In Arbeit: Das Smartplan Stundenkonto

16.07.2021

Hier bei Smartplan bahnt sich mittlerweile die Sommerpause an, aber vorher möchten wir mit euch gerne noch kurz ein paar unserer Gedanken zu der neuen Funktion, an der wir momentan arbeiten, mitteilen. Jetzt fragst du dich sicher, um welche Funktion es geht - und tatsächlich ist diese Frage schwierig zu beantworten, denn einen endgültigen Namen haben wir noch nicht gefunden.

Viele unserer Kunden haben sich diese neue Funktion gewünscht, wenn auch mit den unterschiedlichsten Beschreibungen und unter den verschiedensten Bezeichnungen. Jedenfalls sind wir uns im Team mittlerweile darüber einig geworden, dass eine Art Stundenkonto (oder wie man es auch nennen mag) die beste Lösung darstellt, um den aktuellen Bedarf unserer Kunden abzudecken, hierunter zum Beispiel Flexzeit, Gleitzeit oder Überstundenabbau. Diese neue Funktion wird hoffentlich garantieren, dass die Arbeitszeit der Angestellten am Ende mit den Regelungen übereinstimmt, die vertraglich festgelegt worden sind.

Lass uns doch mal ein bisschen genauer anschauen, was diese neue Funktion genau beinhalten wird… Allerdings sollte man hier anmerken, dass alles, was du hier liest, lediglich unsere derzeitigen Gedanken zu dem Thema widerspiegelt und dass sich die Dinge im Laufe der Entwicklung natürlich noch ändern können.

Möglichkeiten des Stundenkontos

Viele Parameter des Stundenkontos wirst du selbst anpassen können. Zum Einen kannst du auswählen, worauf die Berechnungen der Stundenbilanz basieren sollen - soll dies auf Grundlage der geplanten Stunden oder der geleisteten Arbeitszeit geschehen? In den Einstellungen kannst du gleichzeitig wählen, wie viele Stunden die Person im Optimalfall arbeiten soll, entweder pro Woche oder pro Monat. Darüber hinaus kannst du jederzeit entscheiden, ob die Mitarbeiter/-innen ihre Stundenbilanz einsehen können sollen oder nicht. Hier kannst du unsere bisherigen Ideen dazu sehen:

Wie auf dem Bild gezeigt, wird es sowohl möglich sein, generelle Einstellungen für alle Angestellten festzuhalten, als auch individuelle Einstellungen für einzelne Mitarbeiter/-innen anzupassen, sofern das Personal unterschiedliche Regelungen hat.

Für uns ist es selbstverständlich, dass unsere Kunden nicht noch zusätzlich Zeit aufwenden müssen, um parallel Excel-Listen ihrer Mitarbeiter-Stunden zu pflegen. Stattdessen sollte dies natürlich Bestandteil des Systems sein, dass man ohnehin schon nutzt. Daher ist es auch ganz klar an der Zeit, dass Smartplan um diese Funktion erweitert wird.

Deine Übersicht über die Stundenbilanz

Du wirst dir den Überblick über die Stundenbilanzen deiner Mitarbeiter/-innen über die “Zeiterfassung” verschaffen können. Wir werden eine neue Spalte zur bestehenden Übersicht hinzufügen, wo du auf einen Blick sehen kannst, wie der Stundenkontostand der jeweiligen Person ist:

Durch einen Klick auf die Zahl erhältst du daraufhin eine detaillierte Aufstellung dazu, wie diese Bilanz errechnet wurde. Mehr dazu weiter unten.

Wie wird die Stundenbilanz ermittelt?

Die endgültige Stundenbilanz für jeden einzelnen Zeitraum wird automatisch auf den nächsten übertragen. Lass uns das anhand eines Beispiels näher untersuchen:

In diesem Fall lag die Stundenbilanz bis zum Monat Mai bei +21. Das bedeutet, dass der oder die Angestellte 21 Stunden mehr gearbeitet hat als das für bis Mai angegebene Ziel.

Daraufhin hat die Person 121 Stunden gearbeitet, während das Ziel auf 160 angesetzt war. Daraus resultiert:

Geleistete Arbeitszeit (121) - Zielvorgabe (160) = -39 Stunden

Zusammen mit der Bilanz von vor Mai: -39 + 21 = -18 Stunden

Im Juni hat die Person dafür jedoch 192 Stunden gearbeitet:

Geleistete Arbeitszeit (192) - Zielvorgabe (160) = +32

Kompensation (Überstundenabbau): -10

Nun wird das Endergebnis bis einschließlich Mai, die aktuelle Bilanz von Juni und die Kompensation zusammengelegt: -18 + 32 - 10 = 4 Überstunden

Wie gesagt wurde zu Juni eine Kompensation hinzugefügt, was zum Beispiel bei überstundenbedingtem Urlaub oder bei Bezahlung von Überstunden relevant sein könnte. Die Kompensation kann sowohl einen positiven oder negativen Wert betragen, sodass du sie nach Bedarf anpassen kannst.

Das war also ein kleiner Einblick in unsere Überlegungen rund um unsere neue Funktion. Hoffentlich ist dir schon während des Lesens in den Sinn gekommen, in welcher Form du diese Funktion zu deinem Vorteil nutzen kannst. Wir schreiben natürlich noch einmal ausführlicher zu diesem Thema bei der Veröffentlichung des Stundenkontos nach der Sommerpause. Vielleicht haben wir dann ja noch hier und da etwas verbessert?

Ansonsten wünschen wir allen einen fantastischen Sommer!