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Regeln für Mitarbeiter festlegen

Sollen deine Mitarbeiter/-innen höchstens eine bestimmte Anzahl an Stunden pro Woche arbeiten? Gibt es bestimmte Tage, an denen ein/-e Mitarbeiter/-in keine Schichten übernehmen soll? Oder sollen gewisse Ruhezeiten zwischen den Schichten eingehalten werden? 

In diesen Fällen macht es Sinn, in Smartplan Regeln für deine Mitarbeiter aufzustellen.

Sobald du einen Zeitraum für deinen Dienstplan festgelegt hast, kannst du mit der Festlegung von Regeln beginnen. 

Klicke dazu einfach auf Regeln für Mitarbeiter aufstellen:

Allgemeine Regeln

Du kannst sowohl Regeln für alle Mitarbeiter/-innen als auch für einzelne Personen festlegen. Unter Allgemeine Regeln stellst du die Regeln auf, die für alle Mitarbeiter/-innen gleichermaßen gelten sollen:

Du bestimmst, ob und welche Regeln in Smartplan beachtet werden sollen. Du setzt einfach ein Häkchen an alle Regeln, die bei der Dienstplanung berücksichtigt werden sollen. 

Wenn du beispielsweise die Anzahl an Stunden oder Tagen verändern möchtest, klickst du einfach auf die Zahl in der rechten Spalte und gibst die gewünschte Zahl ein:

Sobald du die Regeln deinen Wünschen entsprechend angepasst hast, klickst du nur noch auf Änderungen speichern:

Regeln für eine bestimmte Person festlegen

Im Menü auf der linken Seiten sind alle deine Mitarbeiter/-innen aufgelistet. 

Möchtest du Regeln für eine/-n bestimmte/-n Mitarbeiter/-in festlegen, klickst du einfach auf den jeweiligen Namen:

Hier kannst du die gleichen Regeln festlegen, die du bereits unter Allgemeine Regeln aufgestellt hast. Genau wie in den allgemein gültigen Regeln kannst du hier die einzelnen Werte verändern und über das Setzen der Häkchen festlegen, welche Regeln für die jeweilige Person berücksichtigt werden sollen.

Wenn du Regeln für eine/-n bestimmte/-n Mitarbeiter/-in festlegst, hast du außerdem die Möglichkeit, Regeln für die Werktage festzulegen. Falls ein/-e Mitarbeiter/-in beispielsweise prinzipiell an gewissen Wochentagen in bestimmten Zeiträumen keine Schichten übernehmen kann, klickst du einfach auf die entsprechenden Tage und gibst den Zeitraum ein: 

Sobald du das gemacht hast, klickst du auf Regel hinzufügen und somit wird die Regel von nun an bei der Dienstplanung berücksichtigt:

Regelbruch

Falls es passiert, dass die festgelegten Regeln bei der Dienstplanung nicht beachtet werden, macht dich Smartplan darauf aufmerksam:

Klickst du nun auf Anzeigen, kannst du sehen, welche Regel genau gebrochen wurde:

In diesem Fall habe ich die Regel aufgestellt, dass Anne Montags und Mittwochs zwischen 09.00 und 17.00 Uhr nicht arbeiten kann. Ich habe sie trotzdem für Mittwoch im Dienstplan eintragen - folglich informiert mich Smartplan über der Regelbruch.

Du kannst einen Dienstplan auch mit Regelbrüchen freigeben, Smartplan macht dich lediglich darauf aufmerksam. Du bestimmst, ob du Änderungen vornimmst oder nicht.

Automatische Dienstplanung

Wenn du Regeln für deine Mitarbeiter festgelegt und deinen Personalbedarf definiert hast, kannst du Smartplan auch damit beauftragen, deine Dienstplanung für dich zu übernehmen.

Wie genau, das zeigen wir dir hier!