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Abwesenheiten verwalten in der App

Abwesenheiten erstellen

Um in der Smartplan App eine Abwesenheit für eine/-n Nutzer/-in zu erstellen, musst du zuerst ganz unten rechts auf den Menüpunkt "Mitarbeiter" klicken. Nun siehst du eine Liste über alle Angestellten, die bei Smartplan angelegt sind. Tippe nun einfach auf die Person, für die du die Abwesenheit erstellen möchtest:

Sobald du eine Person für die Abwesenheit ausgewählt hast, gelangst du zum Profil des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Klicke nun in der Auswahl oben auf den Reiter "Abwesenheiten":

Hier siehst du als Admin alle Abwesenheiten der Person, die noch auf eine Bestätigung warten und bereits genehmigt wurden. Um eine neue Abwesenheit zu erstellen, klicke auf "Abwesenheit hinzufügen":

Nun gelangst du zu folgendem Fenster für die Einrichtung der neuen Abwesenheit:

Hier kannst du einen Tag oder einen Zeitraum festlegen, an dem die Abwesenheit gelten soll. Du kannst auswählen, ob sich die Abwesenheit über einen oder mehrere Tage erstrecken soll oder ob sie nur für einige wenige Stunden an einem bestimmten Tag gilt (z.B. wenn die betroffene Person nur kurz zu einem Arzttermin muss).

Ist letzteres der Fall, dann wähle bitte bei Start- und Enddatum den gleichen Tag aus und entferne das Häkchen bei "Ganztagsevent". Schon erhältst du die Möglichkeit, einen Start- und Endzeitpunkt für die stundenweise Abwesenheit festzulegen:

Daraufhin kannst du festlegen, om welche Art der Abwesenheit es sich handelt. Die Abwesenheitsarten "Urlaub" und "Krankheit" sind dabei standardmäßig auf deinem Konto vorhanden. Sollte es sich hierbei aber um eine andere Art der Abwesenheit handeln, kannst du an dieser Stelle ebenfalls neue benutzerdefinierte Abwesenheitsarten hinzufügen. Wie genau das funktioniert, kannst du in dieser Anleitung nachlesen.

Zu guter Letzt kannst du noch eine Anmerkung zu deiner Abwesenheit hinzufügen. Diese Anmerkung ist nur für Administratoren und für die jewelige Person, für die die Abwesenheit erstellt wird, einsehbar.

Sind alle Informationen soweit ausgefüllt, kannst du nun auf "Konsequenzen aus Abwesenheiten anzeigen" klicken. Auf der nachfolgenden Seite kannst du Entscheidungen darüber treffen, wie mit eventuellen Schichten im Zeitraum der Abwesenheit verfahren werden soll.

Du hast folgende Möglichkeiten:

Zunächst solltest du hier eine generelle Einstellung für alle Schichten vornehmen. Wenn einzelne Schichten von dieser Standardeinstellung abweichen, kannst du diese Schichten immer noch separat anpassen. Klicke auf "Bearbeiten" neben der entsprechenden Schicht, und schon kannst du für diese Schicht einen andere Einstellung festlegen. In meinem Beispiel habe ich beispielsweise festgelegt, dass die Schicht am Donnerstag, den 27. Januar, als unbesetzt gekennzeichnet werden soll.

Sobald alles so eingestellt ist, wie es soll, kannst du die Abwesenheit durch einen Klick auf "Abwesenheit erstellen" abspeichern:

Du wirst nun wieder zum Profil und der Abwesenheitsübersicht des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin zurückgeführt:

Da du die Abwesenheit für die Person als ein Administrator erstellt hast, wird die Abwesenheit nun, wie oben zu sehen, direkt unter "Genehmigte Abwesenheit" aufgeführt. Eine Abwesenheit durch einen Administrator wird mit der Erstellung also auch automatisch genehmigt.

Wenn ein/-e Mitarbeiter/-in eine Abwesenheit erstellt

Sollte dagegen ein regulärer Nutzer oder eine Nutzerin eine Abwesenheit für sich selbst erstellt haben, so wird diese Abwesenheit aus der Rubrik "Abwesenheit, die genehmigt werden muss" hervorgehen. Hier kann sie bestätigt oder abgelehnt werden:

Bestätigt ein Admin oder ein/-e Kontoeigentümer/-in die angefragte Abwesenheit, wird sie in die Rubrik "Genehmigte Abwesenheit" verschoben:

Wird die Abwesenheit dagegen abgelehnt, verschwindet sie komplett aus der Liste und wird dadurch gelöscht.

Hier ist ein Artikel dazu, wie deine Angestellten ihre Abwesenheiten selbst erstellen können: Abwesenheiten beantragen

Abwesenheiten bearbeiten oder löschen

Es ist zu jeder Zeit möglich, eine genehmigte Abwesenheit erneut auszuwählen und zu bearbeiten, z.B. wenn man nachträglich eine Anmerkung hinzufügen möchte oder den Abwesenheitszeitraum anpassen möchte. Klicke dazu einfach auf "Abwesenheit bearbeiten", worauf du zur gleichen Seite wie bei der Erstellung der Abwesenheit weitergeleitet wirst:

Du kannst die Abwesenheit auch löschen, wenn sie nicht mehr relevant sein sollte. Dafür klickst du einfach auf den rot hervorgehobenen "Abwesenheit löschen"-Button. Sobald du das tust, wird die jeweilige Abwesenheit direkt und unwiderruflich aus der Abwesenheitsübersicht der Person entfernt.