Ergänzungen und Änderungen an unseren Mitarbeiterregeln

30.03.2022

Dies ist ein Update, auf das viele unserer Kund/-innen gewartet haben - und wir freuen uns mindestens genauso darauf wie sie. Wir haben viel Zeit und Mühen in dieses neue Update investiert um sicherzustellen, dass möglichst viele unserer Kund/-innen daraus ihren Nutzen ziehen können.

Zu Beginn haben wir einige Änderungen an der Benutzeroberfläche der Mitarbeiterregeln (“Regeln für Mitarbeiter aufstellen”) vorgenommen, um insgesamt eine bessere Übersicht und eine noch intuitivere Bedienung zu ermöglichen. Dieses neue Layout wurde bereits Mitte Februar veröffentlicht. Zweitens haben wir nun ein paar völlig neue Regeln hinzugefügt und einige dieser neuen Regeln mit bereits bestehenden kombiniert. Lasst uns das im Folgenden einmal im Detail durchgehen.

Optimierte Darstellung deiner Mitarbeiterregeln

Anstatt eine lange und unübersichtliche Liste von Mitarbeiterregeln zu haben, die du jedes Mal durchsehen musst, wenn du etwas bearbeiten möchtest, haben wir die Regeln jetzt in sinnvolle Kategorien beziehungsweise Abschnitte geclustert:

Die Stundenverteilung enthält Regeln zur Anzahl der Arbeitsstunden und deren Grenzen innerhalb eines vordefinierten Zeitraums (z. B. ein Tag oder eine Woche). Hier findest du auch die Regelung zur Pausenlänge zwischen zwei Schichten.

Der Abschnitt Arbeitstage bezieht sich (wie der Titel vielleicht schon verraten mag) auf Regeln über aufeinanderfolgende Arbeitstage sowie Wochenendschichten.

Die Abwesenheitseinstellungen enthalten Regeln zu allen möglichen Arten von Abwesenheiten, die der Assistent bei seiner Planung berücksichtigen soll. Gemeint sind z.B. Wunscharbeitszeiten, die die Angestellten für den Dienstplan eingereicht haben, genehmigte Abwesenheiten durch Admins sowie generelle Regelungen zu den schichtfreien Tagen der Mitarbeiter/-innen.

Wie üblich ist auch noch eine 4. Kategorie verfügbar, jedoch nur in den mitarbeiterspezifischen Regeleinstellungen. Unter Benutzerdefinierte Regeln für Wochentage kannst du die Tage und Tageszeiten der Woche definieren, an denen diese Person üblicherweise nicht arbeiten kann.

Möglicherweise ist dir bereits aufgefallen, dass du bestimmte Regeln vollständig deaktivieren kannst, falls sie für dich und dein Personal nicht relevant sind. Dies geschieht durch Deaktivieren der Kontrollkästchen auf der linken Seite. Ab jetzt ist es möglich, zusätzlich die Sichtbarkeit dieser “unerwünschten” Regeln anzupassen, indem du jeweils auf den Button „Deaktivierte Regeln verbergen“ oder „[X] deaktivierte Regeln“ klickst:

Auf diese Weise werden dir nur die Regeln angezeigt, die auch tatsächlich relevant für dich sind.

Neue Regeln und Erweiterung bestehender Regeln

Die wichtigste Verbesserung dieses letzten Updates ist unsere Einführung von Zielvorgaben bei den Mitarbeiterregeln. Anstatt nur strenge und absolute Grenzen für Arbeitszeiten und -tage festlegen zu können, wird es jetzt möglich sein, einen bevorzugten Zielwert zu definieren, den der Assistent dann so gut wie möglich zu erreichen versucht.

Stundenverteilung: Zielvorgaben bei Arbeitsstunden

Früher gab es nur drei Regeln bezüglich der Arbeitsstunden: Min. und max. Stundenanzahl pro Woche sowie die max. Stundenanzahl pro Tag. Dies schien sehr inkonsequent und lückenhaft. So fehlten zum Beispiel jegliche Regelungen zur den Arbeitszeiten auf Monatsebene. In der Folge haben uns diesbezüglich eine Reihe von Anfragen von unseren Kund/-innen erreicht, was uns natürlich zusätzlich dazu bewogen hat, etwas an diesem Umstand zu ändern.

