Simple und benutzerfreundliche Zeiterfassung mit der Smartplan Stempeluhr

Papier und Kugelschreiber, unübersichtliche Stundenzettel und teure Hardware sind jetzt passé. Greife über Tablet, die App oder den Computer auf deine Stempeluhr zu. Deine Zeiterfassung wird zentral gespeichert, sodass die Daten direkt für die nächste Lohnabrechnung bereit stehen.

Einfache Einrichtung, einfacher Zugang

Es braucht keine besonderen IT-Kenntnisse oder Ausstattung, um mit der Smartplan Stempeluhr durchzustarten. Auf die Stempeluhr kann von allen Endgeräten zugegriffen werden, es braucht lediglich eine Internetverbindung. Nutze ein Tablet, den PC oder unsere App.

Vermeide fehlerhafte Zeiterfassung

Guckst du dir auch die handgeschriebenen Zeitangaben deiner Mitarbeiter an und brauchst ewig, um sie zu entschlüsseln? Oder gibt es das Problem, dass die Stunden der Mitarbeiter nicht korrekt registriert werden? Mit der Smartplan Stempeluhr können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten und Pausen ganz schnell und einfach registrieren.

Lohnabrechnung in wenigen Klicks

Die Stempeluhr ist direkt in deinem Smartplan-Konto integriert. Erhalte mit nur wenigen Klicks einen Überblick über die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter. Wenn die Lohnabrechnung ansteht, kannst du einen Datei herunterladen und diese in dein Lohnsystem übertragen. Das spart Zeit und minimiert Fehler.

Öffne die Stempeluhr einfach auf irgendeinem Endgerät mit Internetverbindung. Hier z.B. ein iPad:

1. Mitarbeiter wählt seinen Namen aus

Wird die Stempeluhr über ein Tablet genutzt, kannst du dir sicher sein, dass der Mitarbeiter vor Ort ist, wenn er sich einstempelt. In der oberen Hälfte des Bildschirms befindet sich eine Liste der Mitarbeiter, die an diesem Tag eine Schicht haben. Das erleichtert es den Mitarbeitern, ihre Namen zu finden. Hat ein Mitarbeiter keine geplante Schicht, kann er sich dennoch einstempeln. Das ist hilfreich, wenn man z.B. gar keinen festen Schichten im Voraus plant oder wenn der Mitarbeiter unvorhergesehen zur Arbeit gerufen wird.

2. Gibt seine PIN ein

Jeder Mitarbeiter hat seinen persönlichen 4-stelligen Zugangscode zur Stempeluhr. So wird gewährleistet, dass der Mitarbeiter auch vor Ort ist, wenn er sich einstempelt. Vergisst ein Mitarbeiter seine PIN, kann er ihn jederzeit erneut via SMS oder E-Mail zugeschickt bekommen.

3. Wählt die entsprechende Schicht aus

Wenn der Mitarbeiter seine PIN angegeben hat, werden die geplanten Schichten angezeigt. Mit einem einzigen Klick auf die Schicht kann sich der Mitarbeiter einstempeln und die Zeiterfassung beginnt. Man braucht keine Schicht im Dienstplan, um sich einstempeln zu können.

Die Stempeluhr kann mit unserer App auch direkt vom Handy des Mitarbeiters aufgerufen werden:

Simples Einstempeln

Beginnt ein Mitarbeiter seine Arbeit, kann er sich schnell und unkompliziert über sein Profil in der App einstempeln. Befindet sich das Handy am richtigen Standort, wird das Einstempeln möglich. Ist das Handy nicht in der Nähe des vorab festgelegten Standortes, kann auch nicht eingestempelt werden.

Beim Ausstempeln ist an alles gedacht

Beim Ausstempeln ist es ganz leicht möglich, der Zeiterfassung noch einen kurzen Kommentar beizufügen. So kann der Angestellte erklären, warum er früher geht oder Überstunden gemacht hat. Wenn gewünscht, kannst du die Mitarbeiter hier auch ihre Pausenzeiten angeben lassen. Du kannst das Ganze jedoch auch so einstellen, dass sie sich schon während der Schicht in die Pause ein- und ausstempeln.

Du bestimmst, wo sich deine Mitarbeiter aufhalten müssen, um Stempeln zu können

Sollen deine Mitarbeiter die Stempeluhr auch in der Smartplan App nutzen können, kannst du verschiedene Standorte definieren, von denen das Einstempeln möglich sein soll.

Standort wird durch GPS bestimmt

Du legst die Adresse fest, an der man sich zum Einstempeln befinden muss. Wähle einen Radius, der bestimmt, wie nah der Mitarbeiter diesem Standort sein muss, um sich einstempeln zu können. Möchte sich ein Mitarbeiter also ein- oder ausstempeln, müssen sich die GPS-Koordinaten des Handys innerhalb des definierten Radius befinden.

Lege mehrere Standorte fest

Hast du mehrere Arbeitsstandorte, kannst du sie einfach parallel als verfügbare Standorte zum Stempeln festlegen.

Sehe die Koordinaten der Stempeldaten

Benutzt ein Mitarbeiter die Stempeluhr in der App, wird dabei ihre Position registriert, damit du immer sehen kannst, wo genau sie sich zum Zeitpunkt des Stempelns befanden.

Passe die Stempeluhr genau den Gegebenheiten deines Betriebs an

Ein Unternehmen ist nicht wie das andere und deshalb muss auch deine Stempeluhr flexibel sein. Du bestimmst, ob die Mitarbeiter sich zur Pause ein- und ausstempeln oder ob sie ihre Pausenzeiten einfach beim Ausstempeln angeben. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter früher als erwartet die Schicht beginnt - wird das bereits als Arbeitszeit gewertet oder erst ab dem regulären Schichtbeginn? Vielleicht sollen einige Zeiten automatisch bestätigt werden. Mit nur wenigen Klicks definierst du die Regeln deiner Stempeluhr, die mit einem Klick auf "Speichern" automatisch wirksam werden.

Pausen gehören dazu

Du entscheidest, ob der Mitarbeiter sich während der Schicht zur Pause aus- und einstempelt oder die Pause am Schichtende nachträglich einträgt.

Überblick über die Aktivitäten des Tages

Die Stempeluhr zeigt eine aktuelle Liste über die Aktivitäten des Tages an. Als Administrator kannst du die Stempeluhr sogar vom Büro aus öffnen und die Geschehnisse direkt mitverfolgen.

Ohne Schicht einstempeln

Wird ein Mitarbeiter ohne Schicht im Dienstplan zur Arbeit gerufen? Mit ein paar extra Klicks kann sich auch dieser Mitarbeiter problemlos einstempeln.

Wieso hat der Mitarbeiter so spät angefangen?

Wenn sich der Mitarbeiter ausstempelt, kann er eine Nachricht anfügen. So bekommst du eine Erklärung für eine evtl. Verspätung beim Überprüfen und Bestätigen der registrierten Zeiten.

Smartplan ist bereit für die Lohnabrechnung. Und du?

Erhalte alle wichtigen Daten in Sekunden. Direkter Zugang zu allen Daten der Stempeluhr in Kombination mit deinen Dienstplandaten. Exportiere sie nach Excel oder in das Dateiformat deines Gehaltsabrechnungssystems.

Lese hier mehr über typische Fragen zur Zeiterfassung

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