Neuerung: Verbesserte Verwaltung von Abwesenheiten in Smartplan

Eine unserer größeren Updates steht nun für unsere Smartplan Kund/-innen bereit. Wir haben nämlich die Art und Weise geändert, wie du die Abwesenheiten deiner Mitarbeitenden verwalten kannst. Sowohl in Bezug auf das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Abwesenheiten in Smartplan.

Viele unserer Kunden/-innen haben die Möglichkeit angefragt, schon während der Erstellung einer Abwesenheit entscheiden zu können, ob gewisse Schichten Arbeitsstunden ergeben sollen oder nicht. Deshalb sind wir sehr froh, euch mitteilen zu können, dass dies eine der Verbesserungen ist, die das jetzige Update mit sich bringt. Aber lass uns doch nach und nach einmal die Möglichkeiten durchgehen, die du nun in Verbindung mit der Verwaltung von Abwesenheiten in Smartplan hast.

Neue Abwesenheit erstellen

Erstellst du eine Abwesenheit nachträglich für einen Zeitraum, in der ein/-e Mitarbeiter/-in bereits Schichten abgehalten hat, hast du weiterhin die gleichen Optionen wie vorher auch. Das bedeutet, dass du nach wie vor 2 Wahlmöglichkeiten hast, was mit den stattgefundenen Schichten geschehen soll:

• Schicht ergibt 0 Stunden
• Schicht ergibt reguläre Stunden (wie durchgeführt)

Die neuen Änderungen werden dagegen relevant, wenn es bei der Erstellung einer Abwesenheit um zukünftig geplante Schichten in dem Zeitraum geht. Hier bekommst du nun folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Nichts unternehmen, die Schicht löst regulär Stunden aus (erstelle bei Bedarf gleichzeitig eine freie Schicht als Ersatz)
• Schicht soll 0 Stunden ergeben (erstelle bei Bedarf gleichzeitig eine freie Schicht als Ersatz)
• den Status der Schicht zu “frei” ändern
• Schicht löschen

Möchtest du, dass die gleichen Einstellungen für alle Schichten der Person gelten, kannst du dies leicht umsetzen, indem du die Einstellung “Alle zukünftigen Schichten zu Folgendem ändern” wählst. So kannst du z.B. einstellen, dass alles kommenden Schichten des Mitarbeitenden keine Stunden auslösen dürfen:

Lass und annehmen, dass ein Großteil der Schichten der Person 0 Stunden ergeben sollen, aber es genau einen Tag gibt, an dem er oder sie reguläre Stunden für die Schicht erhalten soll. In diesem Fall beginnst du einfach wieder damit einzustellen, dass alle Schichten der Person 0 Stunden ergeben sollen und scrollst daraufhin runter zu der Schicht, die ganz normale Stunden auslösen soll. Hier kannst du die einzelne Schicht dann so anpassen, dass sie Stunden auslöst:

Bitte bedenke dabei, dass wenn du danach wieder nach oben gehst und die Einstellungen änderst, die alle Schichten der Person betreffen, gelten diese Änderungen natürlich auch für die Schichten, die du vorher manuell angepasst hattest. Es werden dadurch daher wieder alle Schichten bearbeitet, ohne Ausnahme.

Vorhandene Abwesenheiten bearbeiten

Wie immer kannst du deine Abwesenheiten schnell und simpel im Abwesenheitskalender unter dem Reiter “Abwesenheit” verwalten. Hier klickst du einfach auf die Abwesenheit, die du gerne bearbeiten möchtest und kannst daraufhin die Option “Abwesenheit bearbeiten” wählen.

Wenn du in Zukunft eine bereits existierende Abwesenheit bearbeiten musst, hast du ab sofort genau die gleichen Optionen, wie wenn du eine neue Abwesenheit erstellen würdest. Das heißt also, dass du in Bezug auf stattgefundene Schichten in dem Zeitraum Folgendes auswählen kannst:

• Schicht soll 0 Stunden auslösen
• Schicht soll reguläre Stunden auslösen

Und was die zukünftigen Schichten angeht, hast du folgende Möglichkeiten:

• Nichts unternehmen, die Schicht löst regulär Stunden aus (erstelle bei Bedarf gleichzeitig eine freie Schicht als Ersatz)
• Schicht soll 0 Stunden ergeben
• den Status der Schicht zu “frei” ändern
• Schicht löschen

Wieder hast du hier die Möglichkeit eine Einstellung für alle Schichten der Person in dem Zeitraum vorzunehmen oder aber spezielle Änderungen an einzelnen Schichten der Person.

Abwesenheit löschen

Beim Löschen einer Abwesenheit hast du die gleichen Optionen, sowohl für die vergangenen als auch die zukünftigen Schichten in dem Zeitraum, den die Abwesenheit abdeckt. Hier sind deine Auswahlmöglichkeiten recht simpel:

• Nichts unternehmen, die Schicht löst regulär Stunden aus
• Schicht soll 0 Stunden ergeben

Stundenbasierte Abwesenheit

Nur der Vollständigkeit halber möchte ich noch anmerken, dass die heute veröffentlichten Neuerungen nichts in Bezug auf die Möglichkeit der stundenbasierten Abwesenheiten verändern. Dies ist natürlich nach wie vor möglich. Wenn du also eine Abwesenheit für einen einzelnen Tag erstellst, hast du hier weiterhin die Option festzulegen, ob die Abwesenheit nur zu einem bestimmten Zeitraum während des Tages gelten soll.

Wir haben ebenfalls einen Blog-Artikel über stundenbasierte Abwesenheiten geschrieben, der vielleicht für dich interessant sein könnte.

Ansonsten hoffen wir natürlich einfach, dass die neuen Möglichkeiten in Bezug auf die Verwaltung der Abwesenheiten in Smartplan dir viel Freude bereiten werden. Sollten doch noch ein paar Fragen offen geblieben sein, schreibe uns doch eine Nachricht an support@smartplan.dk und unsere Kundenberater/-innen helfen dir gerne weiter.