Alles, was du brauchst, um deinen Dienstplan online zu erstellen

Smartplan beinhaltet alles, was du benötigst, um ein für alle Mal von Excel, Papier und Co. loszukommen. Die Funktionen sind sehr bewusst ausgesucht und so angepasst, dass du das ein perfektes Werkzeug erhältst, um die Einteilung deines Personals optimal planen und verwalten zu können.
"einleuchtend von Anfang an"
"unglaublich benutzerfreundlich"
"weniger Arbeit für Dienstplanende"

Online Dienstplan auf dem Handy, Tablet und PC

Sei frei von Excel und erlebe welche Vorteile es mit sich bringt, wenn deine Angestellten den Dienstplan nun in der Hosentasche mit sich herumtragen. Smartplan ist erhältlich auf allen mobilen Geräten, sodass du immer auf dem Laufenden bist und schnell Änderungen vornehmen kannst.

  • Gratis Apps für iPhone und Android

  • Verfügbar im Browser, auf dem Tablet und Handy

  • Tausche Schichten und korrigiere den Dienstplan vom Handy aus

  • Finde blitzschnell die Kontaktdaten deiner Angestellten

  • Sende Nachrichten direkt in der Smartplan App auf deinem Handy

  • Verpasse niemals wichtige Änderungen

Hier kannst du mehr über Smartplan auf Mobilgeräten lesen.

Benutzerfreundliches Dienstplanungs-Tool, das für dich arbeitet

Smartplan ist ein benutzerfreundliches Dienstplanungssystem, das jeder problemlos bedienen kann. Schon nach wenigen Minuten bist du mitten drin in der Dienstplanung und erhältst Zugriff auf all die smarten Funktionen, die dir bei Excel fehlen.

  • Erstelle mühelos Dienstpläne mit wiederkehrenden Schichtmustern

  • Dienstplanung mit Vorlagen und Kopierfunktionen

  • Verteile deine Dienstpläne auf verschiedene Standorte

  • Kontrolliere, welche Qualifikationen für eine Schicht benötigt werden

  • Volle Stundenübersicht während der Planung

  • Vermeide Konflikte und stelle Regeln auf, die Smartplan für dich im Auge behalten soll

  • Schnelle Anpassung des Dienstplanes bei Änderungen

  • Berücksichtige Sonderwünsche deiner Angestellten

  • Lass dir von Smartplan eine optimale Schichtplanbesetzung vorschlagen

Würdest du gern mehr erfahren? Dann lese hier mehr über unser Dienstplanungssystem.

“Da wir sehr schnell gewachsen sind, waren wir froh, als wir Smartplan gefunden haben. Besonders das schnelle und übersichtliche Eintragen der Dienstplanwünsche und die Möglichkeit, Schichten direkt über die App zu tauschen, haben unseren Mitarbeiter:innen und uns viel Arbeit abgenommen. Jetzt brauchen wir nicht mehr umständlich mehrere Listen zu führen, um individuelle Wünsche zu berücksichtigen.”

Debora & Samin
Café Küstenkind

Automatische Dienstplanung, die alle Vorgaben und Stunden kontrolliert

Durch den Smartplan Assistenten erhältst du von Anfang bis Ende Unterstützung bei deiner Dienstplanung. Erstelle Regeln, auf die der Assistent achten soll und vermeide so Fehler und Konflikte. Du kannst den Planungs-Assistenten sogar bitten, dir basierend auf den Regeln und Wünschen der Angestellten eine optimale Besetzung vorzuschlagen.

  • Sammle Wünsche deiner Angestellten direkt in Smartplan

  • Lass dir basierend auf vordefinierten Regeln und eingereichten Wünschen einen Dienstplan von Smartplan vorschlagen

  • Lege fest, wie viele Stunden dein Personal pro Woche arbeiten darf Plus

  • Smartplan stellt sicher, dass deine Regeln und Bedürfnisse erfüllt werden Plus

  • Wähle selbst, welche Regeln der Assistent befolgen soll Plus

  • Erstelle allgemeine Regeln oder Regeln für einzelne Personen Plus

Erhalte mehr Informationen darüber, wie du deinen Schichtplan mit Hilfe unserer automatischen Dienstplanung noch leichter gestaltest.

Regeln für Mitarbeiter aufstellen

  • Allgemeine Regeln
  • Stefanie Lehmann
  • Ben Hansen
  • Janina Meibohm
  • Hannes Vogel
  • Carola Heins
Max. Stundenanzahl pro Woche
Max. Anzahl Arbeitstage in Folge
Max. Stundenanzahl pro Tag
Min. Stundenanzahl pro Woche
Min. Pausenzeit zwischen Schichten

Zeiterfassung und Lohn

Der Dienstplan ist freigegeben und trifft nun auf die Realität. Es werden Schichten getauscht, Arbeitszeiten korrigiert und Abwesenheiten registriert. Aber das bedeutet nicht, dass Smartplan dich nun im Stich lässt. Du hast durchgehend die volle Übersicht über alle Arbeitszeiten und vorgenommenen Änderungen, sodass du beruhigt die Lohnabrechnungen durchführen kannst.

