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Dienstplan-Vorlage

Wenn du dir eine einfache Dienstplanung wünschst und sich dein Personalbedarf in regelmäßigen Abständen wiederholt, kannst du die Vorlage zu deinem Vorteil verwenden.

In diesem Guide zeigen wir dir:

So findest du die Vorlage

Du erhältst Zugriff auf die Dienstplan-Vorlage, sofern sich dein Dienstplan im Planungsmodus bzw. Bearbeitungsmodus befindet. Finde hier dann zunächst die Registerkarte "Dienstplan-Vorlage":

Der Aufbau der Vorlage und des Dienstplans an sich ähneln sich sehr. Daher kann es manchmal schwierig sein, herauszufinden, ob man gerade Schichten im Dienstplan oder in der Vorlage erstellt.

Um sicherzugehen, dass du dich auch tatsächlich in der Dienstplan-Vorlage befindest, überprüfe, dass der Reiter farbig hervorgehoben ist. Außerdem wird als Überschrift der Woche keine Kalenderwoche, sondern nur "Vorlage" stehen:

Schichten zur Vorlage hinzufügen

Du erstellst Schichten in der Vorlage auf dieselbe Weise wie bei der Dienstplanung im Dienstplan.

Du beginnst mit einem Klick auf "Schicht erstellen":

Der Zeitraum gibt an, wann die Schicht beginnt und endet, ob es eine abschließende Schicht ist und ob sie eine unbezahlte Pause enthält. Darüber hinaus kannst du entscheiden, wie viele Schichten es in diesem Zeitraum geben soll.

In meinem Beispiel habe ich eine Schicht für den Zeitraum 08:00 bis 14:30 angelegt, die eine unbezahlte Pause von 30 Minuten beinhalten. Die Schicht soll zunächst als 'Freie Schicht' im Dienstplan verbleiben, da ich die Besetzung zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen möchte:

Um nun eine weitere Schicht für den selben Zeitraum mit den gleichen Bedingungen anzulegen, klicke ich einfach auf "Eine weitere Schicht hinzufügen" und lege die Jobposition fest.

Nachdem ich auf "Erstellen" geklickt habe, erscheinen die beiden Schichten auch schon in der Vorlage:

Die Bedeutung der verschiedenen Jobpositionen wird wie gewohnt oben in der Kopfzeile der Vorlage angezeigt.

Nach der Erstellung des Zeitraums kannst du in in andere Tage der Woche kopieren und brauchst somit nicht alle Schichten einzeln erstellen. Führe dazu die Maus über den Zeitraum und klicke auf das "Kopier-Symbol" mit den zwei Quadraten:

Nun kannst du den Zeitraum nach Belieben in die anderen Tage der Woche einfügen:

Das Erstellen deiner Schichten in der Vorlage hat den großen Vorteil, dass alle Schichten aus der Vorlage direkt in die entsprechenden Tage deines Dienstplanes kopiert werden. Die Schichten, die ich in meinem Beispiel also gerade in der Vorlage erstellt habe, sind nun ebenfalls in allen Wochen meines eigentlichen Dienstplans vorhanden:

Wenn du alle Schichten der Woche soweit erstellt hast, ist es jetzt Zeit, sie zu besetzen.

Besetze deine Schichten in der Vorlage

Wenn in deinem Betrieb jede Woche die gleichen Mitarbeiter/-innen die Schichten übernehmen, kannst du die Schichten durchaus auch direkt in der Vorlage besetzen.

Um die Schichten zu besetzen, wähle eine Person in der Übersicht auf der rechten Seite aus:

Sobald du jemanden auswählst, werden die Schichten, die diese Person potenziell übernehmen kann, hervorgehoben:

Während du den oder die Mitarbeiter/-in durch Klicken in die Schichten einfügst, kannst du rechts jederzeit übersichtlich mitverfolgen, wie viele Schichten bzw. Stunden für diese Person eingeteilt wurden. Du kannst sowohl die gesammelte Stundenanzahl für den gesamten Zeitraum des Dienstplans einsehen, sowie die Stunden je nach Woche:

Auch die Besetzung der Schichten wird automatisch in den richtigen Dienstplan übertragen:

Wenn sich dein Personalbedarf jedoch von Woche zu Woche wiederholt, die Schichten aber nicht zwingend von den gleichen Mitarbeitern besetzt werden, solltest du die Besetzung unter "Dienstplan" und nicht unter "Dienstplan-Vorlage" festlegen. Denn ansonsten würde deine Besetzung in der Vorlage ja automatisch in den Dienstplan übertragen werden.

Wenn du die Personalbesetzung im Dienstplan manuell durchführst, kann es auch von Vorteil sein, die Schichten vorerst frei zu lassen und den Dienstplan für Wünsche zu öffnen. Die Angaben deiner Angestellten dazu, wann sie arbeiten können oder nicht, werden dir dabei helfen, eine optimale Besetzung zu finden.

Du kannst ggf. hier nachlesen, wie man die Wunsch-Funktion aktiviert: Wünsche berücksichtigen

So fügst du wiederkehrende Schichtmuster ein

Durch die Vorlage ist es auch möglich, verschiedene Schichtmuster einzutragen und zu wiederholen. Zum Beispiel kann es ja sein, dass sich der Schichtbedarf oder die Besetzung zwischen gleichen und ungleichen Wochen unterscheidet. Um dies umzusetzen, kannst du durch einen Klick auf "Woche zu Vorlage hinzufügen" deine Vorlage erweitern:

Du kannst frei entscheiden, wie viele Wochen die Vorlage enthalten und in welchem Wochenrhythmus sie sich somit wiederholen soll. Wenn sich dein Dienstplan alle zwei, vier oder auch zehn Wochen wiederholen soll, fügst du einfach dementsprechend viele Wochen in die Vorlage ein.

