Dienstplan-Software für die Gastronomie
Diese 6 Dinge solltest du bei deiner Wahl beachten
Viele Aufgaben, wenig Zeit
Inhaber/-innen in der Gastronomie wird einiges abverlangt. Bei der Leitung eines Cafés, Restaurants oder Cateringservice werden zu Beginn oft die verschiedensten Aufgaben von ein und derselben Person koordiniert:
Personalplanung, Buchhaltung, Lohnabrechnungen, Einkauf, Marketing - die Liste ließe sich ewig weiterführen.
Wächst das Geschäft, ist dies natürlich eine positive Entwicklung - es steigen jedoch auch die Komplexität und der Umfang an Aufgaben, die fristgerecht und fachkundig erledigt werden müssen. Der Tag eines Restaurantbesitzers bzw. Restaurantbesitzerin besteht aber weiterhin nur aus 24 Stunden.
Somit stellt sich einem ab einem gewissen Punkt die Frage, ob man einige Geschäftsprozesse nicht lieber auslagert oder sie digitalisiert, um die Effizienz zu erhöhen.
Kapazitäten freimachen durch eine digitale Personaleinsatzplanung
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an Software-Anbietern für jeden noch so kleinen Aufgabenbereich eines Unternehmens. Man sollte sich also zuerst einmal darüber klar werden, welche Tätigkeiten derzeit am meisten Zeit in Anspruch nehmen und wo man hier durch den gezielten Einsatz einer Software dementsprechend auch am meisten Zeit (und Geld) einsparen kann.
Die Dienstplanung bzw. “Personaleinsatzplanung” macht in der Gastronomie einen großen Teil des administrativen Aufwands aus. Warum ist das so? Hier ein paar Gründe:
Schwankender Personalbedarf
Anders als der klassische “9-to-5-Job” im Büro können die Arbeitszeiten und der Personalbedarf in einem Café oder Restaurant sehr stark schwanken, zum Beispiel saisonbedingt oder durch Sonderveranstaltungen. Unterschiedliche Dienstpläne von Woche zu Woche sowie kurzfristige Änderungen am Schichtplan sind somit keine Seltenheit.
Hoher Anteil an Teilzeitkräften
Dass in der Gastronomie überwiegend Minijobber, Saisonkräfte und andere Teilzeitangestellte arbeiten, ist kein Geheimnis. Oft gibt es also mehr Personal als Schichten, was eher die Frage nach der optimalen Besetzung in den Vordergrund rückt. Bei Teilzeitkräften muss verstärkt auf die individuelle Lebenssituation geachtet werden, da der Job schließlich nur einen Teil ihres gesamten Alltags ausmacht. Parallel die Lebensumstände aller bei der Schichtbesetzung zu berücksichtigen, erhöht die Komplexität für den Dienstplanenden enorm.
Flexible Arbeitsaufgaben
Die Arbeitsaufteilung im Gastro-Gewerbe ist eher flexibel aufgestellt, da ein und dieselbe Person oft nach Bedarf als Springer/-in in verschiedenen Bereichen fungieren muss. Zum Beispiel kann jemandes Zuständigkeitsbereich standardmäßig im Service liegen, an sehr vollen Tagen kann die Person aber auch als zusätzliche Spülkraft eingesetzt werden. Das Anforderungs- und Qualifikationsmanagement ist in dieser Branche also sehr wichtig, um die verfügbare Arbeitskraft möglichst effektiv verteilen zu können.
Schichten müssen zwingend besetzt sein
Als Dienstleistungsgewerbe ist das Personal der Dreh- und Angelpunkt der Gastronomie. Ohne sie kann das tägliche Geschäft nicht durchgeführt werden. Fällt beispielsweise jemand in einer Werbeagentur unerwartet aus, ist das meist nicht sehr tragisch. Die Person setzt ihre Arbeit einfach am Folgetag fort. In einem kleinen Café mit 7 Angestellten könnte der Wegfall einer Servicekraft jedoch ein großes Problem werden, da zeitnah Ersatz gefunden werden muss. Hier benötigt man ein gutes System, um bei Ausfällen schnell umdisponieren zu können.
Viele versuchen mit ausgeklügelten Excel-Systemen diese komplexen Anforderungen abzudecken - doch Excel stößt schnell an seine Grenzen. Bei kurzfristigen Anpassungen des Dienstplans, muss die aktuelle Version entweder neu ausgedruckt oder die Neuerung händisch in den aushängenden Dienstplan übertragen werden. Zusätzlich müssen betroffene Mitarbeiter/-innen dann noch benachrichtigt werden.
Praktisch geht anders.
Fazit: Wenn man sich als Inhaber/-in eines Lokals dazu entschließt, einen Teil der eigenen Arbeit abzugeben, wäre eine spezielle
Dienstplan-Software
eines der ersten Dinge, die man dabei in Betracht ziehen sollte. Wir zeigen dir, welche Kriterien ein solches System optimalerweise erfüllen sollte.
