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So verwaltest du die Abwesenheiten deiner Mitarbeiter/-innen

In diesem Artikel kannst du lernen:

Abwesenheitsanträge genehmigen oder ablehnen

Wenn deine Angestellten eine Abwesenheit beantragen, wirst du darüber zunächst per E-Mail oder Push-Benachrichtigung auf deinem Smartphone (oder beides) benachrichtigt - dies hängt ganz und gar von deinen individuellen Benachrichtigungseinstellungen ab.

Weitere Informationen zum Einrichten deiner Benachrichtigungseinstellungen findest du hier:

Verwaltung der Benachrichtigungseinstellungen

Verwalten von Abwesenheitsanfragen im Browser

In deinem Smartplan Account erscheinen neue Abwesenheitsanträge durch das Personal in der Benachrichtigungshistorie oben rechts auf der Seite (Glockensymbol). Klicke darauf, um einen Abwesenheitsantrag einzusehen und ihn daraufhin entweder zu genehmigen oder abzulehnen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der 'Entscheidungs-Seite', sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Eine andere Möglichkeit, um die Abwesenheitsanfragen einer Person einzusehen, ist ihr Benutzerprofil. Gehe auf die Seite "Mitarbeiter", suche nach der gewünschte Person in der Mitarbeiterliste und klicke auf den Namen der Person, um ihr Profil zu öffnen:

Unter dem Reiter „Abwesenheit“ siehst du nun alle Abwesenheitsanträge der ausgewählten Person unter „Abwesenheit, die genehmigt werden muss“:

Hier kannst du die Anfrage nun entweder bearbeiten, bestätigen oder ablehnen.

Bevor du einen Abwesenheitsantrag jedoch endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden 'Entscheidungs-Seite', sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Wenn du eher einen Überblick über all die unterschiedlichen Abwesenheitsanträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums möchtest, kannst du in deinem Smartplan Account auf dem Menüpunkt „Abwesenheit“ gehen und einen Blick in den Abwesenheitskalender werfen.

Nicht genehmigte Abwesenheiten werden hier in weiß und mit einem Glockensymbol markiert. Außerdem bekommst du oben rechts alle Abwesenheiten aufgelistet, die derzeit noch auf Genehmigung warten:

Um eine Abwesenheit entweder zu bearbeiten, abzulehnen oder zu bestätigen, klicke sie einfach direkt in der Kalenderübersicht an. Bevor du einen Abwesenheitsantrag jedoch endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden 'Entscheidungs-Seite', sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Abwesenheitsanträge in der App verwalten

Wenn du die Abwesenheitsanträge lieber auf deinem Smartphone einsehen und verwalten möchtest, kannst du dies in der Smartplan App über den Menüpunkt „Mitarbeiter“ tun.

Hier wird dir eure Mitarbeiterliste angezeigt, in der du die Person finden und auswählen kannst, von der du den Abwesenheitsantrag einsehen möchtest:

Im Profil der Person angekommen, findest du die Abwesenheitsanträge unter dem Reiter „Abwesenheit“ und dann unter „Abwesenheit, die genehmigt werden muss“:

Hier kannst du die Anfrage nun bearbeiten, bestätigen oder ablehnen. Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Im dem hervorgehobenen Feld ganz oben hast du die Möglichkeit, die Voreinstellungen für die Abwesenheit des Mitarbeitenden anzupassen. Wenn es jedoch Schichten gibt, die von dieser Standardeinstellung abweichen müssen, kannst du sie ganz einfach anpassen, indem du neben der entsprechenden Schicht auf „Bearbeiten“ klickst:

Wenn du dir dagegen einen Überblick über alle aktuellen Abwesenheitsanträge verschaffen möchten, findest du ganz oben in der Mitarbeiterliste eine Historie der Anfragen deines Personals. Tippe darauf, um alle aktuellen Abwesenheitsanfragen anzuzeigen und sie anschließend zu bestätigen oder abzulehnen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst - wie bereits zuvor beschrieben - automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Zu guter Letzt kannst du im Menüpunkt „Mitarbeiter“ über den Reiter „Abwesenheit“ auch auf den Abwesenheitskalender zugreifen und dort Abwesenheitsanträge einsehen. In der Kalenderübersicht werden nicht genehmigte Abwesenheiten mit einem Ausrufezeichen gekennzeichnet:

Durch einen Klick auf den entsprechenden Tag im Kalender gelangst du zu einer detaillierteren Listenansicht des Kalenders. Tippe auf „Bearbeiten“, um die Abwesenheit zu genehmigen:

Bevor du aber einen Abwesenheitsantrag endgültig genehmigen kannst, musst du zuerst noch eine Entscheidung darüber treffen, was mit den geplanten Schichten der Person im Abwesenheitszeitraum passieren soll und wie die Stunden gezählt werden sollen. Du gelangst automatisch zu der entsprechenden Seite, sobald du auf „Bestätigen“ klickst.

Bearbeiten und löschen von Abwesenheiten

Wenn du eine genehmigte Abwesenheit von jemandem bearbeiten oder löschen möchtest, kannst du dies entweder über das Benutzerprofil der Person oder den Abwesenheitskalender tun.

Um Abwesenheiten über ein Benutzerprofil in einem Browser oder der App zu bearbeiten, gehen zuerst auf den Menüpunkt „Mitarbeiter“. Suche nach der betreffenden Person in der Liste und klicke dann auf ihren Namen:

Gehen daraufhin im Profil auf die Registerkarte „Abwesenheit“ und gehe die Liste der „genehmigten Abwesenheiten“ dieses Mitarbeitenden durch. Hier kannst du nun die jeweiligen Abwesenheiten dieser Person bearbeiten oder löschen, wenn du dies wünscht:

Bevor du eine Abwesenheit endgültig löschen kannst, für dessen Zeitraum Schichten eingetragen sind, musst du vorab noch entscheiden, was mit diesen Schichten passieren soll:

Im Browser ist es auch möglich, Abwesenheiten direkt im Abwesenheitskalender zu verwalten. In der Browser-Version findet man den Kalender unter „Abwesenheit“ im Hauptmenü ganz oben.

Beginne zuerst damit, den konkreten Zeitraum zu suchen, in dem sich die genehmigte Abwesenheit befindet. Du kannst die jeweilige Monatsübersicht oben rechts im Kalender verändern.

Klicke dann einfach auf die farbige Markierung der Abwesenheit, die du verwalten möchtest:

Es erscheint nun folgendes Feld, in dem du entscheiden kannst ob du die ausgewählte Abwesenheit entweder bearbeiten oder löschen möchtest: