Effektive Urlaubsplanung mit Smartplan's neuem Urlaubskonto

Fällt es dir schwer den Überblick darüber zu behalten, wie viel Resturlaub deine Angestellten dieses Jahr eigentlich noch über haben? Dann haben wir gute Neuigkeiten für dich!

Die angekündigte Möglichkeit, den Urlaubsanspruch deiner Angestellten in Smartplan zu hinterlegen, konnte weitaus früher als erwartet umgesetzt werden. Die letzten Wochen haben unsere Entwickler mit viel Herzblut daran gearbeitet, diese Verbesserung Wirklichkeit werden zu lassen. Eine weitere Excel-Tabelle, die dank Smartplan nun endgültig überflüssig geworden ist.

Wir haben bei der Konzeption dieses neuen Urlaubskontos all die konstruktiven und hilfreichen Ideen einfließen lassen, die ihr uns im vergangenen Jahr habt zukommen lassen. Wir wissen es sehr zu schätzen, so engagierte Kund/-innen zu haben!

Im Folgenden alle wichtigen Infos zum neuen Urlaubskonto in Kurzform:

Die Grundidee

Das Urlaubskonto basiert darauf, dass du jährliche Limits oder Kontingente für eine Abwesenheitsart deiner Wahl festlegst. Smartplan registriert und summiert dann automatisch, wie viele Tage mit dieser Abwesenheitsart für eine Person innerhalb eines Jahres geplant sind - und ob dies das festgelegte Limit überschreitet. So kannst du in Zukunft immer schnell und einfach einsehen, wie viel Urlaub deine Mitarbeitenden bereits genommen haben und wie viel Resturlaub ihnen noch zusteht.

Optional

Das Urlaubskonto ist nicht automatisch in eurem Konto verfügbar. Wenn ihr es nutzen möchtet, muss es zunächst aktiviert und eingerichtet werden. Die Einrichtung könnt ihr über den Menüpunkt “Abwesenheit” in den Einstellungen vornehmen:

Flexibel einsetzbar

Wie erwähnt kann mit dem Urlaubskonto eine beliebige Abwesenheitsart getrackt werden. Lasst euch von der Namenswahl “Urlaubskonto” also nicht verwirren. Es muss nicht zwangsläufig um den Jahresurlaub gehen. Die Möglichkeiten sind unbegrenzt.

Der Zeitraum, für den das definierte Limit gilt, ist zwar auf 12 Monate festgelegt, allerdings muss das nicht gleichbedeutend mit dem Kalenderjahr sein. Ihr bestimmt selbst, ab welchem Datum die 12 Monate beginnen.

Darüber hinaus kann für jede/-n Mitarbeiter/-in individuell festgelegt werden, ob für sie oder ihn das Urlaubskonto gelten soll und wie hoch der Urlaubsanspruch ausfallen soll:

Sichtbarkeit

Wie bei jeder unserer Neuerung haben wir natürlich auch hier die Frage der Privatsphäre berücksichtigt.

Du entscheidest, ob deine Angestellten überhaupt Einsicht in ihr Urlaubskonto haben sollen. Hast du ihnen Zugriff gewährt, so können sie standardmäßig nur ihr eigenes Urlaubskonto einsehen. Die der anderen bleiben verborgen. Der Urlaubssaldo kann jeweils im eigenen Profil unter “Abwesenheit” eingesehen werden.

Planungshilfe

Die bereits genutzten sowie  geplanten Urlaubstage kannst du an mehreren Stellen im System einsehen: in den Einstellungen zur Abwesenheit, in den jeweiligen Profilen der Nutzer/-innen und in der detaillierten Liste der Mitarbeiter/-innen.

Wir bieten dir aber über diese einfache Dokumentation hinaus auch eine Unterstützung bei der Urlaubsplanung. Wenn du eine neue Abwesenheit für eine Person erstellst, wird dir neben der Abwesenheitsart, für die das Urlaubskonto aktiviert wurde, der aktuelle Stand der bereits genommenen Urlaubstage angezeigt. Diese Anzeige aktualisiert sich automatisch, je nachdem welchen Zeitraum du für die Abwesenheit auswählst. So wirst du direkt darauf aufmerksam gemacht, falls deine Abwesenheit den festgelegten Urlaubsanpruch überschreiten sollte:

Auch die regulären Nutzer/-innen erhalten diese Planungshilfe bei der Erstellung von Abwesenheiten (sofern sie Einsicht in ihr Urlaubskonto erhalten haben). Sollte jemand eine Abwesenheit erstellt haben, die das Limit überschreitet, wirst du als Admin während des Genehmigungsprozesses darauf aufmerksam gemacht.

Hast du noch Fragen?

Bei Allem was wir tun, haben wir stets die Nutzerfreundlichkeit im Sinn. Wir hoffen daher, dass die Einrichtung und Nutzung des Urlaubskontos größtenteils selbsterklärend sein wird. Sollte es jedoch noch offene Fragen zum Thema Abwesenheiten und Urlaubskonto geben, wirf gerne einmal einen Blick in unser Handbuch:

Zum Handbuch

Bei speziellen Fragen oder Verbesserungsvorschlägen, wende dich stattdessen an unseren Kundensupport. Du erreichst uns über den Chat oder per E-Mail an support@meinsmartplan.de.