Falls du aus Versehen zu viele Wochen zu deiner Vorlage hinzugefügt hast, könntest du sie jederzeit mit einem Klick auf "Woche von Vorlage entfernen" wieder löschen:

In meinem Beispiel habe ich zwei Wochen zu meiner Vorlage hinzugefügt.

Als Titel stehen bei den Vorlage-Wochen nun nun "Vorlagen-Woche 1" und "Vorlagen-Woche 2", sowie die jeweiligen Kalenderwochen, die diese Vorlagen-Woche im Dienstplan entspricht. Die Vorlagen-Woche 1 entspricht immer auch der ersten Woche im Dienstplan.

In meinem Beispiel wurde die "Vorlagen-Woche 1" in die Dienstplan-Wochen 17, 19 und 21 eingefügt, da mein Dienstplan in der Kalenderwoche 17 beginnt. Die "Kalender-Woche 2" gilt jeweils für die Wochen dazwischen, also die Wochen 18 und 20.

Sollten die Schichten einer Woche identisch mit denen anderer Vorlagen-Wochen sein, kannst du einfach auf "Woche kopieren" klicken und die Schichten dieser Woche ganz einfach in die gewünschte(n) Vorlagen-Woche(n) einfügen.

Die Vorlage berücksichtigt Änderungen im Dienstplan

Wenn du irgendwelche Änderungen an einer Schicht oder einem Zeitraum in deinem Dienstplan vornimmst, wird die Vorlage diese Änderungen berücksichtigen. 

Wenn du Änderungen im Dienstplan an sich vornimmst und der Dienstplan somit nun von der Vorlage abweicht, erhältst du im Dienstplan die Möglichkeit, auf "Vorlage folgen" zu klicken

In diesem Beispiel habe ich nachträglich im Dienstplan Chris für Schichten am 02. und 03. Mai in der KW 18 eingeteilt. In der angelegten Vorlage gelten diese Schichten nach wie vor als unbesetzt - somit weicht der Dienstplan an dieser Stelle von der Vorlage ab.

Nun habe ich also die Möglichkeit, für den jeweiligen Tag im Dienstplan auf "Vorlage folgen" zu klicken und mit den Daten aus der Vorlage zu überschreiben. Bemerke: Sind die Änderungen einmal überschreiben, kannst du dies nicht mehr rückgängig machen!

Wenn ich manuell eine Schicht im Dienstplan besetzt habe, wird die Vorlage selbst diese Schicht nicht "anrühren", auch wenn ich in der Vorlage die gleiche Schicht mit einer anderen Person besetze.

Schauen wir uns das einmal etwas genauer an:

In der Dienstplan Vorlage habe ich Anna für die Montags-Schicht eingeteilt. Da ich lediglich eine Woche in der Vorlage erstellt habe, gilt diese für alle Kalenderwochen im ausgewählten Zeitraum und Anna würde für alle Montags-Schichten eingeteilt werden.

Da ich jedoch weiß, dass Anna am 09. Mai eine Prüfung an der Uni hat, möchte ich manuell eingreifen und die Schicht neu besetzen. Ich habe daher Chris anstatt Anna für Montag, den 09. Mai für die Barista-Schicht eingeteilt:

Die Vorlage bleibt von der manuellen Änderung in dem Dienstplan unberührt und wird nicht einfach überschrieben. Während also Chris die Schicht am 09. Mai übernimmt, bleibt Anna die feste Schichtbesetzung aus der Vorlage und wird daher automatisch für alle weiteren Montags-Schichten in dem ausgewählten Zeitraum besetzt.

Wenn ich jetzt allerdings auf "Vorlage folgen" beim 09. Mai klicken würde, so würde Chris' Schicht überschrieben und stattdessen Anna für die Schicht eingeteilt werden. Das liegt daran, dass der Dienstplan an diesem Tag nun wieder komplett der Vorlage folgt und in der Vorlage ist es nun einmal Anna, die für die Montagsschicht eingetragen ist.

Vorlage für spätere Dienstpläne speichern

Es kann sein, dass du eine Vorlage erstellst, die du zu einem späteren Zeitpunkt erneut verwenden möchtest. Wenn dies der Fall ist, kannst du deine Vorlage mit einem Klick auf "Vorlage speichern" ganz einfach abspeichern:

Es öffnet sich ein Feld, in dem du die Vorlage benennen kannst. Klicke anschließend auf "Speichern": 

Wenn du dann später einen neuen Dienstplan erstellst, für den du gerne die selbe Vorlage benutzen möchtest, klickst du einfach auf "Frühere Vorlage einfügen:

Nun wählst du nur noch die Vorlage, die du gerne nutzen möchtest. Du hast die Wahl zwischen deinen abgespeicherten Vorlagen-Versionen oder den automatisch gespeicherten Vorlagen früherer Dienstpläne. Klicke darauf und schon wird die Vorlage eingefügt und dessen Schichtplanung automatisch in die Vorlage deines jetzigen Dienstplan übernommen.

Beachte jedoch: Du hast nur die Möglichkeit, auf abgespeichert Vorlagen zugreifen, solange du noch keine Schichten in deiner Vorlage angelegt hast.

Solltest du ab einem gewissen Zeitpunkt zu viele Vorlagen erstellt haben und dir durch die Unübersichtlichkeit die Auswahl der richtigen Vorlage schwer fallen, schreibe uns an support@meinsmartplan.de oder über den Chat. Wir können alte Vorlagen für dich im System löschen.