Mehr Datenschutz, weniger Kopfschmerzen: Alle Neuerungen im Überblick

Gerade unsere Kund/-innen aus dem deutschsprachigen Raum wünschen sich vermehrt Optionen zur Erhöhung des Datenschutzes. Daher war dies der Fokus unseres neuesten Updates.

Datenschutz und Privatsphäre im Fokus

Mit dem Ziel, die Datenschutz- und Privatsphäreinstellungen noch benutzerfreundlicher zu gestalten, haben wir einige Verbesserungen vorgenommen. Bisher waren die Privatsphäreeinstellungen im Menüpunkt “Allgemein” versteckt und wurden dementsprechend oft übersehen. Doch das ist jetzt vorbei! Ab sofort findest du alle relevanten Einstellungen unter einem ganz eigenen Menüpunkt: “Datenschutz und Privatsphäre”.

Sichtbarkeit der Abwesenheitsarten

Eine der spannendsten Neuerungen in diesem Bereich sind die erweiterten Einstellungen in Bezug auf die Abwesenheitsinformationen deiner Kolleginnen und Kollegen. In den Einstellungen unter “Datenschutz und Privatsphäre” kannst du nun festlegen, dass Mitarbeitende Abwesenheiten zwar einsehen dürfen, jedoch ohne die genaue Art der Abwesenheit zu kennen. So kannst du das Personal über abwesende Teammitglieder informieren, ohne die privaten Hintergründe dazu preiszugeben.

Automatische Anonymisierung gelöschter Benutzerdaten

Wir haben auch eine brandneue Funktion eingeführt, um deine Sorgen bezüglich der Speicherung von Personaldaten zu mindern. Unter dem Menüpunkt “Datenschutz und Privatsphäre” kannst du nun eine automatische Anonymisierung für die Daten gelöschter Benutzer einrichten. Wähle einfach aus, nach wie vielen Jahren die Daten anonymisiert werden sollen, und der Rest erledigt sich automatisch.

Um das ganz zu aktivieren, setze einfach das Häkchen bei der Einstellung zur automatisches Datenanonymisierung. Wähle dann aus, nach wie vielen Jahren die Daten gelöschter Benutzer anonymisiert werden sollen. Du hast auch schon vorher die Möglichkeit, die Daten einzelner Benutzer/-innen manuell zu anynomysieren, indem du jeweils auf den Button “Jetzt anonymisieren” klickst.

Anonymisierung bedeutet in dem Fall, dass die Daten (z.B. Schichtzeiten & Anwesenheitszeiten) weiterhin im Konto bestehen bleiben, aber unkenntlich gemacht wird, um wessen Daten es sich handelt.

Warum ist das wichtig für mich?

Diese Datenschutzeinstellungen reduzieren nicht nur deine Sorgen um die DSGVO, sondern bieten auch eine effektive Möglichkeit, um sicherzustellen, dass deine Daten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Einmal eingerichtet kannst du sicher sein, das Smartplan die sensiblen Daten deiner Mitarbeitenden optimal schützt und eine Einsicht durch Kolleg/-innen oder unbefugte Dritte verhindert.

Kennst du eigentlich schon die Standortzuweisungen? Mit dieser Funktion kannst du die Angestellten auf deine Smartplan-Standorte einteilen und daraufhin die Einsicht und Interaktion zwischen den Standorten unterbinden. Eine weitere Möglichkeit, die Einsicht in Daten innerhalb des Kontos zu begrenzen. Wenn das interessant klingt, kannst du hier weiterlesen.

Bei weiteren Fragen stehen wir dir gerne per E-Mail unter support@meinsmartplan.de zur Verfügung.