Optimierung unseres Smartplan Assistenten

07.09.2021

Nun steht eine unserer größeren Verbesserungen auf dem Programm, von der wir ganz sicher wissen, dass sie dir sowohl Freude bereiten als auch von Nutzen sein wird. Heute haben wir zwei neue Regeln zu Smartplan hinzugefügt und unseren Assistenten verbessert, sodass du bei der Nutzung unserer automatischen Dienstplanbesetzung nun eine noch bessere Verteilung erhältst.

Was ist die automatische Dienstplanbesetzung?

Wenn du gerne auf das Chaos verzichten würdest, bei jedem neuen Dienstplan das Personal irgendwie passend auf die Schichten zu verteilen, könnte der Smartplan Assistent genau das Richtige für dich sein. Das Einzige, was du zu tun brauchst, ist die gewünschte Anzahl freier Schichten zum Dienstplan hinzuzufügen und schon wird der Smartplan Assistent die Angestellten optimal diesen Schichten zuteilen.

Du bestimmst dabei, wie zufällig und nach welchen Kriterien die Schichten verteilt werden sollen. Im Dienstplanungs-Tool hast du die Möglichkeit, für deine Mitarbeiter/-innen bestimmte Regeln festzulegen, welche das System dann automatisch berücksichtigt. Sollen deine Angestellten die 11-Stunden-Regel (Ruhezeit zwischen Schichten) einhalten? Sollen sie höchstens 40 Stunden in der Woche arbeiten oder weniger? Bei der Einhaltung hiervon - und vielem mehr - kann der Smartplan Assistent während der Schichtverteilung dich tatkräftig unterstützen.

Abgesehen von den Regeln, die die Arbeitsstunden betreffen, kannst du auch einstellen, ob die genehmigten Abwesenheiten der Belegschaft bei der Dienstplanbesetzung berücksichtigt werden sollen. Das Gleiche gilt für die eingereichten Wünsche der Mitarbeiter/-innen zum kommenden Dienstplan - sofern du ihnen die Möglichkeit dazu gegeben hast. So bist du von dem zusätzlichen administrativen Aufwand entlastet, der mit der Berücksichtigung aller möglicher Faktoren einhergeht.

Neue Regeln für den Smartplan Assistenten

In Verbindung mit diesem Update haben wir zum Assistenten zwei neue Regeln hinzugefügt, damit du dich beruhigt zurücklehnen kannst, während der Assistent noch akribischer deinen Anforderungen nachgeht. Mehrere unserer Kunden haben Anfragen von Regeln in Bezug auf Wochenendarbeit geäußert und daher haben wir dies nun umgesetzt.

Max. aufeinanderfolgende Wochenenden mit Arbeit

Die erste der neuen Regeln dreht sich darum, wie viele Wochenenden deine Mitarbeiter/-innen höchstens am Stück arbeiten dürfen. Vielleicht möchtest du ja gewährleisten, dass jede Person mindestens jedes 2. oder 3. Wochenende komplett frei hat?

Bisher musstest du diese Kriterien manuell für jede einzelne Person überprüfen und einhalten. Das ändert sich jetzt. Stattdessen kannst du nun einfach unsere neue Regel aktivieren und das System wird dafür sorgen, dass die Höchstanzahl der aufeinanderfolgenden Wochenenden mit Schichtzuteilungen eingehalten wird. Die Regel findest du wie gewohnt unter “Regeln für Mitarbeiter aufstellen” im Dienstplanungs-Tool:

*Hinweis: Diese Regel ist ein Bestandteil von Smartplan Plus, welches für 10 Euro zusätzlich pro Monat erworben werden kann. Smartplan Plus enthält die Stempeluhr, den Lohnexport sowie den Smartplan Assistenten. Wenn du bisher noch kein Smartplan Plus hinzugebucht hast, es aber gerne einmal ausprobieren würdest, dann schreibe uns einfach kurz. Wir geben dir gerne eine 2-wöchige Probezeit des Plus-Pakets.

