Teil 2/3: Rationalisiere deine Arbeitsabläufe durch klare Zuständigkeitsbereiche

Warum nutzt du ein Dienstplan-Tool? Vielleicht wolltest du deine zeitaufwendige, fehleranfällige Planung digitalisieren und rationalisieren? Wir zeigen dir hier, wie du dank unserem neuesten Update noch mehr aus deinem Smartplan Konto herausholen kannst.

Im ersten Teil dieser Serie haben wir darüber gesprochen, wie die Standorteinteilungen und die neue Nutzerrolle dir zu einer besseren Übersicht in deinem Smartplan Konto verhelfen. Hier wird es jetzt darum gehen, wie du dadurch Zeit und Arbeit sparen kannst.

Bisher waren die Standorte deines Kontos nichts weiter als eine abstrakte Aufteilung deiner Dienstplanung. Außer, dass du deine Mitarbeitenden dadurch in mehreren Dienstplänen verplanen konntest, hatte die Erstellung von Standorten keinerlei Einfluss auf das restliche Konto.

Seit unserem neuen Update hast du aber die Möglichkeit, dein Personal den Standorten fest zuzuweisen. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind enorm. Denn hierdurch verwandeln sich deine angelegten Standorte plötzlich zu einem wesentlichen Teil deiner Kontostruktur und helfen dir (in Kombination mit der neuen Nutzerrolle) dabei, die Zuständigkeitsbereiche und Möglichkeiten der einzelnen Benutzer/-innen ganz genau zu definieren.

Wenn jede Person jeweils nur die Daten einsehen kann, die für sie relevant sind und jede Person nur die Handlungen durchführen kann, zu denen sie auch befugt ist, werden die Arbeitsabläufe in eurem Smartplan Konto insgesamt effizienter ablaufen. Aus folgenden Gründen:

• Weniger Ablenkungen
• Fehlervermeidung
• Zeitersparnis
• Zielgerichtete Kommunikation

Sehen wir uns jetzt mal anhand ein paar Beispiele an, was das in der Praxis bedeuten könnte:

Weniger Optionen gleich weniger Ablenkungen und Frustration

Stell dir vor euer Konto hat 10 Standorte mit Dienstplänen angelegt und du als reguläre/-r Benutzer/-in wirst aber nur in einem Standort eingeteilt. Wenn dein persönlicher Standort ganz oben in der Liste angezeigt wird oder sogar nur als einziger angezeigt wird, dann wird es dir bestimmt wesentlich leichter fallen, den richtigen auszuwählen. Du musst keinen Gedanken daran verschwenden, den richtigen Dienstplan ausfindig zu machen und kannst somit direkt zu dem übergehen, was du eigentlich erledigen wolltest, zum Beispiel eine Schicht zu tauschen.

Oder stell dir vor du bist derzeit ein Admin, der ausschließlich mit der Verwaltung der Abwesenheiten des Kontos vertraut ist. Trotzdem bekommst du ständig und überall im Konto die vielfältigen Optionen angezeigt, die Admins haben. Das sorgt dafür, dass du eventuell schneller mal den Überblick verlierst und dein Fokus von den Dingen abgelenkt wird, die für dich eigentlich relevant sind. Wenn du aber stattdessen zu einem Superuser mit der Berechtigung zur Abwesenheitsverwaltung gemacht wirst, dann fallen all diese für dich überflüssigen Optionen weg und du kannst dich voll und ganz auf die Abwesenheiten konzentrieren.

Fehler werden unwahrscheinlich oder sogar unmöglich

Die Standorteinteilung sorgt dafür, dass Benutzer/-innen und Superuser nur noch mit ihren eigenen Standorten interagieren können. So kann es also nicht mehr vorkommen, dass jemand aus Versehen eine frei gewordene Schicht aus einem anderen Standort übernimmt.

Die Degradierung von Admins zu Superusern kann zusätzlich sicherstellen, dass sie nur an den Bereichen des Systems Änderungen vornehmen können, für die sie auch die Befugnisse haben.

Stell dir vor, du bist ein Admin. Vielleicht hat Tom dir gerade mitgeteilt, dass er bei seiner Schicht am 22. September eine Stunde länger gearbeitet hat, und du möchtest seine Arbeitszeit daher korrigieren. Nun ist es aber so, das Tom am 22. September mehrere Schichten an verschiedenen Standorten hatte. Bei der Auswahl aus einer langen Liste an Schichten in der Zeiterfassung hältst du vielleicht nur nach dem Datum Ausschau und übersiehst dabei, dass du gerade die falsche Schicht bearbeitest:

Jetzt stelle dir vor, du wärst stattdessen ein Superuser mit der Berechtigung, Arbeitszeiten einzusehen und zu korrigieren. Allerdings darfst du dies laut Einstellungen nicht für das gesamte Personal tun, sondern lediglich für die Angestellten des Standortes, dem du als Superuser zugewiesen wurdest.

In der gerade beschriebenen Situation würde dir in der Zeiterfassung nur Tom’s Arbeitszeiten aus deinem zugewiesenen Standort angezeigt werden. Du hättest hier also gar nicht die Möglichkeit, eine falsche Schicht zu bearbeiten:

Ein weiterer Vorteil ist, dass so auch eingegrenzt werden kann, wer überhaupt Schreibzugriff auf die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden hat. Je weniger Leute die Möglichkeit haben, die Daten in der Zeiterfassung zu verändern, desto seltener entstehen Fehler durch Überschneidungen. Die Wahrscheinlichkeit, das gerade mehrere parallel die Daten in der Zeiterfassung verändern, ist so sehr viel geringer.