  • Keine Missverständnisse - sei dir genau über die Leistungen bewusst, die du für dein Geld bekommst

  • Zahlst du Löhne auch bei Krankmeldungen oder nur für geleistete Stunden? Du entscheidest

  • Smartplan registriert, wenn Angestellte später gekommen oder früher gegangen sind

  • Benutzerfreundlicher und übersichtlicher Stundenauszug für die Lohnabrechnung

  • Erhalte detaillierte Stundenauszüge in Excel

  • Untersuche, korrigiere und bestätige Änderungen von Arbeitszeiten

  • Integration der Zeiterfassung durch die Stempeluhr

  • Exportiere Stunden in ein Lohnabrechnungssystem Plus

  • Verwalte Lohnzuschläge Plus

Erfahre mehr darüber, wie du mit Smartplan einen besseren Überblick über deine Zeiterfassung erhalten kannst.

“Für mich als Arbeitgeber ist die monatliche Auswertung nach Aufgabengebieten sehr schön, außerdem bin ich jetzt bei der Berechnung des Lohns nicht mehr auf Daten aus dem Geschäft angewiesen, sondern habe die Arbeitszeiten der Mitarbeiter an jedem Ort zu jeder Zeit verfügbar. ”

Robert
Tele Pizza Leipzig-Grünau

Stempeluhr Plus

Wünschst du dir eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, kannst du die benutzerfreundliche Stempeluhr von Smartplan benutzen. Öffne sie auf einem Tablet oder PC am Arbeitsplatz oder definiere einen geographischen Standort, von dem aus sich deine Angestellten direkt in der App einstempeln dürfen.

  • Ein- und Ausstempeln in nur wenigen Sekunden

  • Verfolge mit, ob deine Angestellten rechtzeitig kommen und gehen

  • Lasse die Mitarbeiter/-innen die Stempeluhr über PC, Tablet oder App nutzen

  • Du bestimmst, auf welchen Geräten die Stempeluhr benutzt wird

  • Lege selbst fest, was bei vorzeitigem Einstempeln passiert

  • Passe die Stempeluhr durch Regeln deinem Betrieb an

  • Registriere Pausenzeiten minutengenau

Lese mehr darüber, wie du durch die Smartplan Stempeluhr eine präzise Zeiterfassung erhältst.

Alle Nachrichten an einem Ort

Durch Smartplans Nachrichtensystem brauchst du nur an einem Ort zu schauen, um einen Überblick über die gesamte Kommunikation mit deiner Belegschaft zu erhalten.

  • Ein Posteingang für all deine Kommunikation

  • Sende Nachrichten an eine, mehrere oder alle Personen

  • Füge Anhänge hinzu

  • Erhalte Antworten von Mitarbeiter/-innen direkt in Smartplan

  • Hinterlege Nachrichten direkt in Dienstplänen

  • Sende schnelle Nachrichten mit der Smartplan App auf dem Handy

Lies mehr dazu, wie du an deine Mitarbeiter/-innen Nachrichten verschicken kannst.

Mitarbeiterprofile mit eigenen Infos und Dokumenten

Führe alle Informationen zu deinen Angestellten an einem Ort zusammen und rufe sie jederzeit vom Computer oder der App auf.

  • Hinterlege Arbeitsverträge

  • Greife schnell auf Kontaktdaten zu

  • Lade Handbücher und Richtlinien hoch

  • Stelle eine Liste über Notfallkontakte bereit

  • Speichere wichtige Daten für einzelne Angestellte (z.B. Geburtstage)

  • Lade für jede Person beliebig viele relevante Dateien hoch

Beschäftigst du Angestellte mit Festgehalt sowie stundenweiser Abrechnung? Verwalte ihre Anwesenheitsbilanzen mit Smartplan.

Überstundenkonto, Gleitzeitkonto, Stundenbilanz oder Arbeitszeitkonto. Begriffe gibt es viele, doch im Prinzip beschreiben sie alle ein ähnliches Prinzip. Mit Smartplan kannst du dir leicht einen Überblick verschaffen, damit niemand zu viele oder zu wenige Stunden bekommt.

  • Verwalte Überstunden

  • Lege Sollwerte auf wöchentlicher oder monatlicher Basis fest

  • Halte die vertraglich zugesicherten Stunden von Aushilfen ein

  • Überprüfe die derzeitige Stundenbilanz deiner Festangestellten

  • Passe die Stundenbilanz durch eventuelle Auszahlungen an

  • Erhalte die komplette Übersicht an einem Ort

Lies mehr zur Verwaltung des Überstundenkontos in Smartplan.

