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Dienstplan-Vorlage

Wenn du dir eine einfache Dienstplanung wünschst und sich dein Personalbedarf von Woche zu Woche wiederholt, kannst du die Vorlage zu deinem Vorteil verwenden.

  • Finde zunächst die Registerkarte Dienstplan-Vorlage:

  • Du kannst selbst wählen, in welchem Wochenrhythmus sich die Vorlage wiederholen soll. Wenn sich dein Dienstplan alle zwei, vier oder auch zehn Wochen wiederholen soll, fügst du einfach dementsprechend viele Wochen in die Vorlage ein. Zum Hinzufügen der Wochen klickst du einfach auf Woche zu Vorlage hinzufügen unter dem Dienstplan:

Falls du aus Versehen zu viele Wochen zu deiner Vorlage hinzugefügt hast, kannst du sie ganz einfach wieder löschen. 

  • Du kannst eine Woche jederzeit mit einem Klick auf Woche von Vorlage entfernen wieder löschen:

Schichten zur Vorlage hinzufügen

Sobald du die Anzahl an Wochen erstellt hast, die dein Dienstplan beinhalten soll, kannst du Schichten zur Vorlage hinzufügen. 

  • Du beginnst mit einem Klick auf Schicht erstellen:

  • Der Zeitraum gibt an, wann die Schicht beginnt und endet, ob es eine abschließende Schicht ist und ob sie eine unbezahlte Pause enthält. Darüber hinaus kannst du es bei einer Schicht in diesem Zeitraum belassen oder zusätzliche Schichten im gleichen Zeitraum hinzufügen. Solltest du mehrere Schichten anlegen wollen, klickst du einfach auf Eine weitere Schicht hinzufügen.

Hier habe ich in diesem Fall eine Schicht im Zeitraum von 11.00 bis 17.00 Uhr angelegt und festgelegt, dass es sich um eine Küchenhilfe-Schicht handelt. Da ich die Schicht erst später besetzen möchte, handelt es sich derzeit um eine “Freie Schicht”. 

  • Wenn du alle Schichten für eine Woche erstellt hast und die gleichen Schichten auch für die zweite Woche verwenden möchtest, klickst du einfach auf Woche kopieren:

  • Anschließend klickst du auf die Woche, in die die erste Woche kopiert werden soll:

Sobald du deine freien Schichten in der Vorlage erstellt hast, werden sie automatisch in deinen Dienstplan übertragen. Wenn du auf die Registerkarte Dienstplan klickst, wirst du alle Schichten sehen, die aus deiner Vorlage kopiert wurden:

Besetze deinen Dienstplan

Wenn sich dein Personalbedarf von Woche zu Woche wiederholt, die Schichten aber nicht von den gleichen Mitarbeitern besetzt werden, solltest du die Besetzung unter Dienstplan und nicht unter Dienstplan-Vorlage festlegen:

  • Du kannst eine Schicht ganz einfach besetzen, indem du auf der rechten Seite einen Mitarbeiter auswählst und anschließend auf das Kopier-Symbol klickst:

Nun werden die Schichten hervorgehoben, die der Mitarbeiter mit seiner Qualifikation übernehmen kann. 

  • Somit kannst du die Schichten mit einem einfachen Klick auf die jeweiligen Schichten besetzen:

  • Wenn sich deine Personalbesetzung jedoch von Woche zu Woche wiederholt, kannst du die Besetzung der Schichten in der Dienstplan-Vorlage festlegen. Hier kannst du genauso den Mitarbeiter auswählen, auf das Kopier-Symbol klicken und die Schichten auswählen, die der jeweilige Mitarbeiter besetzen soll:

Der Unterschied liegt nun darin, dass die Vorlagen-Woche 1 für die Wochen 14, 16 und 18 gilt und Hannah nun automatisch die jeweiligen Schichten in allen drei Wochen übernimmt.

Vorlage ist mit deinem Dienstplan verknüpft

Wenn du Änderungen an einer Schicht in deinem Dienstplan vornimmst, wird die Vorlage die Änderungen übernehmen. 

Im Dienstplan habe ich Hannah auf die Schicht am Mittwochmorgen gesetzt:

Anschließend habe ich Christina auf die gleiche Schicht gesetzt, dies habe ich jedoch in der Dienstplan-Vorlage festgelegt:

Die Vorlage berücksichtigt jedoch die vorgenommenen Einstellungen im Dienstplan. Wenn ich nun also zurück in den Dienstplan gehe, ist es weiterhin Hannah, die in der Schicht eingetragen ist:

Wenn ich allerdings möchte, dass der Dienstplan der Vorlage folgt, klicke ich einfach auf Vorlage folgen am unteren Ende des betreffenden Tages. Nun übernimmt Christina die Schicht - in der Vorlage und im tatsächlichen Dienstplan:

Vorlage speichern

Es kann sein, dass du eine Vorlage erstellst, die du zu einem späteren Zeitpunkt erneut verwenden möchtest. 

  • Wenn dies der Fall ist, kannst du deine Vorlage mit einem Klick auf Vorlage für den späteren Gebrauch benennen speichern:

  • Es öffnet sich ein Feld, in dem du die Vorlage benennen kannst. Klicke anschließend auf Speichern

  • Wenn du dann später einen neuen Dienstplan erstellst, für den du gerne die selbe Vorlage benutzen möchtest, klickst du einfach auf Vorherige Vorlage kopieren:

Nun wählst du nur noch die Vorlage, die du gerne nutzen möchtest. Ganz einfach, oder?