Smartplan Abwesenheitskalender jetzt auch in der App verfügbar

Wir haben tolle Neuigkeiten für dich: Mit der neusten Version der Smartplan App hast du ab jetzt auch von unterwegs Zugriff auf den Smartplan Abwesenheitskalender. 

Unseren Abwesenheitskalender gibt es schon seit einiger Zeit. Er bietet dir eine schnelle und effiziente Möglichkeit, eine Übersicht über die genehmigten Abwesenheiten deiner Angestellten zu behalten und sie zu verwalten. Allerdings war der Abwesenheitskalender auch eines der wenigen Smartplan-Features (neben dem Dienstplanungstool selbst), dessen Nutzung auf die Desktop-Version von Smartplan beschränkt war. Jetzt da wir auch die Nutzung des Abwesenheitskalenders auf dem Handy eingeführt haben, ist die Smartplan App hoffentlich zu einem noch praktischeren und nützlicheren Tool für die administrativen Aufgaben deines Tagesgeschäfts geworden. 

Aber was bedeutet das im Detail? Schauen wir uns einmal genauer an, wie der Abwesenheitskalender in der App funktioniert und welche Unterschiede es zur Desktop-Version gibt. 

Funktionalität - Neues und Altbekanntes

Zugriff auf den mobilen Abwesenheitskalender erhältst du im Menü deiner Smartplan App über den Menüpunkt „Mitarbeiter“. Hier haben wir den Abwesenheitskalender als einen neuen, separaten Reiter hinzugefügt:

Der mobile Abwesenheitskalender ist ähnlich aufgebaut wie der, den du bereits von der Browser-Version kennst, er wurde jedoch für die mobile Bedienung optimiert. Die Kalenderansicht zeigt dir Übersichten über den jeweiligen Monat mit all seinen genehmigten Abwesenheiten. In der mobilen Version werden jedoch die einzelnen Abwesenheiten und Namen der Personen nicht komplett ausgeschrieben. Stattdessen wird dir nur die Gesamtzahl der abwesenden Angestellten für einen bestimmten Tag angezeigt. Darunter befindet sich ein Balken, der angibt, wie groß der Anteil der abwesenden Mitarbeiter/-innen an diesem Tag im Verhältnis zur Gesamtanzahl deines Personals ist. So ist mit einem kurzen Blick in deinen mobilen Abwesenheitskalender direkt ersichtlich, an welchen Tagen es schwierig werden könnte, deinen Personalbedarf zu decken.

Um weitere Informationen zu den registrierten Abwesenheiten für einen bestimmten Tag zu erhalten, gelangst du durch ein einfaches Tippen auf den jeweiligen Tag zu einer detaillierten Liste. Hier wird angegeben, wer abwesend ist, aus welchem Grund und ob die Abwesenheit nur einige Stunden oder den ganzen Tag lang andauert. In dieser Detailansicht kannst du auch zu anderen Tagen des Monats weiterscrollen. Zudem kannst du alle Abwesenheiten in Bezug auf ihre Jobpositionen, ihre Abwesenheitsart und die Personen, für die sie erstellt wurden, filtern.

Genauso wie du schon in der Browserversion direkt im Abwesenheitskalender neue Abwesenheiten anlegen kannst, bietet dir die mobile Version von Smartplan jetzt auch die Möglichkeit, von unterwegs schnell neue Abwesenheiten anzulegen und zu genehmigen. Beim Anlegen einer Abwesenheit über die App hast du dabei genau die gleichen Möglichkeiten wie in der Desktop-Version wenn es beispielsweise darum geht, was mit eventuellen Schichten des/der abwesenden Mitarbeiters bzw. Mitarbeiterin passieren soll und wie sie gezählt werden sollen.

Meldet sich jemand unerwartet morgens für den laufenden Tag krank, kannst du nun mit nur wenigen Klicks seine Abwesenheit auf deinem Handy registrieren und gleichzeitig die Kollegen direkt über die noch zu besetzende Schicht informieren. Ziemlich praktisch, oder? 

Zugriff durch reguläre Nutzer/-innen

Der mobile Abwesenheitskalender orientiert sich an der Konfiguration der Smartplan-Einstellungen in der Desktop-Version deines Kontos. Ob der mobile Abwesenheitskalender für die regulären Benutzer/-innen des Kontos verfügbar ist, hängt also davon ab, ob du ihnen allgemein diese Berechtigung in den Einstellungen deines Kontos erteilt hast. 

Gleiches gilt für die Datenschutzeinstellungen: Wenn du in deinen Einstellungen festgelegt hast, dass Mitarbeiter/-innen die Abwesenheiten ihrer Kollegen nicht einsehen dürfen, so gilt dies auch für Abwesenheiten in der App. Selbstverständlich haben System-Administratoren immer vollen Zugriff auf den Abwesenheitskalender und all seine registrierten Abwesenheiten.

Standardmäßig konnten normale Nutzer/-innen bereits in der Vergangenheit Abwesenheitsanträge in der Smartplan App über die „Mein Profil“-Seite erstellen. Sofern es die Einstellungen zulassen und auch regulären Nutzer/-innen Zugriff auf den mobilen Abwesenheitskalender gewährt wird, werden diese ebenfalls ihre Abwesenheitsanträge direkt im Kalender stellen können. Natürlich muss ein Admin vorab die Abwesenheit noch genehmigen und dazu Stellung beziehen, wie mit den bestehenden Schichten im Zeitraum verfahren werden soll.

Hinweis: Das Erstellen von eigenen Abwesenheiten im mobilen Abwesenheitskalender wird erst mit unserer nächsten Aktualisierung der App möglich sein.

Der Abwesenheitskalender in der App stellt sich regulären Nutzer/-innen genauso dar, wie auch für Admins. Der einzige untersteht besteht nur darin, dass ihnen eventuell die Einsicht in die Abwesenheiten ihrer Kollegen verwehrt ist:

Die große Mehrheit unserer Kundinnen und Kunden nutzt die Smartplan-App, und wenn, dann auch sehr regelmäßig. Durch die stetige Erweiterung der Funktionen unserer App hoffen wir das volle Potenzial ausschöpfen zu können, das einem die mobile Bedienung im Gegensatz zur Web-App im Browser bietet.

Wir wünschen uns, dass durch diese neueste Ergänzung zur App die Verwaltung deines Personal- und Zeitmanagements noch einfacher und intuitiver werden wird. So kannst du deine wertvollen Ressourcen vollends darauf fokussieren, wo sie am dringendsten benötigt werden: nämlich im Tagesgeschäft deines Unternehmens. 

Wenn du Fragen zu diesem Thema hast, darfst du dich wie immer gerne über den Support-Chat an uns wenden oder uns eine E-Mail an support@meinsmartplan.de schreiben.