“Je größer man als Unternehmen wird, desto mehr muss man automatische Systeme nutzen, die einen bei der ganzen Arbeit unterstützen. Bei Smartplan konnten wir einen hohen Digitalisierungsgrad erkennen und haben uns deshalb dafür entschieden.”
Was 2003 als ein gemeinschaftliches Familienprojekt begann, ist in den letzten Jahren zu einem vollwertigen Unternehmen herangewachsen. Mit dem Neubau des Hauptgebäudes des Camps in 2021 konnte das Produkt- und Serviceangebot noch einmal erweitert werden, was dementsprechend auch zu einer Aufstockung des Personalstamms führte. Mit Smartplan hat das Team des Uhlenköper-Camps einen kompetenten Partner gefunden, um seine internen Personalprozesse übersichtlich durchführen und dokumentieren zu können.
Rund 30 Angestellte werden in Smartplan verwaltet. Das Personal ist bunt gemischt und besteht aus Vollzeit- und Teilzeitangestellten, Saisonkräften und Auszubildenden.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden die Dienstpläne aufgeteilt. Dies erfolgt nach geographischen Gesichtspunkten (Hotel in der Uelzener Innenstadt und Campingplatz im Umland), als auch nach eigenständigen Teams (bspw. Housekeeping und Hausmeister).
Durch Nutzung der digitalen Stempeluhr in Smartplan können die Arbeitszeiten auf die Minute genau erfasst werden. Angestellte registrieren ihre Stunden eigenständig über das Smartphone. Auch eine genaue Registrierung der Pausenzeiten über die Stempeluhr ist geplant.
Die Mitarbeiter/-innen stellen eigenständig Urlaubsanträge, die dann von der Geschäftsführerin (und Smartplan Administratorin) Michaela genehmigt werden müssen. Krankheitsbedingte Abwesenheiten verwaltet lediglich Michaela - somit sind diese auch nur für sie und die jeweilige Person einsehbar.
“Mir war wichtig, dass man im Programm verschiedene Arbeitsbereiche hat und vor allen Dingen verschiedene Arbeitsstätten einsehen kann. Wenn ich die Rezeption, das Büro, die Küche und die Reinigung alle in einem einzigen Plan drin habe, ist er sonst am Ende einfach nicht mehr übersichtlich.”
Michaela ist für die Dienstplanung in Smartplan zuständig. Zusätzlich zum Standort für das Uhlenköper-Camp hat sie auch einen Standort für das gemeinsam geführte Hotel Johnsburg erstellt. Teams, die größtenteils unabhängig vom Rest arbeiten und ihre Arbeit untereinander koordinieren, haben ebenfalls einen seperaten Standort erhalten. Schichtzeiten variieren sehr stark beim Uhlenköper-Camp. Gearbeitet wird prinzipiell an allen Tagen des Jahres zwischen 5:30 Uhr und 21 Uhr.
Eine typische Woche für das Team im Hauptgebäude des Camps könnte so aussehen:
Das System, welches Michaela und Thomas vor Smartplan nutzten, war weder cloud-basiert, noch gab es eine Möglichkeit der Kontaktaufnahme mit den Entwicklern dahinter. Genau bei diesen Themen konnte Smartplan punkten. Hier fanden sie ein cloud-basiertes Tool mit schnellen Zugriffszeiten vor, dass gleichzeitig auch noch ins Budget passte.
Kundennaher Support
Anpassungsfähig
Umfassende Dokumentation
“Wenn ich die Mitarbeiterplanung mit wichtigen Daten zu Arbeitszeiten und dem Personal mache, muss ich mich [auf das System] verlassen können, sonst ist es eine Katastrophe. Bei Smartplan sah der ganze Internetauftritt und das Programm an sich so aus, als wenn es aktiv ist und als wenn es lebt.”
Das Uhlenköper-Camp ist nicht einfach ein gewöhnlicher Campingplatz. Hier erwartet einen ein grünes Idyll mit Platz zur Entfaltung und Entschleunigung. Michaela und Thomas bauen auf ein Geschäftsmodell, dass nicht ausschließlich auf Profitmaximierung ausgerichtet ist, sondern sich für alle nachhaltig lohnen soll: Die umgebende Natur, die dort hausenden Tiere, die Gäste, das Personal und schlussendlich natürlich auch ihre eigenen Familien. Sie hoffen so, anderen als Inspiration dienen zu können - nicht nur Privatpersonen, sondern insbesondere auch anderen Unternehmen.
