Teil 1/3: Mehr Übersichtlichkeit für alle Beteiligten

Die Möglichkeit, Nutzer/-innen Standorten zuzuweisen und als Superuser mit speziellen Berechtigungen auszustatten, kann deine Arbeitsabläufe sehr viel übersichtlicher gestalten. In diesem Artikel erklären wir, warum das so ist und in welchen Bereichen du von unserem Update profitieren kannst.

Ein sehr großer Teil unserer Kund/-innen sind zu Smartplan gewechselt, weil ihre Planung einfach zu komplex wurde und ihnen über den Kopf gewachsen ist. Vielleicht hast auch du früher mit Excel-Tabellen gearbeitet, bei denen alle Beteiligten zunehmend schwierig hatten, sich zurechtzufinden.

Verglichen mit dem Status Quo war Smartplan da bestimmt eine gewaltige Verbesserung. In gewissen Situationen hat man aber auch bei Smartplan mit einer zunehmenden Unübersichtlichkeit zu kämpfen:

• Viele Mitarbeitende: Bei Konten mit vielen Nutzer/-innen kann das Scrollen überall da, wo man nach einer konkreten Person sucht, schnell zur Qual werden. Egal ob beim Besetzen einer Schicht, dem Erstellen einer Abwesenheit oder dem Verfassen einer Nachricht - man muss sich durch alle Nutzer/-innen des Kontos scrollen, auch wenn sie in dieser Situation womöglich nicht einmal relevant sind.
• Viele, unabhängige arbeitende Standorte: Ob im Abwesenheitskalender, in der Zeiterfassung oder im Nachrichtencenter - überall werden dir immer die Daten aller Standorte angezeigt. Sie können zwar oftmals manuell abgewählt werden, aber wäre es nicht schön, wenn du jeweils nur die Standorte siehst, die für dich auch relevant sind? Auch für die Angestellten kann das zum Problem werden, nämlich dann, wenn sie sich z.B. durch die Dienstpläne aller Standorte scrollen müssen, obwohl nur einer davon für sie relevant ist.

Siehst du dich selbst auch in einer solchen Situation? Dann kann sich die Aktivierung der Standorteinteilung und Superuser-Rolle für dich lohnen. Ich zeige dir einige Beispiele, die das verdeutlichen:

Die “Dienstpläne” Seite

Wenn du die Angestellten auf die Standorte verteilst, die für sie relevant sind, dann werden die verknüpften Standorte ihnen in Zukunft immer ganz oben angezeigt:

Das Symbol mit dem Haus zeigt an, dass man diesem Standort zugeordnet ist. Ist man darüber hinaus als Superuser eingeteilt, bekommt das Symbol eine lila Färbung.

Superuser können außerdem auch nur die Dienstpläne bearbeiten, in dessen Standort sie die ausdrückliche Berechtigung dazu haben.

Früher hatten sie als Admin Zugriff auf alles und mussten erst abwägen oder nachfragen, ob sie die Erlaubnis haben, gewisse Änderungen vorzunehmen. Wenn du sie aber zu Superusern machst, stellt sich diese Frage gar nicht mehr, denn durch die Einstellungen können die Superuser nur das verändern, wozu sie auch berechtigt sind.

Dienstplanung

Als Superuser oder Admin werden dir nach der Standorteinteilung nur noch relevante Personen im Dienstplan-Tool angezeigt.

Du möchtest Mitarbeiterregeln festlegen? Dann tust du das nur für die relevanten Personen dieses Standorts.

Du möchtest deinen Dienstplan für Wünsche öffnen? Dann haben auch nur die Mitglieder des Standorts die Möglichkeit, ihre Wünsche einzureichen.

In folgenden Beispiel siehst du die Mitarbeiterliste während einer Schichtbesetzung einmal vor und einmal nach der Standortverteilung:

Es wird hier also nicht nur übersichtlicher für dich, wenn du eine bestimmte Person suchst, der du die Schicht zuteilen möchtest. Es wird auch einfacher, auszuloten, welche Optionen du hier generell hättest. Im Vorherbild links werden dir nämliche sämtliche Personen mit der besagten Jobposition gezeigt, auch wenn sie vielleicht gar nicht in diesem Standort eingeteilt werden dürfen.

Standort-Filter

An verschiedenen Stellen im Konto bekommst du nun zusätzlich die Möglichkeit, nach gewissen Standorten zu filtern.

So zum Beispiel unter “Mitarbeiter”. Hier kannst du nicht nur nach Jobpositionen filtern, sondern neuerdings auch nach Standorten:

Ein weiteres Beispiel ist das Nachrichtencenter. Wenn du eine Gruppennachricht verfasst, hast du nun auch die Möglichkeit, die Personen eines gesamten Standortes zu wählen:

Wir planen, die Standortzuweisungen in Zukunft noch weiter in den einzelnen Benutzeroberflächen hervorzuheben und zusätzliche Filtermöglichkeiten zu schaffen.

Besserer Überblick über die Aktivitäten im Konto

Dadurch, dass du für Superuser ganz klar definieren kannst, an welchen Standorten sie Änderungen vornehmen dürfen und auch in welchen Bereichen (Dienstplanung, Schichttausch, etc.), kannst du viel leichter nachvollziehen, was in deinem Konto vor sich geht. Denn es wird so viel leichter sein, die Person zu identifizieren, die für eine gewisse Änderung verantwortlich ist.

Standortbasierte Benachrichtigungen

Die Zuweisung zu den Standorten sorgt ebenfalls dafür, dass Mitarbeitende und Superuser nicht weiter mit Benachrichtigungen überhäuft werden, die für sich gar nicht relevant sind. Denn wenn man zum Beispiel mehrere Nachrichten dazu erhält, dass eine neue Schicht zur Verfügung steht, obwohl man die Schichten dieses Standortes nicht mal übernehmen darf/kann, dann sorgt das nicht nur für Verwirrung, sondern auch dafür, dass man bei der Fülle an Benachrichtigungen schnell mal übersieht, wenn eine Benachrichtigung tatsächlich mal relevant für einen ist.

Selbst Admins kommt dies zu Gute, denn auch sie können ihre Benachrichtigungen relevanter gestalten, indem sie sich selbst nur den Standorten zuweisen, dessen Aktivitäten für sie von Bedeutung sind. Natürlich können sie dadurch aber weiterhin alles Standorte des Kontos uneingeschränkt einsehen.

Die genannten Beispiele mögen dir gerade alle noch ein wenig abstrakt erscheinen. Probiere es daher am besten einfach mal direkt in deinem Konto aus. Die neuen Funktionen werden dir dabei helfen, selbst bei einem komplexen Konto mit vielen Mitarbeitenden Ruhe und einen perfekten Überblick zu bewahren.

Du brauchst keine Angst zu haben, dass du damit irgendetwas an deinem Konto oder dessen Daten dauerhaft veränderst. Du kannst die Standortzuweisungen jederzeit wieder deaktivieren und alles wird sein wie zuvor.

Hier sind ein paar Artikel, die dich bei der Einrichtung unterstützen:

• Berechtigungen von “Superusern” in Smartplan

• So weist du deinem Personal feste Standorte zu

• Finde die passende Grundstruktur für dein Smartplan Konto

Wie immer darfst du uns bei Fragen und Verbesserungsvorschlägen natürlich auch jederzeit direkt kontaktieren über das Hilfe-Fenster oder durch eine Mail an support@meinsmartplan.de.