Die Regeln zur Höchstanzahl und Mindestanzahl von Stunden pro Woche wurden jetzt mit unserem neuen Stundenziel kombiniert. Das bedeutet, dass du ab sofort die Möglichkeit hast, einen bevorzugten Zielwert für die Arbeitsstunden der Angestellten während einer Woche festzulegen. Gleichzeitig haben wir auch die Möglichkeit hinzugefügt, ein monatliches Stundenziel sowie monatliche Limits für die Arbeitszeit festzulegen. Dank dieser Ergänzung werden deine Ergebnisse noch viel präziser sein, als wenn du einfach ein Intervall mit den Regeln der min. Stundenanzahl und max. Stundenanzahl pro Woche eingestellt hättest.

Wenn das Stundenziel für eine bestimmte Person beispielsweise auf 20 Stunden pro Woche definiert ist, könnte der Assistent dieser Person theoretisch 10 Stunden in der einen Woche und 22 Stunden in einer anderen zuweisen. In den meisten Fällen, in denen der Assistent das Ziel nicht erreichen kann, wird er zu wenige statt zu viele Stunden zuweisen (sobald der gewünschte Wert erreicht wurde, weist er der Person einfach keine weiteren Schichten zu). Wie gut der Assistent das gesetzte Ziel erreicht, hängt maßgeblich davon ab, wie viele freie Schichten mit passenden Jobpositionen vorhanden sind und wie viele andere Mitarbeiterregeln für diese Person aktiviert sind, da diese möglicherweise die Anzahl von Schichten einschränken, die dieser Person zugewiesen werden können.

Um extreme Schwankungen von Woche zu Woche oder Monat zu Monat zu vermeiden, kannst du zudem noch eine Mindestanzahl und Höchstanzahl an Arbeitsstunden für die Mitarbeiter/-innen festlegen. Auf diese Weise wirst du vom Assistenten darauf aufmerksam gemacht werden, wenn eines dieser Limits überschritten wurde. Füge max. oder min. Stundenlimits hinzu, indem du einfach auf den entsprechenden Button rechts klickst:

Zeitverteilung: Stundenziel für Arbeitszeit pro Arbeitszyklus (aufeinanderfolgende Schichten)

Wie viele Stunden am Tag jemand idealerweise am Stück arbeiten sollte, lässt sich nun ebenfalls bestimmen. Warum ist dies relevant, wenn du doch bereits Stundenlimits und/oder Zielwerte pro Tag, Woche und Monat festlegen kannst? Der Grund dafür ist, dass einige unserer Kund/-innen ein spezielles Schichtmuster haben, bei dem sie viele aufeinanderfolgende „Minischichten“ von beispielsweise 30 Minuten oder 1 Stunde einrichten. Dies könnte beispielsweise bei einem Reinigungsunternehmen der Fall sein, bei dem jede „Minischicht“ in dem Fall ein anderes Gebäude oder Objekt darstellt, das gereinigt werden muss.

Bei diesem Arbeitsschema arbeitet dieselbe Person oft mehr als 5 Schichten hintereinander, wobei jede der Schichten höchstwahrscheinlich noch eine andere Jobposition enthält. Das Problem war bisher, dass unser Assistent generell versucht, die Schichten fair und gleichmäßig auf die Angestellten zu verteilen, indem er sie auf die Schichten verschiedener Wochentage und Tageszeiten verteilt. Für diese speziellen Unternehmen war es somit fast unmöglich, unsere automatische Dienstplanbesetzung sinnvoll nutzen zu können.

Durch das Festlegen eines Stundenziels für die gesammelte Arbeitsdauer pro Tag, kannst du jetzt die durchschnittliche Anzahl von Stunden definieren, die ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin optimalerweise am Stück arbeiten soll. Der Assistent gibt ihnen dann so viele aufeinanderfolgende Schichten (mit max. 15 Minuten Pause dazwischen), wie nötig sind, um das definierte Stundenziel zu erreichen. Du kannst natürlich weiterhin die Regel der min. Pausenlänge zwischen zwei Schichten nutzen. Diese wird dann greifen, wenn die Pause zwischen zwei Schichten länger als 15 Minuten ist oder wenn das Tagesziel erreicht wurde.

Arbeitstage: Regel zu aufeinanderfolgenden Arbeitstagen

Darüber hinaus haben wir den Abschnitt zu den Arbeitstagen um zwei neue Regeln erweitert. Eine davon ist die Möglichkeit festzulegen, ob Angestellte ihre Arbeitstage zusammenhängend erhalten sollen. “Zusammenhängend” bedeutet in diesem Fall, dass der Assistent jeder Person immer mindestens zwei aufeinanderfolgende Arbeitstage zuweisen wird.