In den 60’er Jahren war das Gelände des Uhlenköper-Camps noch als örtliche Badeanstalt bekannt. Da viele auf der angrenzenden Wiese ihre Zelte aufschlugen, beschloss die Stadt Uelzen in den 80’er Jahren, das Gelände in einen Campingplatz umzuformen. Um die Jahrtausendwende herum wurde der Platz dann privatisiert und von der Familie Körding übernommen. Kurz vor Pfingsten haben wir Michaela und Thomas getroffen, die derzeit den Betrieb in 2. Generation leiten. Sie erzählten uns mehr darüber, wofür das Uhlenköper-Camp steht und wie ihr Arbeitsalltag aussieht.
Die Eltern von Michaela und Thomas waren schon immer passionierte Camper. Mit über 50 Jahren, als die Kinder schon lange aus dem Haus waren, beschlossen sie, noch einmal ein größeres Projekt zu wagen und ihr Hobby zum Beruf zu machen. Aufgrund der überschaubaren Größe und des naturbelassenen Zustands des Geländes fiel die Wahl auf das Uhlenköper-Camp. Mittlerweile sind die Eltern im wohlverdienten Ruhestand und Michaela und Thomas leiten nun das Tagesgeschäft.
Meine Eltern haben einen ganz, ganz wichtigen Job hier, denn sie sind einfach für die Gäste da. Sie sind der Ansprechpartner. Sie laufen über den Campingplatz und fragen: „Ist alles ok? Geht’s gut?“ Viele der Gäste kennen sie seit vielen Jahren und freuen sich einfach, sie wiederzusehen. Sie sind das Bindeglied für alles. Nicht nur für die Gäste, auch für die Mitarbeiter.
- Michaela
Der Campingplatz ist auffällig grün. Hier gibt es alte Bäume, dichte Hecken und sattes Gras. Überall zwitschert, plätschert, quakt und summt es. Besonders ist auch die Aufteilung der Stellplätze: Anstatt gerader Straßen mit klar abgegrenzten Arealen, ist das Uhlenköper-Camp in Rondellgruppen eingeteilt, bei denen die Fahrzeuge in einem offenen Kreis zueinander stehen. Dadurch soll ein offenes Miteinander gefördert werden.
Jeder kann kommen und sich hier frei entfalten. Campinggäste fragen häufig: Wo muss ich mich hinstellen, wie herum muss ich mich stellen, was ist alles verboten… Und wir antworten einfach: Fühl dich wohl! Immer wenn ich eine neue Ecke hier auf dem Platz bearbeite, versuche ich, möglichst wenig Zäune zu haben, möglichst wenig Barrieren, möglichst wenig Regeln.
- Thomas
Auch wenn das Konzept erfahrungsgemäß hauptsächlich bei umweltbewussten jungen Familien resoniert, ist der Campingplatz für alle da. Wer nicht unbedingt zelten möchte, kann auch ganz klassisch mit dem Wohnwagen oder Campervan anreisen, ein Hotelzimmer im Hauptgebäude nehmen oder eine der verschiedenen kreativen Übernachtungsmöglichkeiten buchen. Hier erhält man ein vielfältiges Angebot mit einem eigenen Bistro, einem Bioladen, einem riesigen Natur-Freibad und regelmäßigen Aktivitäten wie Kanufahrten oder Fahrrad-Touren.
Für Michaela und Thomas ist die Leitung des Betriebs mehr als ein Vollzeit-Job. Sie verbringen mit ihren Familien ihr Leben auf dem Campingplatz und die Angestellten sind oft auch ihre Freunde. Die vielen anfallenden Aufgaben fühlen sich daher nicht wirklich wie Arbeit für sie an. Auch wenn es mitunter stressig werden kann, sind die beiden weiterhin voller Tatendrang was ihre zukünftigen Projekte im Camp angeht.
Es ist so toll, wenn die Kinder draußen rumturnen und man sieht, wie sie durcheinander laufen… Wenn einen dann so ein kleines süßes Mädchen oder süßer Junge anstrahlt und du merkst wie glücklich er gerade bei dir ist - an dem Ort, den du erschaffen hast und an dem du arbeitest - dann ist das einfach nur schön.
– Michaela
Ein Eindruck, den auch wir bei unserem Besuch gewonnen haben. Dies ist ein Ort, an dem Kinder nach Herzenslust toben und erkunden können. Nach dem Gespräch machten wir noch einen ausgiebigen Spaziergang über das Gelände und beobachteten, wie sich der Platz nach und nach mit den Wochenendgästen füllte. Es war schön, einen Eindruck in den Lebensalltag der Menschen zu bekommen, für die wir unser System bereitstellen. Wir von Smartplan bedanken uns für den Einblick, den uns das Team des Uhlenköper-Camp in seinen Alltag gewährt hat und hoffen, es noch lange Zeit bei seiner zukünftigen Entwicklung begleiten zu dürfen.
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