Freie Tage nach Wochenendschichten

Die andere neue Regel bei Smartplan stellt sicher, dass deine Mitarbeiter/-innen nach Wochenendarbeit in der darauffolgenden Woche einen oder zwei freie Tage erhalten. Die Anzahl der freien Tage ist abhängig davon, wieviel die Person am Wochenende davor gearbeitet hat.

*Hinweis: Diese Regel gehört nicht zu Smartplan Plus und du kannst daher mit jeder Art von Abonnement darauf zugreifen.

Bessere Verteilung von Schichten bei automatischer Dienstplanbesetzung

Abgesehen von den neuen Regeln haben wir den grundlegenden Verteilungs-Algorithmus des Assistenten geändert. Bisher hat die automatische Dienstplanbesetzung schon relativ gut funktioniert, besonders wenn du gleichzeitig die Wunscharbeitszeiten deiner Angestellten miteinbezogen hast. Das hängt damit zusammen, dass die eingereichten Wünsche den Assistenten dazu zwangen, von seinen gewohnten Mustern abzuweichen, um die Wünsche erfüllen zu können.

Mit unserer Aktualisierung des Assistenten können nun alle gleichermaßen eine faire automatische Dienstplanbesetzung genießen - ob man die Wunschfunktion nutzt oder nicht.

Das bedeutet zum Beispiel, dass eine Restaurant mit einer Reihe von Kellnern in Vollzeit ab sofort den Assistenten zur Verteilung der Schichten nutzen kann, ohne dafür erst die Wünsche des Personals entgegengenommen zu haben. Der Assistent wird jetzt dafür sorgen, die Schichten gerechter zu verteilen, sodass die Schicht am Freitag Abend oder Montag Morgen nicht immer auf die gleiche Person fällt.

Wenn du dich in deinem Dienstplanungs-Tool befindest und den Dienstplan mit freien Schichten gefüllt hast, klicke einfach auf “Personalbesetzung vorschlagen” und schon beginnt der Assistent damit, diese Schichten optimal zu besetzen:

Der Smartplan Assistent wird ab sofort für eine bessere Verteilung der Schichten zwischen dem verfügbaren Personal sorgen. Er wird möglichst versuchen, allen eine gleiche Anzahl von Arbeitsstunden zuzuteilen und sich gleichzeitig darum kümmern, dass eine Person beispielsweise nicht nur Frühschichten bekommt, während jemand anderes dafür alle Spätschichten bekommt. Stattdessen werden allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Schichten zu verschiedenen Tageszeiten zugewiesen, um eine gleichmäßige Verteilung von Schichten zu garantieren.

Des Weiteren werden alle Angestellten auch an verschiedenen Tagen der einzelnen Wochen eingeteilt. So wird zum Beispiel vermieden, dass alle Schichten einer Person auf einen Montag fallen und eine andere wiederum nur Dienstags eingeteilt ist.

Gleichermaßen wird der Assistent auch dafür sorgen, dass alle die gleiche Menge an Wochenendarbeit erhalten, sodass nicht ungerechterweise einige Wenige jedes einzelne Wochenende arbeiten müssen.

All dass wird der Smartplan Assistent gewährleisten, während er parallel dazu weiterhin alle deine definierten Regeln in Bezug auf Arbeitsstunden, Abwesenheiten, Wochenendarbeit und Mitarbeiterwünsche einhält. Dadurch ist Schluss mit der leidigen Unsicherheit darüber, ob man bei der Dienstplanung eventuell wieder etwas durcheinandergebracht hat; und gleichzeitig spart man eine Menge Zeit. Der Assistent bewältigt das Planungs-Chaos für dich.

Hast du Fragen zur Anwendung des Smartplan Assistenten oder etwas Anderem, zögere nicht, uns über den Chat zu kontaktieren. Oder schreibe uns eine Nachricht an support@meinsmartplan.de - unser Team von Kundenberatern hilft dir gerne weiter.