deines Personals immer im Blick. So kannst du eine gerechte Verteilung gewährleisten.
Filter
Nutze den Filter für einen schnellen Überblick über die Schichten einer bestimmten Jobposition. Sie werden dann im Dienstplan hervorgehoben.
Regeln definieren
Mit der Einrichtung gewisser Regeln zu den Arbeitszeiten des Personals, kannst du gewährleisten, dass diese bei der Planung sicher eingehalten werden.
Regelbrüche erkennen
Sollte eine der Regeln gebrochen werden, macht der Assistent dich darauf aufmerksam. Du kannst dann entscheiden, ob du die Schicht entsprechend anpasst oder nicht.
Wünsche einholen
Du kannst den Dienstplan für Wünsche seitens deines Personals öffnen, damit sie während ihrer zugeteilten Schichten auch wirklich arbeiten können.
Besetzungsvorschlag
Mit einem einzigen Klick bringst du den Assistenten dazu, die Schichten deines Dienstplans zu besetzen. So vermeidest du jede Menge manuelle Arbeit.
Standort wechseln
Wenn du den Dienstplan aus Versehen für einen verkehrten Standort erstellt hast, kannst du dies schnell und unkompliziert direkt im Dienstplan-Tool korrigieren.
Dienstplan freigeben
Wenn die Planung abgeschlossen ist, kannst du den Dienstplan mit dem Team teilen. Du kannst bei Bedarf jederzeit zur Bearbeitung zurückkehren.
“Gestern habe ich den Dienstplan für das restliche Jahr erstellt. Das hat etwa 25 Minuten gedauert. Ich kann leicht den Überblick darüber behalten, wer mir zur Verfügung steht. Es funktioniert alles. Es läuft einfach.”