Diese Punkte solltest du bei der Wahl eines Dienstplan-Systems beachten
Möchte man seine Dienstplanung digitalisieren, stehen eine Vielzahl von Anbietern und Programmen mit teils sehr unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten bereit. Daher sollte man sich vorab schon einige Kriterien bewusst machen, die für einen persönlich und die Gastronomiebranche generell relevant sind. So kann man die Suche etwas eingrenzen.
Wir möchten dir im Folgenden zeigen, woran du eine gute Dienstplan-Software erkennst und wie unser eigenes System “Smartplan” in Bezug auf diese Punkte abschneidet.
1: Bevorzuge cloud-basierte Web-Anwendungen
Web-Apps sind im Bereich der Dienst- und Personalplanung auf jeden Fall vorzuziehen. Diese müssen weder installiert noch regelmäßig aktualisiert werden. Web-Anwendung sind immer auf dem neuesten Stand und von überall aus abrufbar. Du musst also nicht lokal an deinem Rechner sitzen, um einen Einblick in deine Dienstplanung zu erhalten, sondern kannst dies auch direkt von unterwegs tun - sofern du natürlich über eine Internetverbindung verfügst. Noch dazu brauchst du dir bei einer Cloud-Lösung keine Sorgen um deine Daten zu machen, denn sie sind immer sicher auf den Servern der Cloud gespeichert.
Was Smartplan bietet:
Da es sich um eine web-basierte Anwendung handelt, ist Smartplan durchgängig und von überall aus abrufbar. Du kannst die Smartplan-Dienstplanung von jedem Endgerät aus öffnen, das einen Browser und Zugang zum Internet hat. Für mobile Endgeräte wie Smartphones stellen wir zusätzlich eine gratis App zur Verfügung, um eine optimale Bedienbarkeit zu gewährleisten.
2: Kosten und Nutzen abwägen - was ist wirklich nötig?
Auch bei Anbietern für Dienstplanungs-Software gibt es preislich keine Grenze nach oben. Viele Anbieter sind auf gewisse Branchen oder Großkunden hochspezialisiert und werben mit einer Integration einer Vielzahl von recht spezifischen Funktionen. Ob das alles für ein kleineres Lokal wirklich wichtig ist? Mache dir daher eine Liste über die Funktionen, die dein Online-Dienstplaner unbedingt leisten muss und eine mit den Funktionen, die wichtig, aber nicht zwingend notwendig sind. Wenn du bei Letzterem ein wenig kompromissbereit bist, kannst du durchaus preiswerte Lösungen finden. Sehr simple Dienstplanungs-Tools gibt es teilweise sogar gratis. Achte darauf, dass das Programm schnell und intuitiv zu verstehen ist und ein Wechsel somit keinen großen Aufwand darstellt.
Was Smartplan bietet:
Smartplan bewegt sich sowohl was die Funktionen angeht als auch preislich im Durchschnitt und ist somit bestens für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet. Abgesehen von hilfreichen Tools für die Personaleinsatzplanung an sich, kannst du mit Smartplan auch Abwesenheiten verwalten, Arbeitsbereiche zuweisen, Arbeitszeiten registrieren und anpassen, intern kommunizieren, Zeitkonten führen und eine einfache vorbereitende Lohnbuchhaltung durchführen.
3: Möglichkeit zur Hinterlegung persönlicher, betrieblicher und gesetzlicher Vorgaben
Der Gesetzgeber hat im Arbeitsrecht verschiedene Vorgaben verankert, manche davon auch speziell für das Gastronomiegewerbe. So darf hier zum Beispiel an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden, sofern innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag eingeplant wird. Im Optimalfall berücksichtigt die gewählte Dienstplanungssoftware diese Vorgaben bereits automatisch, andernfalls sollten diese zumindest manuell hinterlegbar sein. Auch was die Anforderungen und Erwartungen von dir als Arbeitgeber und der Belegschaft an den Dienstplan angeht, sollte es möglich sein, diese bis zu einem gewissen Grad zu berücksichtigen. Je mehr Vorgaben sich einpflegen lassen, desto weniger fehleranfällig wird die Dienstplanung sein.
Was Smartplan bietet:
Bei der Dienstplanung unterstützt dich unser digitaler “Assistent” durch Funktionen wie die Abfrage von Wunscharbeitszeiten, Berücksichtigung selbst hinterlegter Regeln in Bezug auf die Abwesenheiten, Arbeitsstunden und Arbeitstage sowie Empfehlungen zu einer optimalen Schichtbesetzung. Gesetzliche Vorgaben werden nicht automatisch berücksichtigt, da wir eine Standardlösung für viele verschiedene Länder bieten, aber ein Großteil davon kann manuell eingestellt und hinterlegt werden.
4: Ein dynamisches System, dass dich im Alltag begleitet
Das optimale Dienstplansystem sollte dich nicht nur bei der erstmaligen Erstellung des Dienstplans unterstützen, sondern auch die vielen alltäglichen Änderungen am Dienstplan abbilden können, die in dieser Branche unumgänglich sind. Es braucht also einen dynamischen Schichtplan, der sich auch nachträglich flexibel anpassen lässt und einen ggf. noch dabei unterstützt - beispielsweise wenn bei einem plötzlichen Krankheitsfall Ersatz gefunden werden muss. Wichtig ist dabei auch die Dokumentation: Es muss immer nachvollziehbar sein, wann und von wem die Änderungen vorgenommen wurden.
