Handbuch > Kommunikation in Smartplan > So nutzt du die Smartplan Nachrichtenfunktion im Browser

So nutzt du die Smartplan Nachrichtenfunktion im Browser

In Smartplan kannst du ganz einfach mit deinen Kolleg/-innen kommunzieren. Gehe dafür einfach auf den Menüpunkt "Nachrichten":

Hier bekommst du deinen Posteingang angezeigt. Wie du sehen kannst, habe ich in meinem Nutzerprofil zur Zeit mehrere Nachrichten, die neueste davon vom 21. September 2021.

Wenn du eine neue Nachricht verschicken möchtest, klicke einfach auf "Nachricht schreiben":

Ein Nachrichtenfenster öffnet sich, in dem du deine Nachricht verfassen kannst.

Neben dem eigentlichen Nachrichtentext kannst du hier auch noch einen Titel oder Betreff für deine Nachricht vergeben und dessen Empfänger/-innen festlegen:

Lass uns das Ganze einmal anhand eines Beispiels genauer betrachten: Ich möchte einige meiner Mitarbeiter/-innen kontaktieren, da es für Freitag noch eine unbesetzte Schicht im Dienstplan gibt. Da diese Nachricht nicht für alle relevant ist, klicke ich auf "Wähle an wen die Nachricht versandt wird":

Die freie Schicht ist eine Barista-Schicht, folglich sollen lediglich die Mitarbeiter/-innen mit der Jobposition Barista die Nachricht erhalten. Dafür klicke ich auf den Button "Alle auswählen" neben der Position Barista.

Wie du hier sehen kannst, hast du außerdem die Möglichkeit zwischen deinen Kolleg/-innen auszuwählen und nur jene auszuwählen, die du kontaktieren möchtest. Die Personen mit einem blauen Häckchen neben ihrem Namen sind jene, die deine Nachricht erhalten werden:

Lass uns nun einmal einen Blick auf die verschiedenen Optionen der Nachrichtenfunktion werfen:

1) Fettgedruckte Formatierung

2) Kursiv Formatierung

3) Durchgestrichene Formatierung

4) Einen Link hinzufügen/ entfernen

5) Hier kannst du deine Nachricht auch als SMS zu verschicken. Die Nutzung dieser Funktion ist optional, da Nachrichten immer als interne Benachrichtigungen oder E-Mail verschickt werden.

6) Text groß und fettgedruckt formatieren

7) Zitat

8) Code

9) Aufzählungspunkte

10) Aufzählung nummeriert

11) Links zentrieren

12) Rechts zentrieren

13) Datei hinzufügen

14) Rückgängig machen

Ist alles so, wie du es möchtest? Dann kannst du deine Nachricht mit einem Klick auf "Nachricht senden" verschicken.

NUR FÜR ADMINS: Handelt es sich bei deiner Nachricht um eine besonders wichtige Information, klicke einfach auf "Nachricht fixieren, damit sie immer ganz oben auf der Liste der Nachrichten angezeigt wird". Dadurch wird die fixierte Nachricht dann immer ganz oben im Posteingang der Nutzer/-innen stehen:

Nachdem du deine Nachricht verschickt hast

Nachdem du eine Nachricht verschickt hast, taucht diese unter dem Menüpunkt "Nachrichten" auf:

Wie du sehen kannst, erscheint bei deiner Nachricht eine kleine Pinnadel - dies liegt daran, dass du sie als wichtig eingeordnet und deswegen die Option "Nachricht fixieren" ausgewählt hattest.

Solltest du eine Person vergessen haben, die die Nachricht ebenfalls erhalten sollte, so kannst du neben den anderen Empfängern einfach auf "Bearbeiten" klicken und nachträglich weitere Personen hinzufügen.

Denke daran, dass es sich bei dieser Nachricht um eine Gruppennachricht handelt; jeder und jede von ihnen kann somit die Antworten der anderen sehen. Wenn du eine Nachricht an jede Person einzeln senden möchtest, so darfst du in jeder Nachricht nur die/den Empfänger/-in alleine auswählen und die Nachricht dann individuell verschicken.

Es gibt noch ein paar weitere Optionen, die für dich nützlich sein könnten - um sie angezeigt zu bekommen, klicke auf die drei Punkte. Hier kannst du die Fixierung deiner Nachricht aufheben (falls du ein Admin bist), sie als ungelesen markieren oder sie ins Archiv verschieben:

Falls du ausgewählt hast, deine Nachricht ins Archiv zu verschieben, so wirst du ins Nachrichten-Archiv weitergeleitet, wo du deine Nachricht endgültig löschen kannst. Dadurch wird die Nachricht jedoch nicht nur für dich, sondern auch für alle anderen gelöscht:

Ist eine Nachricht erst archiviert, kann darauf nicht mehr geantwortet werden.

Wie du sehen kannst, kannst du die Nachricht jedoch auch wiederherstellen. Klicke dafür einfach auf den Button "Nachricht wiederherstellen".

Möchtest du aus dem Nachrichten-Archiv wieder zu all deinen Nachrichten zurückkehren, klicke einfach auf den grünen Pfeil - dadurch erscheinen alle Nachrichtenfilter. Hier kannst du wählen zwischen Alle, Ungelesene, Öffentliche, Gruppe, Tages- und Archivierte Nachrichten:

Wie du auf eine Nachricht antworten kannst

Wenn du eine Nachricht erhalten hast, kannst du darauf natürlich auch antworten.

Zunächst wirst du benachrichtigt werden, wenn du eine Nachricht erhalten hast. Neben dem Menüpunkt "Nachrichten" wird in dem Fall eine Nummer erscheinen, die dir Auskunft über die Anzahl neuer ungelesener Nachrichten gibt. In diesem Fall liegen hier zwei neue Nachrichten vor:

Klicke einfach auf de Kategorie "Nachrichten" und es öffnet sich dein Postfach. Alle ungelesenen Nachrichten werden mit einem kleinen roten Kreis neben der jeweiligen Nachricht markiert. Wie du hier sehen kannst, hat Anne unter Anderem eine ungelesene Nachricht von Janina vorliegen:

Du kannst an der Stelle außerdem sehen, dass es sich hierbei um eine private Nachricht handelt. Um zu antworten, musst du einfach nur eine Nachricht im Textfeld verfassen und auf "Kommentar hinzufügen" klicken:

Möchtest du deine Antwort, nachdem du diese gesendet hast, wieder löschen, so klicke einfach auf "Löschen" in der oberen rechten Ecke deiner Nachricht:

Dadurch wird die Nachricht nicht nur für dich, sondern für alle an dieser Unterhaltung beteiligten Personen gelöscht.