Wusstest du schon, dass die Vorlagenfunktion einer der grundlegendsten Bestandteile des Smartplan-Systems ist? Die Dienstplan-Vorlage ist quasi vom ersten Tag an Teil von Smartplan gewesen. Seit heute haben wir die Funktionalität dieses ohnehin schon praktischen Tools noch weiter ausgebaut.

Wir wissen aus jahrelanger Erfahrung, dass eine Vorlage eines der wichtigsten Werkzeuge ist, um Schichtplanungsprozesse effizienter gestalten zu können. Vor allem in puncto Zeitersparnis. Auch wenn du zu Beginn ein wenig Zeit investieren musst, um ein grobes Grundgerüst für eure derzeit vorherrschenden Schichtmuster zu erstellen, können dir diese Standard-Vorlagen im weiteren Verlauf unzählige Stunden an Arbeit ersparen. Mit einer auf eure Bedürfnisse angepassten Vorlage braucht es nur ein paar Klicks und schon hast du einen Grund-Dienstplan, der bereit dafür ist, besetzt zu werden. Du kannst sogar eine Standardbesetzung für gewisse Schichten als Teil der Vorlage speichern, sodass du nach der Anwendung nur noch geringfügige Anpassungen am Dienstplan vorzunehmen brauchst. Das reduziert deinen Zeit- und Arbeitsaufwand auf ein Minimum.

Auch wenn unsere Vorlage für unsere Kundinnen und Kunden bereits eine sehr gute Unterstützung ihrer täglichen Schichtplanung darstellt, wussten wir, dass es bei der Funktionalität durchaus noch Luft nach oben gibt. Daher haben wir in den vergangenen Wochen sehr hart daran gearbeitet, dir eine komplett überarbeitete Version unserer Smartplan Vorlagenfunktion anbieten zu können. Dies hat hoffentlich die Benutzerfreundlichkeit und generelle Anwendbarkeit der gesamten Funktion zu deinem Vorteil verbessert.

Lass uns doch mal genauer anschauen, was die “neue” Vorlage konkret beinhaltet.

Wir stellen vor: Der neue Vorlagen-Manager

Bisher konntest du beim Erstellen von Vorlagen in unserem Planungstool deine aktuellen Vorlagen bereits speichern und sie zu einem späteren Zeitpunkt wieder in einen anderen Dienstplan einfügen. Und das ist wahrscheinlich auch das Wichtigste an der gesamten Vorlagen-Funktion. Aber es gab zwei wesentliche Nachteile am bisherigen Aufbau:

1. Es war nicht möglich, mal eben kleinere Anpassungen an bereits gespeicherten Vorlagen vorzunehmen. Um eine Vorlage zu aktualisieren, musstest du also die betreffende Vorlage bei einem beliebigen Dienstplan in Bearbeitung einfügen, die gewünschten Änderungen vornehmen und dies dann als eine neue Vorlage abspeichern.
2. Veraltete Vorlagen, die nicht mehr benötigt wurden, konnten nicht selbstständig gelöscht werden. Dies konnte bis dato nur intern von unserem Kundensupport-Team durchgeführt werden. Aus diesem Grund hatten viele unserer Kund/-innen am Ende endlose Listen an Vorlagenversionen, von denen sie tatsächlich aber nur eine kleine Handvoll verwendet haben.

Diese beiden Einschränkungen verstärken und bedingen sich natürlich gegenseitig und führten so zu vielen Unannehmlichkeiten. Nicht nur für dich als Teil unserer Kundschaft, sondern auch für unser Kundensupport-Team.

Aus diesem Grund haben wir einen brandneuen Vorlagen-Manager entwickelt, der dir nicht nur einen vollständigen Überblick über alle deine aktuellen Vorlagen gibt, sondern dir auch die Möglichkeit bietet, diese Vorlagen zu bearbeiten und bei Bedarf zu archivieren.

So sieht die Oberfläche aus:

Auf der linken Seite wird dir eine Liste aller gespeicherten Vorlagen eures Kontos angezeigt. Um eine gewünschte Vorlage schneller finden zu können, werden zusätzlich einige Details eingeblendet. Dazu gehören Informationen wie der Titel der Vorlage, ihre Dauer (in Wochen), ihre enthaltenen Schichten und das Datum ihrer letzten Bearbeitung.

Deine Vorlagen sind in 3 Gruppen eingeteilt:

• Vorlagen mit Titel: Dies sind die Vorlagen, die du ganz bewusst für die spätere Verwendung gespeichert hast. Beim Speichern dieser Vorlagen hast du ihnen einen Titel deiner Wahl gegeben.
• Vorlagen ohne Titel: Wenn du einen neuen Dienstplan erstellst und darin eine neue Vorlage beginnst, aber nicht speicherst, speichern wir sie trotzdem für dich ab. In dieser Kategorie findest du also alle Vorlagen, die du irgendwann einmal erstellt hattest, aber nicht gespeichert hast. Nur für den Fall.
• Archivierte Vorlagen: Wenn du eine deiner Vorlagen in der Liste auswählst und dich dazu entscheidest, sie zu archivieren, wird sie dadurch nicht vollständig gelöscht. Diese archivierten Vorlagen findest du weiterhin in dieser dritten Kategorie, wo du sie dir nochmals ansehen und bei Bedarf wiederherstellen kannst.

