Regeln erstellen

Wenn du deinen Dienstplan erstellst, kannst du Regeln für deine Mitarbeiter/-innen festlegen - Smartplan wird dann dafür sorgen, dass diese Regeln im Laufe deiner Dienstplanung eingehalten werden. Sollte es einen Regelbruch geben, wird Smartplan dich auf diesen hinweisen.

Um Regeln für deine Angestellten einrichten und bearbeiten zu können, muss sich dein Dienstplan in der Planungs- oder Bearbeitungphase befinden. Ist dies der Fall, kannst du einfach auf "Regeln für Mitarbeiter aufstellen" klicken:

Nun erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem du allerlei Regeln festlegen kannst. Diese gelten entweder generell für alle Angestellten oder du erstellst gesonderte Regelungen für einzelne Personen.

Die Regeln sind in verschiedenen Kategorien gruppiert.

Die Stundenverteilung enthält Regeln zur Anzahl der Arbeitsstunden und deren Grenzen innerhalb eines vordefinierten Zeitraums (z. B. einem Tag oder einer Woche). Hier findest du auch eine Regelung zur Pausenlänge zwischen zwei Schichten.

Der Abschnitt Arbeitstage bezieht sich auf Regeln über aufeinanderfolgende Arbeitstage, die bevorzugten Arbeitstage pro Woche sowie Wochenendschichten.

Die Abwesenheitseinstellungen enthalten Regeln zu alle möglichen Arten von Abwesenheiten, die der Assistent bei seiner Planung berücksichtigen soll. Gemeint sind z.B. Wunscharbeitszeiten, die die Angestellten für den Dienstplan eingereicht haben, genehmigte Abwesenheiten durch Admins sowie generelle Regelungen zu den schichtfreien Tagen der Mitarbeiter/-innen.

Wenn du links in der Liste die Regeln für einzelne Personen definierst, ist darüber hinaus noch eine vierte Kategorie verfügbar. Unter Benutzerdefinierte Regeln für Wochentage kannst du die Tage und Tageszeiten der Woche definieren, an denen diese Person üblicherweise nicht arbeiten kann.

Setze ein Häkchen vor die Regeln, die Smartplan für dich berücksichtigen und bezüglich Regelverstößen im Auge behalten soll. Durch einen Klick auf die Zahlen auf der rechten Seite kannst du die Zahlenwerte dann ganz nach deinen Wünschen anpassen.

Deaktivierte Regeln werden im Allgemeinen verborgen, um dir einen besseren Überblick über die derzeitigen Einstellungen zu geben. Du kannst die deaktivierten Regeln anzeigen lassen, indem du auf "[X] deaktivierte Regeln" klickst. Wenn du sie danach wieder verbergen möchtest, klicke auf "Deaktivierte Regeln verbergen".

Wie bereits im Vorfeld erwähnt, kannst du Regeln auch für einzelne Personen ganz spezifisch anpassen. Ich habe hier als Beispiel einmal Maria aus der Liste auf der linken Seite ausgewählt:

Maria hat zur Zeit eine reduzierte Stundenanzahl, da sie sich nebenbei noch weiterbildet. Anstatt der allgemein festgelegten 40 Stunden darf sie nur 25 Stunden pro Woche eingeteilt werden.

Deutlich wird die Abweichung durch einen Vermerk neben der Regel. Wenn du mit deiner Maus über "Weicht ab" fährst und anschliesen auf "Zurücksetzen" klickst, kann die angepasste Regel jederzeit wieder auf die Standardeinstellung zurückgesetzt werden.

Sobald die Regeln gespeichert wurden, überprüft Smartplan mit sofortiger Wirkung die Einhaltung der Regeln. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert, du kannst also einfach auf "Schließen" klicken, wenn du fertig bist.