Lang ersehnt: Standortzuweisungen und Superuser ab sofort verfügbar

Keine andere Funktion wurde sich so häufig gewünscht, wie eine klare Abgrenzung der Standorte und eine differenziertere Verwaltung der Admin-Berechtigungen. Nach monatelangem Planen, Designen, Programmieren, Texten und Testen ernten wir nun endlich die Früchte unserer Arbeit und das kommt hoffentlich all unseren Kundinnen und Kunden zu Gute.

Zugegeben, wir haben dieses Projekt ein wenig auf die lange Bank geschoben. Nicht weil es nicht wichtig wäre, sondern weil es sich hierbei um ein äußerst aufwendiges Projekt handelt, dass ebenso Einfluss darauf nimmt, wofür Smartplan unserer Meinung nach stehen sollte - Transparenz und Interaktion. Euer häufiges, konstruktives Feedback hat uns jedoch vor Augen geführt, dass die Vorteile bei Weitem überwiegen.

Die Beweggründe für eure Anfragen waren höchst unterschiedlich. Daher haben wir versucht, durch möglichst detaillierte und individuelle Einstellungen die allermeisten eurer Bedürfnisse mit dieser neuen Funktionalität abzudecken. Auf der anderen Seite haben wir dafür gesorgt, dass die Neuerung die Komplexität nicht unnötig erhöht - einmal eingerichtet, wird sie zum Selbstläufer und wird allen die Übersicht und Arbeit mit dem Konto ungemein erleichtern. Sie sollte sich also wie eine ganz natürliche Erweiterung eures Kontos anfühlen.

All unsere Kund/-innen können die neue Funktion in ihrem Konto aktivieren, unabhängig davon ob sie das Plus-Paket nutzen oder nicht. Die Betonung liegt hierbei ganz klar auf können, denn selbstverständlich ist es ebenso möglich, Smartplan auch ohne Standortzuweisungen und Superuser wie gewohnt zu nutzen.

Aber zurück auf Anfang. Wovon ist hier eigentlich die Rede?

Klare Zuordnung zu den Standorten

Zum einen könnt ihr in den Standorteinstellungen nun aktivieren, dass die Nutzer/-innen des Kontos den Standorten fest zugeordnet werden können. Ihr könnt also angeben, wer zu welchem Standort gehört:

Grundsätzlich bedeutet das: Mitglieder eines Standortes können nur noch mit diesem interagieren und in den dazugehörigen Dienstplänen Schichten übernehmen. Die Funktion gibt es einmal in abgeschwächter Form, bei der weiterhin alle Standorte des Kontos eingesehen werden können (schreibgeschützter Zugriff) und in einer strengeren Variante, bei der die Sichtbarkeit so eingeschränkt wird, dass man Daten wie die Nutzernamen und Dienstpläne anderer Standorte überhaupt nicht mehr sehen kann.

Gut zu wissen: Man kann Personen problemlos auch mehreren Standorten zuweisen. Es können somit alle nur erdenklichen Konstellationen abgedeckt werden.

Superuser: Der kleine Helfer des Admins

Der Superuser ist neben den regulären Benutzer/-innen, den Admins und den Kontoinhaber/-innen nun die neue vierte Nutzerrolle in Smartplan. Wie der Name schon sagt, ist der Superuser ein “besserer” User mit erweiterten Möglichkeiten im Konto.

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Superuser werden genauso wie die regulären Nutzer/-innen den Standorten zugewiesen. Du kannst dadurch also ganz klar definieren, an welchen Standorten sie besondere Rechte genießen, und an welchen nicht.

Aber nicht nur das. Du kannst pro Superuser und pro Standort auch noch ganz genau festlegen, auf welche Bereiche oder Funktionen des Kontos er oder sie Zugriff haben darf. Du kannst zwischen diesen Berechtigungen wählen (auch Kombinationen sind möglich):

• Schichttausch Verwaltung
• Arbeitszeiten einsehen und bearbeiten
• Löhne anzeigen und exportieren
• Dienstplanung verwalten
• Abwesenheiten verwalten und genehmigen
• Benutzerprofile bearbeiten

Gut zu wissen: Eine Voraussetzung für das Einrichten von Superusern ist eine aktivierte Standorteinteilung. Wenn ihr die Aufteilung der Standorte aber nicht nutzen wollt, dann weise einfach alle Nutzer/-innen des Kontos allen Standorten des Kontos zu. Dann wird es keinen Unterschied zum vorherigen Aufbau eures Kontos geben.

Wie nutze ich die neuen Funktionen am effektivsten?

Die Fülle an neuen Möglichkeiten kann im ersten Moment vielleicht lähmend wirken. Wie passt du dein Smartplan Konto nun am besten den Bedürfnissen deines Personals und des Unternehmens im Allgemeinen an?

In den kommenden Tagen werden wir hier im Blog weitere Artikel rund um dieses Thema veröffentlichen. Jeder Artikel der Serie wird einen anderen Fokus haben und gespickt sein mit Tipps zur optimalen Einrichtung deines Kontos. Schau also gerne immer mal wieder herein.

Wenn du es gar nicht abwarten kannst, die neue Funktion auszuprobieren und dich schon mal in die Materie einlesen möchtest, dann schau doch mal in die beiden entsprechenden Hilfsartikel im Handbuch:

Anleitung zu Standortzuweisungen

Anleitung zur Superuser-Rolle

Natürlich kannst du uns deine Fragen auch jederzeit persönlich stellen mit einer Mail an support@meinsmartplan.de. Oder wir verabreden einen Termin für ein Online-Meeting, bei dem wir die Funktion in Ruhe durchgehen und dich hinsichtlich einer optimalen Kontostruktur beraten.