Zeit sparen durch klare Zuständigkeitsbereiche

Dadurch, dass du ganz klar definierst, wer Zugriff auf welche Daten bzw. Optionen hat, können alle Beteiligten viel Zeit sparen. Die Übersicht erhöht sich und es werden weniger Klicks und Scrolls benötigt, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Denn ganz klar macht es zeitlich einen Unterschied, ob ich Tom in der linken oder in der rechten Liste ausfindig machen muss:

Gleichzeitig bedeutet das neue Update aber auch eine Zeit- und Arbeitsersparnis für dich persönlich. Du kannst die Verwaltungsarbeit klar zwischen deinen Admins aufteilen, indem du sie zu Superusern machst und ihnen jeweils einen eigenen Zuständigkeitsbereich überträgst.

• Durch die Standortzuweisungen kannst du bestimmte Superuser ausschließlich für die Verwaltung eines einzelnen Standortes bestimmen.
• Über die Superuser-Berechtigungen kannst du einen Superuser die Verwaltung eines bestimmten Aufgabenbereichs (Dienstplanung, Abwesenheit, Zeiterfassung) im Konto übertragen.

Und durch eine Kombination dieser zwei Parameter kannst du die Aufgaben jedes einzelnen Superusers sogar noch weiter differenzieren.

Dadurch, dass ein Superuser nur mit einer einzigen Aufgabe vertraut ist, beispielsweise den Schichttauschanfragen, wird diese Person zu einem regelrechten Spezialisten in ihrem Bereich. Die Person wird nicht nur generell über mehr Übersicht und Kenntnisse in diesem Aufgabengebiet verfügen, sondern auch sehr viel effizienter arbeiten. Wenn man sich schon in die Materie eingearbeitet hat, gehen 7,8 Schichttauschgenehmigungen hintereinander sehr viel schneller von der Hand als wenn jemand nebenbei noch andere Verpflichtungen hat und daher zwischendurch immer wieder von seiner Arbeit abgelenkt wird.

Aufgrund der neuen Möglichkeiten durch dieses Update solltest du dir auch Gedanken darüber machen, ob du deinen Angestellten nicht mehr Freiheiten im Konto einräumen könntest und so den Verwaltungsaufwand für dich und die Admins weiter reduzierst. Vielleicht möchtest du ja, dass die Abwesenheiten gewisser Nutzer/-innen keine Admin-Genehmigung benötigen ? Vor dem Update hättest du sie dafür zu Admins machen müssen, wodurch sie eben nicht nur Zugriff auf die Abwesenheiten, sondern das gesamte Konto erhalten hätten. Durch die detaillierten Einstellungsmöglichkeiten bei den Superuser-Berechtigungen könnte dies nun aber eine realistische Option für euch sein.

Weniger Missverständnisse durch klare & relevante Kommunikation

Wie du sicherlich weißt, ist es nun möglich, die Daten der verschiedenen Standorte komplett voneinander zu trennen. Hierdurch wird sich auch eure interne Kommunikation übersichtlicher gestalten, denn deine Mitarbeitenden und Superuser können so nur mit Kolleg/-innen des gleichen Standorts kommunizieren. Jedes Mal, wenn sie eine neue Nachricht schreiben, müssen sie also nicht mehr die relevanten Personen aus der gesamten Mitarbeiterliste des Kontos heraussuchen, sondern nur noch aus der Mitarbeiterliste ihres eigenen Standortes:

Viel wichtiger sind in diesem Zusammenhang jedoch die Benachrichtigungen. Vor dem Update konnte man als Benutzer/-in lediglich auswählen, zu welchen Aktivitäten man allgemein benachrichtigt werden möchte. So erhielt man zum Beispiel jedes Mal eine Nachricht, wenn im Konto ein neuer Dienstplan oder eine neue freie Schicht veröffentlicht wurde. Das kann schon mal für Verwirrung sorgen, denn aus den Push-Benachrichtigungen ist nicht unbedingt ersichtlich, ob es sich dabei um einen Standort handelt, in dem man überhaupt Schichten übernehmen darf. Durch eine feste Zuweisung zu den Standorten erhält man ab sofort jedoch nur noch Benachrichtigungen zu Aktivitäten im eigenen Standort. So kann man sich sicher sein, das jede Benachrichtigung, die man erhält, auch tatsächlich für einen selbst relevant ist.

Wie wir also gesehen haben, können die neuen Funktionen die Effizienz kontoweit auf verschiedenste Weise steigern. Die hier genannten Beispiele sind nur ein Bruchteil der positiven Auswirkungen, die eine Standorteinteilung und Ernennung von Superusern für euer Smartplan Konto haben kann. Bevor du aber mit der Einrichtung beginnst, gehe zuerst einmal in dich und überlege, mit welchem Aufbau du das Potenzial des Updates bestmöglich ausschöpfen kannst. Solltest du dich mit uns darüber beraten wollen, schreibe uns gerne jederzeit eine Nachricht an support@meinsmartplan.de.