“Mit Smartplan kannst du alles aus der Ferne regeln, ergänzen, ändern, Zeiten hinzufügen... Und das war halt für mich persönlich der entscheidende Punkt, wenn du nicht in jedem Laden vor Ort bist.”
Schon vor der Eröffnung seines ersten "Bären-Treff" in Eckernförde stand für Timo ganz klar fest, dass alle Interaktionen mit seinem neuen Team über ein zentrales, digitales System ablaufen sollten. Er entschied sich, vorerst Smartplan auszuprobieren.
Ein Jahr später hat Timo bereits zwei weitere Filialen in Schleswig-Holstein eröffnet - Smartplan ist er dabei treu geblieben. Denn nach einer anfänglichen Eingewöhnungsphase hat sich das System für seine Angestellten absolut bewährt. Die Nutzung der App ist nicht nur bequem; sie ermöglicht es Timo ebenso, seinem Team ohne großes Risiko mehr Freiheiten einzuräumen.
Hier die wichtigsten Eckdaten in Kurzform:
Mit den Neueröffnungen ist das Team von 5 auf 15 Personen gewachsen. Das Personal ist bunt gemischt und besteht aus Teilzeitangestellten sowie Aushilfen. So kann Timo den recht schwankenden Personalbedarf abdecken.
Timo hat innerhalb eines Jahres Läden in Eckernförde, Kappeln und Schleswig eröffnet. Jede der Filialen hat einen eigenen Standort und Dienstplan in Smartplan. Da Timo selbst in Hannover lebt, hilft Smartplan ihm dabei, den Überblick über die Vorgänge in den Läden zu behalten.
Aufgrund ihrer Platzierung an der Ostsee sind die Läden nicht nur von Laufkundschaft, sondern auch vom Tourismus abhängig. Die Umsätze der etwa 10 Wochen langen Sommer-Saison sind entscheidend, um über den Winter zu kommen.
Timo nutzt die Abwesenheiten in Smartplan hauptsächlich für die Urlaubsplanung. Die Mitarbeiter/-innen stellen eigenständig Urlaubsanträge. Timo überprüft dann im Abwesenheitskalender, ob es (besonders in der Hauptsaison) zu übermäßigen Überschneidungen kommt.
“Das ist wirklich gut geregelt bei Smartplan, dass im Abwesenheitskalender die Balken von den Abwesenheiten quasi übereinander liegen von denen, die bestätigt sind und die jetzt noch sehr spät dazugekommen sind. So kannst du schnell sagen: "Kriegen wir das noch hin? Ist das nur ein Tag Überlappung oder sind es drei?" Also so hast du das wirklich auf einen Blick.”
Timo ist sich bewusst, dass der Einzelhandel heutzutage für viele Arbeitnehmer/-innen an Attraktivität verloren hat. Deswegen versucht er seinen Angestellten möglichst flexible Bedingungen anzubieten. Denn er weiß: Zufriedene Mitarbeitende sind loyale Mitarbeitende, auf die man auch dann zählen kann, wenn es mal brenzlig wird.
Mit Smartplan hat er ein Werkzeug an der Hand, durch das er diese Freiheiten und flexiblen Abläufe sicher umsetzen kann.
Timos Dienstpläne variieren stark in ihre Länge, erstrecken sich meist aber über mindestens 7 Wochen. Anstatt also einfach von Monat zu Monat zu planen, richten sich die Zeiträume nach veränderten Gegebenheiten: weniger/mehr verfügbares Personal, verlängerte/verkürzte Öffnungszeiten oder besondere Events wie die Eckernförder "Sprottentage". Die Angestellten freut es, denn so haben sie schon lange im Voraus Planungsicherheit.
Bei der Dienstplanung selbst definiert Timo lediglich den Personalbedarf über freie Schichten. Nach Veröffentlichung des Dienstplans, verteilt und übernimmt das Personal eigenständig die Schichten. Timo greift nur dann in die Verteilung ein, wenn es Unstimmigkeiten gibt oder er zum Beispiel dafür sorgen muss, dass neue Aushilfen nur mit erfahrenem Personal eingeteilt sind.
Abgesehen von einer App mit einfacher Handhabung, war eine Stempeluhr eines der Hauptkriterien bei der Wahl eines neuen Systems. Die Angestellten registrieren ihre Arbeitszeiten über die Stempeluhr und können diese später jederzeit in ihren Profilen einsehen. Das ist nicht nur bequem und transparent für die Angestellten. Timo kommt so auch der 2022 verordneten Zeiterfassungspflicht des Gesetzgebers nach.
Ganz entscheidend für die Arbeitsweise des Teams ist auch das Stundenkonto. Timo möchte nicht einen Großteil des Personal nach jeder Saison entlassen müssen, sondern, wenn möglich, das ganze Jahr über beschäftigen. Das erreicht er, indem er mit den Angestellten eine pauschale Zahl an Arbeitsstunden pro Monat vereinbart und sie während der Sommersaison Überstunden ansammeln. Im Winter werden die Überstunden dann nach und nach wieder abgebaut. Dokumentiert wird all dass über das Smartplan Arbeitszeitkonto.
Die Beschäftigten der verschiedenen Standorte arbeiten sehr eng zusammen, da die Läden über unterschiedlich große Lager verfügen. Über das Smartplan Nachrichtencenter haben sie einen schnellen und umkomplizierten Kommunikationsweg, um sich intern abzustimmen.
Da Timo dem Personal gewährt hat, Schichten nach Belieben untereinander zu tauschen, wird auch dies gerne in einer Privatnachricht besprochen.