Was Smartplan bietet:
Der Dienstplan ist bei uns nach Veröffentlichung nicht in Stein gemeißelt. Schichtzeiten können weiterhin angepasst und Schichtbesetzungen geändert werden. Praktisch dabei: Smartplan informiert die Mitarbeiter/-innen umgehend und automatisch über alle Änderungen, die sie betreffen. Fällt jemand kurzfristig aus, zeigt Smartplan dir an, welche Personen derzeit frei haben und für die Schicht in Frage kämen. Für jede Schicht gibt es eine eigene Schichthistorie, die transparent aufzeigt, wer wann welche Änderung mit welcher Begründung durchgeführt hat.
5: Mehr Autonomie für dein Personal = weniger Aufwand für dich
Ein umfangreicher Employee Self Service innerhalb des Dienstplan-Programms deiner Wahl ist von entscheidender Bedeutung. Der “ESS” ermöglicht es deinen Mitarbeiter/-innen, aktiv am Geschehen teilzunehmen, indem sie z.B. ihre Mitarbeiterdaten selbst einsehen und einpflegen können oder eigenständig Genehmigungsprozesse starten können (beispielsweise einen Urlaubsantrag oder die Übernahme einer Schicht). Konkret bedeutet das: Je mehr Verantwortung du deinen Angestellten überträgst, ihre Zeitkonten und Schichten selbstständig zu verwalten, desto mehr Zeit hast du, um dich wesentlicheren Aufgaben zu widmen.
Was Smartplan bietet:
Die Interaktion zwischen den Angestellten untereinander sowie zwischen Angestellten und Vorgesetzten (Admins) ist ein Grundpfeiler des Smartplan-Systems. Aktivierte User können bequem die Dienstpläne, ihre eigenen Daten, persönlichen Schichten sowie ihr Stundenkonto einsehen. Während der Planungsphase können sie ihre Verfügbarkeiten angeben. Nach Veröffentlichung des Dienstplans können sie dann frei untereinander Schichten abgeben und tauschen. Zudem können sie Anträge auf Urlaub einreichen oder sich krank melden. Wie weitreichend diese Befugnisse sein sollen, kannst du in den Einstellungen festlegen.
6: Flexible Preiskonditionen
Verständlicherweise versucht man bei einem begrenzten Budget die Ausgaben möglichst gering zu halten. Bei der Suche nach einem passenden Dienstplanungs-Tool sollte man daher Anbieter mit hohen Pauschalbeträgen, Einrichtungs- oder Lizenzgebühren vermeiden. Stattdessen sollte man lieber einen Anbieter mit einem Preismodell wählen, dass auf der Anzahl der Nutzer/-innen basiert. Als kleiner Betrieb würde man hier dementsprechend auch weniger zahlen. Darüber hinaus sollte man als kleiner gastronomischer Betrieb langfristige Vertragsbindungen möglichst meiden, da man in dieser Branche oft starken Schwankungen unterliegt und man die Konditionen jederzeit flexibel anpassen können muss.
Was Smartplan bietet:
Wir bieten unseren Kunden ein offenes Abo-Modell an. Bei Abschluss eines Abonnements und Einrichtung des Kontos fallen keine zusätzlichen Gebühren an. Die Zahlung erfolgt monatlich und im Voraus. Bestehende Abonnements können zu jeder Zeit angepasst, fristlos gekündigt oder auch kostenfrei pausiert werden. Die Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer/-innen, jeweils in Schritten von je 15 Nutzer/-innen. Somit bietet das kleinstmögliche Abonnement Zugriff zu Smartplan für bis zu 15 Angestellte. Mehr dazu hier.
“Uns war von Anfang an wichtig, auf die Wünsche unserer Mitarbeiter:innen bei der Dienstplanung einzugehen. In der Gründungsphase haben wir die Dienstplanwünsche mit einem interaktiven PDF-Dokument gesammelt und daraus den Dienstplan gebaut.
Da wir sehr schnell gewachsen sind, waren wir froh, als wir Smartplan gefunden haben. Besonders das schnelle und übersichtliche Eintragen der Dienstplanwünsche und die Möglichkeit, Schichten direkt über die App zu tauschen, haben unseren Mitarbeiter:innen und uns viel Arbeit abgenommen. Endlich brauchen wir nicht mehr umständlich mehrere Listen zu führen, um die Wünsche unserer Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen.”
Ist Smartplan das passende System für dich? Finde es heraus!
Bist du neugierig geworden, was Smartplan im Detail anbietet und wie es deine Personalplanung vereinfachen kann?
Dann beginne gerne einen komplett kostenlosen und unverbindlichen Probemonat bei uns. So kannst du das System ganz in Ruhe kennenlernen und herausfinden, ob es den Anforderungen deines Cafés oder Restaurants gerecht wird. Dabei steht dir unser kompetenter Support gerne jederzeit zur Seite.