Um eine deiner Vorlagen in das Vorlagen-Tool zu importieren, wähle einfach die entsprechende Vorlage aus der Liste auf der linken Seite aus und klicke dann auf den Button „Vorlage verwenden“. Durch den Import einer Vorlage aus dem Vorlagen-Manager werden alle Inhalte, die du ggf. zuvor im Vorlagen-Tool erstellt hattest, überschrieben.

Vorlagen-Versionen

Wir stellen dir bewusst keinen Vorlagen-Editor zur Verfügung, denn das würde bedeuten, dass du die Originalversion mit deinen Änderungen einfach überschreiben würdest. Daher kannst du die Vorlagen an sich leider nicht im Vorlagen-Manager anpassen. Wir haben hierfür eine viel bessere Lösung gefunden.

Wenn du einen Dienstplan öffnest und zum Vorlagen-Tool gehst, siehst du ab jetzt die folgenden drei Buttons:

Wenn du eine bestimmte Vorlage bearbeiten möchtest, klicke zunächst auf „Vorlagen einsehen & einfügen“, um den Vorlagen-Manager zu öffnen. Wie oben beschrieben, wählst du hier dann die entsprechende Vorlage aus und importierst diese in das Vorlagentool.

Nachdem du die Vorlage in das Vorlagen-Tool importiert hast, kannst du sie hier nun beliebig verändern. Keine Angst - dadurch wird die ursprüngliche Vorlage kein bisschen verändert. Sobald du mit deinen Anpassungen fertig bist, musst du dich nun zwischen zwei der folgenden Möglichkeiten entscheiden.

Änderungen speichern

Die erste Möglichkeit besteht darin, auf „Änderungen speichern“ zu klicken. Das bedeutet, dass deine bearbeitete Version damit einfach als neueste Version dieser Vorlage gespeichert wird. Sie wird intern mit der/den vorherigen Version(en) verknüpft und erscheint als neues Original dieser Vorlage.

Neue Vorlagen-Versionen zu erstellen, anstatt einfach bereits vorhandene Vorlagen zu überschreiben, hat zwei entscheidende Vorteile. Erstens für Dokumentationszwecke: So kannst du leicht nachvollziehen, wann genau Änderungen an einer Vorlage vorgenommen wurden und was sich daran im Vergleich zur Vorgängerversion geändert hat. Zweitens ermöglicht dieses System es dir, noch mal auf deine früheren Versionen zuzugreifen, falls du mit den letzten Änderungen, die du an einer bestimmten Vorlage vorgenommen hast, doch nicht zufrieden bist.

Alle Versionen einer bestimmten Vorlage werden sicher in deinem Vorlagen-Manager gespeichert. Wenn du dir die entsprechende Vorlage im Vorlagen-Manager in der Vorschau anzeigen lässt, kannst du hier auch die verschiedenen Versionen dieser Vorlage sehen. Du kannst jede dieser Versionen nach Belieben importieren und anstelle des aktuellen Originals verwenden:

Als neue Vorlage speichern

Wenn du eine bereits gespeicherte Vorlage bearbeitet hast, musst du sie nicht zwangsläufig als neue Version dieser Vorlage speichern, sondern kannst sie sogar als eine völlig unabhängige und eigenständige Vorlage speichern. Klicke einfach auf „Als neue Vorlage speichern“. Um sie als eigene Vorlage speichern zu können, musst du ihr zunächst einen neuen Titel geben.

Sobald die neue Vorlage abgespeichert ist, erscheint sie zusammen mit allen anderen bisher gespeicherten Vorlagen in der Liste der “Vorlagen mit Titel”. Sie wird also die erste Version einer komplett neuen Vorlage sein.

Diese Option ist sinnvoll, wenn du jeweils separate Vorlagen für verschiedene Abteilungen oder Arbeitsbereiche erstellen möchtest, die relativ ähnliche Schichtmuster haben. In diesem Fall wäre es am einfachsten, zuerst eine Vorlage für nur eine dieser Abteilungen/Arbeitsbereiche zu erstellen, diese zu speichern und sie dann als Entwurf für deine anderen Abteilungen zu verwenden. Du kannst die Originalvorlage an die verschiedenen spezifischen Arbeitsbedingungen anpassen und sie dann jeweils als eigene Vorlage abspeichern.

Wie denkst du darüber?

Wir hoffen, dass die Überarbeitung unserer Vorlagenfunktion sie vielseitiger und intuitiver in der Anwendung machen wird. Der anfängliche, vordergründige Vorteil der Vorlage bestand darin, dass sie dir beim Einrichten neuer Dienstpläne viel Zeit sparen kann. Aber mit diesem Update kannst du jetzt sogar Zeit bei der Erstellung der Vorlagen selbst einsparen. Bearbeitungen und die Erstellung neuer Vorlagen-Versionen sind nun in Sekundenschnelle erledigt.

Wir freuen uns darauf, mehr über deine Eindrücke zum neuen Vorlagen-Manager zu erfahren. Wir würden es begrüßen, wenn du ihn das nächste Mal bei deiner Schichtplanung ausprobierst und uns deine Gedanken dazu mitteilst.

Du kannst uns jederzeit erreichen, indem du in deinem Smartplan Konto unten rechts einen Chat beginnst oder uns eine E-Mail an support@meinsmartplan.de schreibst.