Auch wenn natürlich ein Teil der Kommunikation immer noch vor Ort im Laden oder über WhatsApp stattfindet, wird die Smartplan App häufig und gerne genutzt. Als besonders praktisch hebt Timo die Möglichkeit hervor, alle Angestellten eines bestimmten Standortes mit einem Klick als Empfänger einer Nachricht auszuwählen, statt jede Person einzeln hinzufügen zu müssen.
“Auch der Support klappt gut. Wir haben ja 2, 3 Mal irgendwelche Nachfragen gehabt und haben nie länger als einen Tag für ein Problem gebraucht. Also wir haben immer sofort Rückmeldung bekommen. An solchen Kleinigkeiten macht man das dann ja auch fest. Weil wir sind ja nun ein kleines Unternehmen was ein relativ kleines Abo hat, aber nichtsdestotrotz fühlen wir uns natürlich in dem Moment wertgeschätzt, wenn uns schnell geholfen wird.”
Der "Bären-Treff" wurde 1996 mit der Idee gegründet, ein Fachgeschäft nur für Fruchtgummis anzubieten. Das Konzept wurde gut angenommen und ist mittlerweile zu einem bewährten Franchise-System geworden. Weltweit existieren um die 70 Geschäfte; die große Mehrheit davon in Deutschland.
Eine der Besonderheiten des Fruchtgummis vom "Bären-Treff" liegt im hohen Fruchtsaftanteil - dieser beträgt bei manchen Produkten bis zu 30%. Einige Produkte enthalten zudem echte Fruchtstücke. Eine weitere Zutat für das Erfolgsrezept liegt in der Aufmachung: Beim "Bären-Treff" werden, mit viel Liebe zum Detail, Geschenkideen für verschiedenste Anlässe gefertigt.
In Timos Läden erwartet einen ein Sortiment von über 120 Sorten Fruchtgummi und Lakritze, viele davon mit ausgefallenen Inhaltsstoffen wie Ingwer, Chili oder Matcha. Hier ist für jeden etwas dabei. Das Beste daran: Probieren ist ausdrücklich erwünscht.
Da viele Kund/-innen aber vor allen Dingen auch in den Laden kommen, um Geschenke zu besorgen, halten Timo und sein Team immer eine kleine Ecke an lokalen Souvenirs und selbstgebastelten Fruchtgummi-Pizzen, -Pommes oder -Weißbier bereit. Man merkt, dass hier keine Massenware, sondern qualitative Produkte mit viel Kreativität und Freude hergestellt werden.
Wer sich einen Eindruck von Timos Filialen machen möchte, kann sich hier einen 3D-Rundgang ansehen:
Abgesehen davon weiß Timo, dass man sich als Fachgeschäft auch ganz besonders über die Beratung und das Einkaufserlebnis vom herkömmlichen Einzelhandel absetzt:
Schon in dem Moment, wo die Kunden reinkommen, begrüßen wir sie und sagen: „Wow, herzlich willkommen im Naschiparadies von Schleswig! Ich war heute morgen schon Erdbeeren pflücken, ich hab‘ hier mal eine für Sie.“ Zack, hat der Kunde das erste Fruchtgummi im Mund. „Boah, die schmecken aber gut“. „Ja, das war das erste von 120, wir machen jetzt mit 119 weiter!“ Und schon haben die Leute ein Lächeln im Gesicht, sie haben Spaß. Egal wie schlecht der Tag davor war oder was sie danach noch erwartet, in den 5 oder 10 Minuten, wo sie bei uns sind, sollen sie wirklich Spaß haben. Das ist wirklich ein anderes Kauferlebnis für die Kunden. Diese Fachgeschäfte, wo du früher mal ein Stück Käse oder Wurst an der Theke probieren konntest, bevor du es kaufst, kennt ja keiner mehr. Und bei uns darfst du alles probieren was wir haben.
Es gibt einen weiteren Punkt, bei dem Timo versucht, es anders zu machen: Der Umgang mit seinen Mitarbeiter/-innen. Er baut dabei auf mehr Eigenverantwortung und Mitbestimmungsrecht. Er delegiert die Arbeit nicht von oben herab, sondern lässt dem Personal Flexibilität dabei, wie sie ihre Arbeit durchführen. Gesucht werden Angestellte, die Lust haben, sich einzubringen und selbstständig zu arbeiten. Die den Laden wie ihre Westentasche kennen und eigenständig mit Ideen dazu kommen, wie man die Abläufe noch weiter optimieren könnte.
Ich bin total unwichtig in diesen Läden. Ohne meine Mitarbeiter bin ich nichts. Also sie sind für mich die Hauptpersonen, das Wichtigste. Die Angestellten machen den täglichen Job und sollen sich auch damit identifizieren. Und ich sage immer: „Ihr seid der Laden! So wie der Laden aussieht, das wird auf euch reflektiert, nicht auf mich.“ Diese Freiheiten kennen viele so gar nicht. Das macht diesen Job halt auch so attraktiv.
Die Energiekrise und der vermehrte Online-Handel setzen dem Einzelhandel sehr zu, das merkt auch Timo. Doch trotz der schwierigen Umstände wurden seine neueröffneten Filialen wunderbar angenommen. Daher könnte er sich durchaus vorstellen, die Bären-Treff-Kette im Norden weiter auszubauen.
Das Smartplan Team möchte dir, lieber Timo, für deine Offenheit und dein Vertrauen in unseren Service danken. Wir sind gespannt auf das, was da noch kommt, und dürfen dich bei deinem weiteren Werdegang hoffentlich noch lange begleiten.
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