Normalerweise achtet der Assistent nicht darauf, dass Arbeitstage aufeinanderfolgen, sondern konzentriert sich auf eine gleichmäßige und geregelte Schichtverteilung. Die Ergebnisse der automatischen Dienstplanbesetzung könnten somit durchaus zu einer Woche mit Schichten am Montag, Mittwoch, Freitag und Sonntag führen.

Mit dem Aktivieren dieser neue Regel kannst du nun allerdings festlegen, dass der Assistent den Mitarbeiter/-innen immer mehrere Schichten (mindestens 2) hintereinander zuweist. In unserem Beispiel könnten das die Arbeitstage von Montag bis Donnerstag sein, anstatt dass die Schichten wie weiter oben beschrieben über die gesamte Woche verteilt sind.

Arbeitstage: Zielwert für Arbeitstage

Die zweite neue Regelung zu den Arbeitstagen beinhaltet wieder eine Zielvorgabe: Du kannst ab jetzt einen Zielwert für die bevorzugten Arbeitstage pro Woche festlegen. Dies ist besonders dann praktisch, wenn du bestimmte vertragliche Verpflichtungen in Bezug auf die Arbeitstage mit einem Angestellten eingegangen bist oder wenn dir durch das allgemeine Arbeitsrecht in deinem Land bestimmte Vorgaben gemacht werden. Falls der Assistent ähnlich wie beim Stundenziel weiter oben das bevorzugte Ziel nicht erreichen kann (z. B. weil die Anzahl der verfügbaren Schichten zu gering ist), wird er den Angestellten höchstwahrscheinlich eher weniger Arbeitstage zuweisen als zu viele.

Abwesenheitseinstellungen: Aufeinanderfolgende freie Tage

Abschließend haben wir für dich die Möglichkeit eingeführt zu wählen, ob die freien Tage deiner Mitarbeiter/-innen zusammenhängend vom Assistenten geplant werden sollen oder auf alle Wochentage frei verteilt werden dürfen. Dies ist besonders relevant, wenn du viele Teilzeitkräfte oder Aushilfen beschäftigt hast. Die meisten dieser Angestellten werden es wahrscheinlich vorziehen, mehrere Tage hintereinander frei zu haben, anstatt darauf gefasst sein zu müssen, jeden zweiten Tag auf der Arbeit zu erscheinen.

Bitte beachten: Diese Regel ist eng mit der neuen Regel bezüglich der zusammenhängenden Arbeitstage verbunden. Auch hier entsprechen “zusammenhängende“ freie Tage in diesem Fall wieder nur mindestens 2 aufeinanderfolgenden freien Tagen. Das heißt konkret: Wenn du die Regel für aufeinanderfolgende freie Tage aktiviert hast, aber nicht die für aufeinanderfolgende Arbeitstage, könnte der Assistent theoretisch eine beliebige Woche so planen:

Um dies zu verhindern, solltest du gleichzeitig die Regeln für sowohl zusammenhängende Arbeitstage als auch zusammenhängende freie Tage aktivieren. In diesem Fall würden sowohl die Arbeitstage als auch die freien Tage immer zusammen gruppiert werden. Um beim obigen Beispiel mit den 3 Arbeitstagen zu bleiben, könnten die Ergebnisse des Assistenten nun so aussehen:

Benutzerdefinierte Regeln für Wochentage: Verschiedene wöchentliche Muster

Nicht nur die allgemeinen Einstellungen bezüglich der Mitarbeiterregeln wurden geändert. Beim Klick auf eine bestimmte Person kannst du ab sofort auswählen, dass diese Person bei der automatischen Personalbesetzung des Assistenten komplett ausgespart werden soll. Weiter unten kannst du nun auch bestimmte Wochenmuster für die Wochentagsregeln dieses/dieser Angestellten festlegen. Bei jeder einzelnen Wochentagsregel kannst du jetzt zusätzlich auswählen, ob die Regel in allen Kalenderwochen des Jahres oder nur in den geraden oder ungeraden Wochen gelten soll.

Änderungen und Ergänzungen an unserem Smartplan Assistenten und insbesondere der Mitarbeiterregeln sind immer ein komplexes Unterfangen und wir können somit nicht garantieren, dass sie direkt vom ersten Tag an so funktionieren wie vorgesehen. Achte daher bei deiner Schichtplanung derzeit auf eventuelle Unregelmäßigkeiten oder widersprüchliche Szenarien.

Wir hoffen jedoch mittel- und langfristig, dass du von diesem Update unseres Assistenten stark profitieren wirst. Falls Fragen hierzu auftauchen oder du uns ein Feedback zu diesem neuesten Update geben möchtest, schreib uns eine Nachricht im Chat oder eine E-Mail an support@meinsmartplan.de.