Urlaub, Abwesenheiten, Krankmeldungen und Überstundenabbau. Alles in Smartplan vereint.

Smartplan hilft dir dabei, den Überblick über die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden zu erhalten. Durch einen Abwesenheitskalender kannst du immer sehen, wer gerade abwesend ist. Smartplan nutzt diese Daten während der Dienstplanung, um dir anzuzeigen, wer dir zu einem gewissen Zeitpunkt für Schichtübernahmen zur Verfügung steht.

  • Erhalte einen Kalender, bei dem alle Abwesenheiten zentral vermerkt sind

  • Überprüfe und bestätige die Abwesenheiten, die deine Angestellten angefragt haben

  • Du bestimmst, was mit Schichten während der Abwesenheit passieren soll

  • Verhindert das Einteilen von Mitarbeiter/-innen, die abwesend sind

  • Exportiere Abwesenheiten in dein Lohnabrechnungssystem im Falle von bezahlten Abwesenheiten

Benachrichtigungen, die alle auf dem Laufenden halten

Push-Benachrichtigungen, SMS und E-Mails. Smartplan sorgt dafür, dass du und deine Angestellten immer darüber informiert seid, wenn sich etwas ändert. Durch die Benachrichtigungen finden freie Schichten und solche, die zum Tausch angeboten wurden, schneller einen neuen Besitzer (oder Besitzerin)..

  • Mitarbeiter/-innen werden benachrichtigt, wenn es Schichten gibt, die übernommen werden können

  • Keine Sorge darüber, ob wichtige Nachrichten angekommen sind

  • Sei immer up-to-date hinsichtlich Änderungen oder Anfragen zu freien Schichten oder Schichttäuschen

  • Hilft dir, Missverständnisse zu vermeiden

Schichttausch - schnell und leicht

Mit Smartplan brauchst du nicht mehr ständig die Excel-Tabelle oder den händischen Dienstplan zu aktualisieren. Unsere Software hält dich in Bezug auf Schichttäusche und freie Schichten immer auf dem neuesten Stand.

  • Angestellte können Schichten eigenständig tauschen

  • Administratoren können Schichttäusche genehmigen oder ablehnen

  • Administratoren werden bei Schichttäuschen benachrichtigt

  • Angestellte können ihre Schicht für andere zur Verfügung stellen

Erfahre hier mehr darüber, wie du Schichttäusche online abwickelst.

“Seit wir Smartplan nutzen ist ein neuer Dienstplan eine Sache von Minuten. Alles ist einfach, logisch und nachvollziehbar einstellbar und der vorgeschlagene Dienstplan passt zu 99%. Die enthaltene Messenger-Funktion und die Möglichkeit Dienste zu tauschen macht die Kommunikation einfach und effektiv.”

Benjamin
Bücherei "Lesewiese"

Immer aktuell und übersichtlich gestaltet. Viel mehr als nur eine online Excel-Tabelle.

Die Schichten sind nach Zeiträumen gruppiert und erleichtern dir so, den Überblick über die komplette Besetzung zu behalten. Du kannst zu jeder Zeit auf einen Blick erkennen, welche Schichten noch unbesetzt sind und wie viele an einem bestimmten Zeitpunkt eingeteilt sind. Der Dienstplan ist immer aktuell und abrufbar auf allen Endgeräten, Handys und Kalendern.

  • Neue Schichten und Änderungen werden umgehend auf allen Geräten aktualisiert

  • Schichten oder ganze Dienstpläne können mit dem Kalender auf dem Handy, iCal, Google Kalender oder Outlook synchronisiert werden - dein Kalender wird automatisch aktualisiert

  • Zugriff auf den Dienstplan über Smartphones, Tablets und PCs

  • Hinterlege wichtige Nachrichten direkt im Dienstplan

  • Hast du ein iPhone? Lade unsere iPhone App herunter.

  • Hast du ein Android Gerät? Lade unsere Android App herunter.

Erfahre mehr darüber, wie übersichtlich und leicht leserlich dein Dienstplan mit Smartplan werden kann.

Integriere Smartplan mit deinen eigenen Systemen durch unsere API

Wenn du eine Vorliebe dafür hast, dass die verschiedenen Systeme deines Betriebes zusammenarbeiten, ist unsere API bestimmt etwas für dich. Durch unsere offene API hast du die Möglichkeit, Daten aus Smartplan zu importieren, um sie daraufhin mit den übrigen Systemen deines Betriebes abzugleichen.

  • Importiere Stunden (Schichten/abgeschlossene Schichten)

  • Standorte

  • Jobpositionen

  • Mitarbeiter/-innen

Finde unsere Dokumentation zur API hier.

Smartplan API Illustration

Erstelle deinen Dienstplan in wenigen Minuten

Mit der Erstellung bestätigst du unsere Bedingungen.

Entwickelt von Smartplan in Dänemark für unsere lieben Nachbarn in Deutschland ♥️