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Wie du Standorte und Jobpositionen zusammen nutzen kannst

Zur Zeit ist es nicht möglich, die Mitarbeiter/-innen einem bestimmten Standort zuzuordnen. Hier sind daher zwei Vorschläge, wie du deine Standorte und Jobpositionen zusammen verwenden kannst, um deine Standorte dennoch übersichtlicher zu gestalten. Du kannst entweder die Schichten aller Standorte in ein und demselben Dienstplan verwalten oder du erstellst mehrere verschiedene Standorte für das Konto und fügst dann für jeden Standort einen eigenen, seperaten Dienstplan hinzu.

Ungeachtet dessen, für welche Variante du dich entscheidest, musst du als Erstes die Jobpositionen erstellen, die du für deine Dienstplanung benötigst.

In diesem Artikel erhältst du Informationen darüber, wie du:

Jobpositionen entsprechend deiner Anforderungen erstellen

Um neue Jobpositionen anzulegen, gehe auf "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Arbeitsbereiche". Hier kannst du entweder bereits angelegte Jobpositionen bearbeiten oder aber neue anlegen:

Nehmen wir einmal an, dass du zum Beispiel zwei Restaurants besitzt, eines in Berlin und ein anderes in Kopenhagen. Du möchtest diese zwei Standorte gerne visuell in Smartplan trennen oder differenzieren.

In diesem Fall kannst du deine Jobposition dahingehend benennen, dass sie eine Verbindung zu dem jeweiligen Standort aufweisen, zum Beispiel "Abrechnung - Cafe Bebelplatz" und "Abrechnung - Cafe Reuterplatz":

Ein kleiner Tipp an dieser Stelle: Du kannst auswählen, welchen Farbcode deine Jobpositionen besitzen sollen. Dies kann bei der Unterscheidung auch noch einmal hilfreich sein. Verschiedene Jobpositionen können aber auch die gleiche Farbe haben (z.B. könntest du den Jobpositionen für "Abrechnung" in beiden Standorten die gleiche Farbe geben).

Dieses Vorgehen verschafft dir einen Überblick darüber, welchem Standort deine Mitarbeiter/-innen angehören während du deine Dienstplanung durchführst.

Sind die Jobpositionen fertig eingerichtet, kannst du mit der eigentlichen Dienstplanung beginnen.

Standorte und Jobpositionen im gleichen Dienstplan verwenden

Wenn du lieber den gesamten Überblick über die Schichten aller deiner Standorte hättest, ist die leichteste Lösung, alle Schichten deines Unternehmens im gleichen Dienstplan zu erstellen.

Um damit zu beginnen, gehe auf "Dienstpläne" und dort dann auf "Neuen Dienstplan erstellen".

Wenn du eine neue Schicht im Dienstplan erstellst, wähle nur die Jobpositionen, die auch Teil deines Dienstplans werden sollen. Zum Beispiel kann es sein, dass du einen eigenen Dienstplan für die Baristas beider Standorte erstellen möchtest. Da alle Standorte über den gleichen Dienstplan abgedeckt werden sollen, stelle also sicher, dass du jeweils immer Schichten für alle beteiligten Jobpositionen erstellst.

Ein beliebiger Tag im Dienstplan könnte zum Beispiel so aussehen:

Beim Besetzen der Schichten werden dir die Mitarbeiter/-innen angezeigt, die an diesem Tag zur Verfügung stehen. Alle Personen der Kategorie "Verfügbare Kollegen" sind Mitarbeiter/-innen die eine passende Qualifikation (Jobposition) für diese Schicht haben:

Auf diese Weise kannst du sicherstellen, dass deine Angestellten nur an den Standorten Schichten zugeteilt bekommen, an denen sich auch tatsächlich arbeiten.

Ein und dieselbe Person kann problemlos auch mehreren Standorten des Unternehmens zugewiesen sein. In diesem Fall musst du nur sicherstellen, dass im Profil der Person alle relevanten Jobpositionen hinterlegt wurden. Du kannst die Jobpositionen einzelner Personen jederzeit anpassen, indem du unter "Mitarbeiter" das Profil der entsprechenden Person bearbeitest.

Wenn es jedoch so sein sollte, dass eine Menge von Angestellten neue Jobposition-Zuweisungen erhalten sollen, bietet es sich eher an, die Änderungen unter "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Arbeitsbereiche" vorzunehmen. Hier wählst du eine Jobposition aus und kannst dann viele Mitarbeiter/-innen gleichzeitig dazu hinzufügen oder davon entfernen.

Standorte und Jobpositionen in verschiedenen Dienstplänen kombinieren

Wenn du stattdessen separate Dienstpläne für jede einzelne deiner Abteilungen oder Standorte planen möchtest, so muss du erst verschiedene Standorte in Smartplan erstellen und für jeden von ihnen einen Dienstplan einrichten.

Erstelle zuerst die Standorte, die du benötigst. Das können beispielsweise die Namen von Abteilungen sein oder die Adressen tatsächlicher Standorte, an denen eure Zweigstellen platziert sind.

Neue Standorte kannst du unter "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Standorte" erstellen:

Die angelegten Standorte werden dann auf der Startseite abgebildet und du hast die Möglichkeit, Dienstpläne für die einzelnen Standorte anzulegen:

Wenn du nun einen Dienstplan für einen Standort anlegst, zum Beispiel für "Cafe Bebelplatz" solltest du lediglich Schichten mit den Jobpositionen erstellen, die den Begriff "Cafe Bebelplatz" in sich tragen:

Dadurch können nur Mitarbeiter/-innen, welche die Jobposition "Barista - Cafe Bebelplatz" innehaben, die Schicht übernehmen.

Wenn ein/-e Mitarbeiter/-in an mehreren Standorten arbeiten können soll, kannst du ihm bzw. ihr mehrere Jobpositionen zuweisen.

Du kannst die Jobpositionen einzelner Mitarbeiter/-innen bearbeiten, indem du im Menüpunkt "Mitarbeiter" neben dem Profilnamen der jeweiligen Person auf "Bearbeiten" klickst. Hier kannst du die Jobpositionen dieser Person beliebig anpassen und abspeichern.

Wenn es jedoch so sein sollte, dass eine Menge von Angestellten neue Jobposition-Zuweisungen erhalten sollen, bietet es sich eher an, die Änderungen unter "Einstellungen" → "Smartplan Einstellungen" → "Arbeitsbereiche" vorzunehmen. Hier ist es nämlich umgekehrt: Du wählst eine Jobposition aus und kannst dann viele Mitarbeiter/-innen gleichzeitig dazu hinzufügen oder davon entfernen.