Kopieren

Um deine Dienstplanung übersichtlicher zu gestalten und dir eine Menge überflüssiger Klicks zu ersparen, haben wir eine Kopierfunktion in Smartplan integriert. Lass uns einmal genauer betrachten, wie du Zeiträume, Schichten, Tage, Wochen und Mitarbeiter/-innen kopieren kannst.

Egal, was du kopieren möchtest, das Symbol ist immer das gleiche. Und so sieht es aus:

Eine Schicht kopieren

Wenn du Schichten mit den gleichen Arbeitszeiten an vielen verschiedenen Tagen hast, kannst du viel Zeit sparen und diese Schichten kopieren. In diesem Dienstplan habe ich am Donnerstag zwei Schichten von 09.00 bis 16.00 Uhr erstellt: 

Lass uns sagen, dass du diese Schichten auch am Mittwoch vergeben möchtest. Wenn du die Maus über 09:00 - 16:00 hältst, kommen folgende Symbole zum Vorschein:

Das rechte Symbol hast du wahrscheinlich schon wiedererkannt, es handelt sich um das Kopier-Symbol. Wenn du es anklickst, nimmt du die Schichten auf und kannst nun wählen, an welchen Tagen du sie übernehmen möchtest:

Wenn du die Maus über Mittwoch hältst, wird der Tag blau markiert. Du kannst dann einfach in das blaue Feld klicken und so die Schichten einsetzen.

Wenn du die Schichten nur für Mittwoch übernehmen möchtest, bist du nun fertig. 

Um das Kopieren zu stoppen, hast du drei Möglichkeiten: entweder drückst du esc auf deiner Tastatur, klickst auf den Tag, von dem du ursprünglich die Schichten ausgewählt hast, oder du klickst auf der rechten Seite einfach auf Element hier ablegen:

Jetzt weißt du, wie man eine oder mehrere Schichten kopiert. Lass uns also nun mit dem Kopieren von einem kompletten Tag fortfahren.

Einen kompletten Tag kopieren

Einen ganzen Tag zu kopieren kann dann relevant sein, wenn mehrere Tage die gleichen Schichten beinhalten sollen.

Ich habe nun ein paar Schichten für Montag erstellt, wobei jeweils zwei Schichten im gleichen Zeitraum stattfinden:

Wenn du all diese Schichten auch für einen anderen Tag übernehmen möchtest, kannst du den ganzen Tag kopieren. Halte die Maus über Montag und klicke auf das Kopier-Symbol:

Wenn du auf das Symbol klickst, wählst du den gesamten Tag aus und klickst anschließend auf den Tag, in den du die Schichten kopieren möchtest:

Nachdem du die Schichten für den gewünschten Tag übernommen hast, kannst du das Kopieren auf drei Wegen stoppen. Du kannst esc auf deiner Tastatur drücken, den Tag anklicken, aus dem du die Schichten kopiert hast oder du klickst ganz einfach auf Element hier ablegen:

Nun weißt du, wie man einen Tag kopiert. Lass uns also mit dem Kopieren einer Woche fortfahren.

Eine ganze Woche kopieren

Wenn sich deine Schichtstruktur von Woche zu Woche wiederholt, hast du auch die Möglichkeit eine ganze Woche zu kopieren. Hier habe ich alle Schichten in Woche 31 erstellt:

Lass uns sagen, dass du alle diese Schichten auch für Woche 32 übernehmen möchtest.

Wenn du auf Woche kopieren klickst, musst du nicht alle Schichten erneut manuell erstellen:

Sobald du Woche kopieren angeklickt hast, scrollst du runter zu Woche 32 und klickst in das blaue Feld:

Diesen Vorgang kannst du ganz nach Bedarf beliebig oft wiederholen. Wenn du die aufgenommene Woche in die gewünschte(n) Woche(n) kopiert hast, hast du wieder drei Möglichkeiten, um das Kopieren zu stoppen: Du kannst esc auf deiner Tastatur drücken, die Woche anklicken, aus der du die Schichten kopiert hast (hier Woche 31) oder du klickst ganz einfach auf Element hier ablegen:

Jetzt weißt du, wie du Schichten auf verschiedenste Weise kopieren kannst. 

Lass uns nun sehen, wie du Schichten am einfachsten besetzen kannst.

Deine Schichten besetzen

Wenn du eine Vielzahl an freien Schichten erstellt hast, musst du nicht auf jede einzelne Schicht klicken, um diese zu besetzen. Du kannst nämlich auch deine Mitarbeiter/-innen kopieren!
Nehmen wir als Beispiel einen Dienstplan, der lediglich unbesetzte Schichten enthält:

Rechts vom Dienstplan kannst du einen Mitarbeiter auswählen. Ich habe mich für Anne entschieden:

Sobald du den Mitarbeiter ausgewählt hast, werden die Schichten hervorgehoben, die der/die Mitarbeiter/-in entsprechend der zugewiesenen Qualifikationen übernehmen kann. Anne hat lediglich die Jobposition “FoH” und darum werden nur diese Schichten hervorgehoben. Außerdem kannst du sehen, wie viele Stunden der/die ausgewählte Mitarbeiter/-in arbeitet - sowohl insgesamt als auch in den einzelnen Wochen. 

Neben Anne's Namen hast du erneut die Möglichkeit auf das Kopier-Symbol zu klicken:

Sobald du auf das Kopier-Symbol geklickt hast, kannst du die Person auf die Schichten setzen, die sie übernehmen soll. Das funktioniert ganz einfach mit einem Klick auf die jeweiligen Schichten.

Hier habe ich Anne bereits auf jeweils eine Schicht am Montag und Mittwoch gesetzt und bin gerade dabei, ihr auch eine Schicht am Freitag zuzuteilen:

Nachdem ich Anne für die Schichten am Montag und Mittwoch eingeplant habe, werden die restlichen Schichten in diesem Zeitraum rot gefärbt. Das passiert, da Anne in diesem Zeitraum nun bereits eine Schicht besitzt und für keine Weitere im gleichen Zeitfenster eingesetzt werden kann.

Wenn du dem Mitarbeiter alle gewünschten Schichten zugeteilt hast, kannst du das Kopieren stoppen. Dies funktioniert auf drei Wegen: Du kannst auf esc auf deiner Tastatur drücken, erneut auf das Kopier-Symbol klicken oder aber auf das Feld Element hier ablegen klicken:

In diesem Artikel haben wir gesehen, wie man ganz einfach eine Personalbesetzung planen kann, die sich in gewissen Zeiträumen, Tagen oder Wochen wiederholt. 

Sollte dein Personalbedarf jedoch immer genau gleich sein oder sich jeden Monat wiederholen, haben wir natürlich auch eine noch viel schnellere Lösung für dich. Für genau diesen Fall haben wir in einem anderen Artikel die Dienstplan-Vorlage für dich erklärt.